Como configurar um escritório em casa

A pandemia COVID-19 fechou escritórios em todo o país, o que significa que a maioria das pessoas empregadas em empregos não essenciais estão trabalhando em casa. Mas você não pode simplesmente se jogar no sofá e começar a cortar sua lista de afazeres.

Um espaço de trabalho dedicado pode ajudar a colocá-lo na mentalidade para o trabalho, mantendo-o focado, produtivo e em um estado de espírito positivo. Também ajuda a evitar problemas físicos como dores no pescoço, ombros e costas. Embora leve tempo, vale a pena o esforço.

Configurar um espaço dedicado para trabalhar em sua casa é importante

Várias medidas de bloqueio e distanciamento social estão em vigor há algum tempo, então você já pode ter um espaço de trabalho configurado. Se for esse o caso, use este guia para revisar seu escritório em casa. Se isso for novo, é hora de começar do zero.

Seu empregador deve fornecer a você o equipamento necessário para fazer seu trabalho. Caso contrário, as compras ou aluguéis essenciais de baixo custo podem ser cobertos por reembolsos ou reduções de impostos. Se precisar pegar alguma coisa, fale com seu chefe e guarde seus recibos, mas não abuse da sorte. É improvável que seu empregador o reembolsará por um novo Tesla com base em "uma compra essencial de COVID-19".

Nesta página:

• Primeiros passos - escolha o seu lugar
• Organizando seu equipamento
• Configurando seu computador
• Como gerenciar os cabos do seu computador
• Chamadas telefônicas e videoconferências
• Melhorando a velocidade da Internet em casa
• Protegendo sua privacidade (e dados)
• Imprimindo em casa
• Equipamentos não essenciais e atualizações
• Manter seu espaço de trabalho limpo
• Separando trabalho e casa

Primeiros passos - escolha o seu lugar

A melhor opção é dedicar um cômodo da sua casa ao trabalho, longe das áreas comuns. Dessa forma, você pode:

• Feche a porta para reduzir as distrações.
• Associe mentalmente esse espaço ao seu trabalho, pois isso torna muito mais fácil realizar o trabalho.

Um quarto não é o ideal. É um lugar de descanso e se você transformá-lo em um escritório, seu cérebro pode associá-lo a um trabalho que pode afetar seus padrões de sono. Se precisar usar o quarto, evite se jogar na cama durante o horário comercial.

Pessoas em casas pequenas / compartilhadas devem dedicar uma parte compartilhada da casa ao trabalho, como um escritório aberto, em uma área com tráfego limitado de pedestres. Não deixe que os filhos, a família ou os colegas de casa assumam o controle. É um espaço de trabalho durante o horário de expediente alocado e precisa permanecer assim.

Finalmente, trabalhe em um ambiente bem iluminado para reduzir o cansaço visual. Tente encontrar um ponto com brilho limitado na tela, longe de grandes janelas que recebem muita luz solar direta.

Organizando seu equipamento

Coloque seu equipamento em uma superfície sólida com amplo espaço, a uma altura que permita que seus pulsos fiquem apoiados e os cotovelos apoiados em seu corpo. Sua cadeira deve fornecer amplo suporte para as costas e estimular uma boa postura.

Sente-se ereto e mantenha os pés apoiados no chão ou em um apoio para os pés. Não use uma cadeira que o force a se curvar sobre o teclado, como uma banqueta, e não trabalhe na cama, no sofá ou no chão. Você corre o risco de danificar seu pescoço, ombros e assim por diante.

Pode ser difícil encontrar mesas e cadeiras adequadas, pois muitos varejistas podem estar esgotados com tantas pessoas trabalhando em casa. Nesse caso, você pode:

• Solicite um empréstimo de equipamento de seu escritório.
• Peça emprestado equipamento sobressalente da família / amigos.
• Contate locadoras de móveis / locadoras de escritórios. Nesse caso, fale com o departamento financeiro do seu local de trabalho sobre o reembolso do custo do aluguel. Não presuma apenas que está coberto.

