Quando você está colaborando em documentos com outras pessoas, compartilhando uma pasta em um sistema de armazenamento baseado em nuvem como Dropbox é uma maneira conveniente de manter as cópias de todos esses documentos atualizadas automaticamente. Mas nada nesse sistema impede que duas pessoas abram e alterem um determinado documento ao mesmo tempo. Isso pode levar a conflitos de versão e confusão.
Você poderia evitar esse problema — e tornar mais fácil ver quem fez quais alterações e quando — com um sistema de controle de versão formal. Equipes de programadores trabalhando em um projeto geralmente usam ferramentas como Apache Subversão (SVN), Sistema de Versões Simultâneas ( CVS), ou git para gerenciar seus arquivos. Essas ferramentas garantem que apenas uma pessoa possa modificar um arquivo por vez, permitindo que todos saibam quem está trabalhando em um arquivo a qualquer momento, e manter um registro histórico das alterações para que qualquer versão anterior possa ser recuperada no futuro.
Mas, para muitos projetos, um sistema complexo de controle de versão e seus softwares e repositórios associados são um exagero. Há, no entanto, um compromisso: aqueles de nós que trabalham em E-books Take Control da TidBITS—autores e editores—desenvolveram ao longo do tempo um sistema manual simples, baseado no Dropbox, que imita o controle de versão, mas não requer nenhum software extra. Veja como funciona.
Nomes de arquivos e pastas
O primeiro elemento do nosso sistema é o uso de duas pastas simples: Dentro da pasta Dropbox de qualquer livro, criamos uma pasta chamada Checked Out e outra chamada Old.
Nosso sistema de controle de versão manual requer apenas duas pastas: Quando um arquivo está em Check-out, somente a pessoa que o moveu para lá pode trabalhar nele. A próxima pessoa faz uma cópia do arquivo e coloca a versão anterior em Old.
Armazenamos arquivos de manuscrito nessas pastas usando uma convenção de nomenclatura estrita: um manuscrito começa com um título como Livro-nome-1-jk (onde as duas últimas letras são as iniciais do autor). A próxima pessoa a trabalhar no manuscrito move o arquivo original para a pasta Antigo e, em seguida, arrasta-o de lá para a pasta Check-out para duplicá-lo; ele ou ela então renomeia a nova versão com um número incrementado e suas próprias iniciais: Livro-nome-2-df, por exemplo. Enquanto um arquivo estiver em Check-out, ninguém mais o tocará. Depois de fazer as alterações desejadas, o editor move o arquivo de Check-out e volta para Antigo. A próxima pessoa na cadeia de edição pode então repetir o processo.
Se você conhece o Dropbox, pode pensar que renomear arquivos dessa maneira é redundante. Afinal, o Dropbox mantém seu próprio histórico de versão de cada arquivo, completo com o nome do usuário que o salvou. Mas a restauração de cópias anteriores requer várias etapas no site do Dropbox, e isso substitui a versão atual do arquivo. Manter nossas próprias versões históricas torna mais fácil trabalhar com elas.
Alterações de percurso
Também dependemos fortemente dos recursos de rastreamento de alterações e comentários em nosso processador de texto preferido, Nisus Writer Pro ( Nisus Software, $79). (Maçã Páginas e Microsoft Word têm recursos de rastreamento semelhantes.)
Os comentários do Nisus Writer (à esquerda) e as alterações controladas (à direita) permitem que autores e editores vejam as alterações e consultas uns dos outros.
Em teoria, o autor e cada editor poderiam apenas fazer suas alterações em um único documento (em vez de duplicá-lo e renomeá-lo a cada etapa); o rastreamento de alterações nos diria quem mudou o quê e quando. O problema é que reter milhares de alterações em um documento ao longo de dezenas de passagens de redação e edição dificulta a leitura - as alterações rastreadas e os comentários rapidamente sobrecarregam o texto real. Também é complicado administrar os casos em que uma pessoa quer rejeitar uma determinada mudança, mas ainda permite que outras pessoas vejam o que foi proposto.
Então, em vez disso, nossa rotina é que cada pessoa que trabalha em um documento revise as alterações feitas pela pessoa anterior, aceitá-los ou rejeitá-los (para que não sejam mais rastreados) e, em seguida, fazer alterações adicionais com o rastreamento ainda ativado sobre. Dessa forma, exceto nos casos em que uma alteração proposta ainda está em discussão, qualquer versão do documento destaca apenas as alterações feitas no passo de redação ou edição mais recente.
Com esses dois processos em vigor, todos os nossos autores e editores podem colaborar com o mínimo de atrito, garantir que suas alterações nunca colidam e determinar facilmente quando uma determinada alteração foi feita. E podemos fazer tudo sem nenhum software especial, exceto o cliente Dropbox e o processador de texto que todos usamos de qualquer maneira.