Gerenciar tarefas é uma coisa muito pessoal. Algumas pessoas implantam sistemas elaborados de gerenciamento de projetos para garantir que tudo seja feito. Outros apenas anotam as tarefas do dia no pedaço de papel mais próximo. A maioria de nós está em algum lugar no meio. Para os intermediários, existe o OmniFocus 1.0.1 do The Omni Group.
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O OmniFocus é baseado no popular sistema de produtividade Getting Things Done (GTD) de David Allen. O primeiro princípio desse sistema é que você deve ser capaz de adicionar - ou capturar, na linguagem GTD - novos itens de tarefas sempre e onde quer que ocorram a você. O OmniFocus atende a esse requisito, oferecendo a você todos os tipos de maneiras de criar novas tarefas.
Ao trabalhar no OmniFocus, você pode adicionar uma nova tarefa pressionando control-command-N ou selecionando uma tarefa existente e pressionando Return para iniciar uma nova. Se você não estiver no OmniFocus, poderá pressionar uma combinação de teclas de atalho (control-opção-barra de espaço, por padrão) para invocar a caixa de entrada rápida do OmniFocus. Você também pode criar novos itens de tarefas por e-mail: OmniFocus instalará uma regra de correio que transforma mensagens especialmente marcadas em tarefas. Por fim, você pode destacar o texto em outro aplicativo (Finder, Mail, seu navegador, seu leitor de RSS e mais) e, com outra combinação de teclas de atalho, transformar esse recorte de texto em um item de tarefa.
No entanto, você adiciona um novo item, ele é colocado na caixa de entrada do OmniFocus para em processamento (o próximo passo no sistema GTD). Isso significa categorizá-lo por contexto (a ferramenta que você precisa ou o lugar que você precisa para realizá-lo), atribuindo-o a um projeto maior (ou não) e definindo outros detalhes, como data de vencimento e repetição status.
OmniFocus é inteligente sobre o estágio de processamento. Por exemplo, é inteligente o suficiente para saber que, quando você insere “2d” em um campo de data de vencimento, quer dizer que vence daqui a dois dias; você também pode usar o inglês simples (“próxima sexta-feira”). Ele também permitirá que você anexe notas ou arquivos a itens de tarefas.
Com esse processamento inicial concluído, o OmniFocus permite que você passe para o terceiro estágio do processo GTD: revisar sua lista de tarefas para verificar o que foi feito e determinar o que vem a seguir.
O OmniFocus permite visualizar sua lista de tarefas de duas maneiras. No modo Planejamento, você pode ver todas as tarefas que compõem seus projetos maiores, mover as coisas, ver o que está faltando e preencher as lacunas. (Existe uma “lista de ação única” separada para tarefas que não se encaixam em um projeto específico.) No modo Contexto, você pode ver todas as suas tarefas por contexto, por isso é fácil ver de relance todas as coisas que você precisa fazer enquanto está ao telefone, navegando na Web ou correndo afazeres.
Nesses dois modos, você pode filtrar suas visualizações de várias maneiras. No modo Planejamento, você pode selecionar um projeto e clicar no botão Foco na barra de ferramentas para ver apenas as tarefas desse projeto. No modo Contexto, você pode usar menus suspensos de exibição para especificar como as tarefas são agrupadas, classificadas e filtradas. Você pode salvar essas exibições personalizadas (o OmniFocus as chama perspectivas) para uso futuro.
O OmniFocus codifica automaticamente as tarefas com cores de acordo com seu status GTD. Se uma ação for o próximo vencimento em um determinado projeto, ela será colorida por padrão; as ações subseqüentes são cinza. Você pode definir projetos OmniFocus como sequenciais (o que significa que as ações constituintes precisam ser concluídas em ordem) ou paralelos (o que significa que a ordem não importa).
Mostrando suas raízes delineadoras, o OmniFocus permite que você divida as tarefas em tarefas menores criança ações ou agrupar várias subtarefas em uma maior. Você pode usar a edição de arrastar e soltar para mover uma tarefa de um projeto ou contexto para outro. Você também pode facilitar a revisão de um projeto e ver o que precisa fazer a seguir, dando a ele um intervalo de revisão; O OmniFocus informará quais projetos precisam ser revisados e quando.
Interface
O OmniFocus é compatível com o teclado: existem combinações de teclas de atalho para a maioria dos comandos. Os arquivos de ajuda são muito bons - parecem ter sido escritos por um ser humano e com um bom senso de humor. O programa suporta AppleScript, faz backup automático de seu banco de dados uma vez por dia e pode sincronizar com o iCal (para que você possa enviar sua lista de tarefas para outros Macs via .Mac ou compartilhá-la com outros aplicativos que podem acessar o iCal dados).
Infelizmente, essa sincronização não é exatamente intuitiva. No geral, a interface pode ser confusa. Por exemplo, no modo Contexto, você pode classificar colunas usando o menu suspenso de classificação; no modo Planejamento, esse menu não funciona. Se você deseja definir alarmes para tarefas pendentes, precisará sincronizá-los com o iCal e definir seus alarmes lá.
Como você provavelmente espera nos produtos da versão 1.0, existem pequenos bugs aqui e ali: quando você atribui uma tarefa a um projeto, por exemplo, esse projeto nem sempre aparece imediatamente. A empresa está ciente desses problemas e planeja abordá-los nas próximas revisões.
Mais fundamentalmente, o OmniFocus não é um programa simples. Requer algum aprendizado e prática para realmente se tornar adepto de usá-lo. Certamente é possível obter uma lista rápida e simples das coisas que você precisa fazer hoje, mas essa não é a visualização padrão do programa. Se você deseja uma maneira rápida e discreta de acompanhar suas tarefas, o OmniFocus é demais.
Conselho de compra da Macworld
O OmniFocus 1.0.1 é um dos gerenciadores de tarefas mais legais e sofisticados do mercado. Se você é o tipo de pessoa que gasta tanto tempo gerenciando sua lista de tarefas quanto realmente concluindo as tarefas nela, será capaz de se divertir o quanto quiser. Se você deseja apenas uma ferramenta que forneça mais do que um simples gerenciador de tarefas baseado em texto, ela também fará isso. Quanto mais você comprar em todo o processo GTD, mais útil será o OmniFocus. Mas mesmo que você não tenha se juntado ao Culto de David Allen, ainda é uma maneira poderosa de ajudá-lo a fazer as coisas.
[Dan Miller é Macworld' editor executivo.]