Mantenha itens usados ​​regularmente, como telefone, documentos e caneca de café ao seu alcance. Dessa forma, você não ficará se espreguiçando na mesa o dia todo.

Configurando seu computador

Provavelmente, você está trabalhando em um laptop. Embora portáteis, são pequenos, apertados e não adequados para um dia inteiro de trabalho. Se possível, você deve configurar um monitor de computador e separar teclado e mouse, para não ficar debruçado sobre uma pequena tela e teclado o dia todo.

• Coloque o monitor em uma superfície nivelada em sua linha direta de visão, a cerca de um braço de distância.
• Seus olhos devem estar no nível da parte superior do monitor, para que você possa olhar para baixo sem inclinar a cabeça ou virar o pescoço. Se você trabalha para uma empresa com uma equipe de TI, peça conselhos sobre como ajustar o brilho do monitor.
• Se não, vá para o YouTube, onde você pode encontrar muitos tutoriais. Você terá cansaço visual, o que pode causar dores de cabeça se estiver muito claro ou escuro.

Se você não tiver acesso a um monitor, eleve seu laptop ao nível dos olhos em uma superfície segura e equilibrada, como livros grandes. Conecte um teclado e um mouse e coloque-os na mesa.

Além disso, lembre-se de limpar o espaço ao redor do computador no final da semana. Os respiradouros adoram sugar a poeira e bloquear o fluxo de ar. Isso fará com que o computador esquente, o que pode danificar componentes, reduzir o desempenho e até mesmo quebrá-lo.

Como gerenciar os cabos do seu computador

Esta é uma questão de segurança importante, especialmente se você estiver configurando um escritório doméstico em um espaço compartilhado. Cabos enrolados são um perigo de tropeçar, enquanto cabos pendentes são um ímã para crianças e animais de estimação curiosos. A má gestão dos cabos pode causar ferimentos e fazer voar o seu equipamento caro pela sala.

Posicione sua estação de trabalho perto de um ponto de energia e tente conectar seus dispositivos a uma placa de energia em sua mesa, para que você possa limitar o número de cabos no chão. Se você precisar tirar um ou mais de sua mesa, coloque-os no chão, contra uma parede ou através de tubos de papelão / tubulação sobressalente (desde que estejam limpos e não tenham bordas afiadas). Isso deve reduzir o risco de tropeçar, pois os cabos têm muito menos probabilidade de formar laços ou subir.

Chamadas telefônicas e videoconferências

Só porque você está trancado não significa que seu escritório não pode ver seu rosto. As videochamadas estão substituindo as reuniões durante esse período, portanto, lembre-se destas dicas:

• Assim que a videochamada começar, você estará basicamente de volta ao trabalho, portanto, mantenha os mesmos padrões.
• Não use nada que você não usaria para trabalhar.
• Vista uma camisa. Também calças.
• Arrume a área ao seu redor e atrás de você. Você não quer que seus colegas de trabalho dêem uma espiada em sua vida privada, quer?

Dito isso, você pode desligar a câmera se preferir manter o bate-papo por voz.

Se você tem um animal de estimação, por que não trazê-lo para a videochamada? Seus colegas vão adorar você e é o tipo de conteúdo saudável que pode aliviar o estresse nestes tempos difíceis.

Ligações constantes

Seu escritório deve fornecer um fone de ouvido se seu trabalho o mantém ao telefone o dia todo. Segurá-lo junto ao braço ou embalá-lo no ombro colocará seus músculos em um mundo de dor. Se um fone de ouvido não estiver disponível:

• Verifique seus fones de ouvido. Muitos modelos com fio e sem fio Bluetooth têm microfones embutidos para receber chamadas.
• A maioria dos smartphones vem com um par de fones de ouvido. Eles provavelmente estão chutando pela sua casa se você possui um dispositivo Android ou iOS.
• Você pode comprar um par de baixo custo que fará o trabalho por menos de $ 100.

Como alternativa, você pode liberar temporariamente um fone de ouvido de qualquer jogador da sua casa. Lembre-se de esterilizar o microfone.

Melhorando a velocidade da Internet em casa

A velocidade da Internet doméstica raramente corresponde aos planos do escritório, a menos que você esteja usando uma conexão NBN de alto nível. Mas existem maneiras de negar uma conexão de Internet lenta ou irregular. Tente trabalhar offline tanto quanto possível, usando um desktop em vez de software baseado em nuvem. Você pode encontrar muitos softwares legais e gratuitos para usar off-line, como Escritório aberto (embora você precise ficar online em algum momento para baixá-los).

Falando em nuvem, não confie nela como faria no trabalho. Você pode perder horas de trabalho se estiver trabalhando em um servidor. Sugerimos trabalhar offline em seu desktop antes de mover seu conteúdo para a nuvem / rede do escritório.

Desobstruindo largura de banda

Você pode melhorar as velocidades limitando o número de dispositivos simultâneos usando sua rede. Tente desconectar todos os dispositivos não essenciais e peça aos colegas de casa / familiares para limitar o entretenimento online durante o horário comercial.

Infelizmente, não há muito que você possa fazer se o seu provedor de serviços de Internet (ISP) estiver sentindo o aperto porque todo mundo está trabalhando em casa atualmente. Tráfego pesado significa velocidades mais lentas que estão fora de seu controle, mas você pode contorná-las fora do horário de pico de uso:

• O café da manhã e as 18h às 21h são horários de pico típicos, já que muitas casas estão acessando entretenimento online, como o Netflix.
• É provável que muitas pessoas transmitam vídeos durante o intervalo para o almoço enquanto trabalham em casa, então o meio-dia às 14h provavelmente também será o horário de pico.

Se a velocidade da sua rede não estiver à altura, tente programar um trabalho em torno desses horários de pico.

• Solicite videochamadas antes do meio-dia ou após as 14h.
• Faça upload de conteúdo próximo a essas horas, especialmente se você estiver lidando com muitos dados.

Deixe seu computador carregar grandes quantidades de dados (por exemplo, mídia digital) durante a noite.

Além disso, se você quiser manter as crianças entretidas com filmes ou programas de TV durante o dia, veja se o seu serviço de streaming preferido tem uma opção de visualização offline. Isso permite que você baixe legalmente o conteúdo para visualização dentro de um período de tempo especificado (geralmente 48 horas) e não requer o streaming de dados, apenas o download. Tente obter conteúdo na noite anterior, fora dos horários de pico e do horário comercial normal.

Protegendo sua privacidade (e dados)

Você pode estar conectado à Internet doméstica, mas as regras e filtros padrão do local de trabalho se aplicam. Não acesse um site suspeito ou clique em links desconhecidos, pois a proteção da sua rede doméstica pode não ser tão rigorosa quanto o seu departamento de TI.

Em termos de segurança de dados, o servidor da empresa é o seu principal porto de escala ao trabalhar em casa. Dito isso, não faz mal ter algumas outras opções à mão.

• Não siga links duvidosos ou visite sites questionáveis.
• Compre uma assinatura VPN temporária para proteger sua pegada digital.

Backup de seus dados

Provavelmente, sua empresa já possui um sistema de armazenamento de backup em funcionamento. Este é o seu principal porto de escala ao trabalhar em casa. Dito isso, não faz mal ter algumas outras opções à mão.

• Mova seus documentos para armazenamento em nuvem seguro Pelo menos uma vez ao dia.
• Discos rígidos externos também são bons e custam consideravelmente menos.

Distribuir seus dados por três locais durante qualquer bloqueio quase garante que nada será perdido caso ocorra outro desastre ou roubo.

Imprimindo em casa

As empresas devem acomodar o fluxo de trabalho sem papel com funcionários trabalhando em casa. Mas agora é um momento tão bom quanto qualquer outro para comprar uma nova impressora se você realmente precisar fazer cópias físicas.

Tente pegar um impressora multifuncional. Dessa forma, você também terá um scanner à mão, para garantir. Caso contrário, segure todos os seus documentos e faça uma viagem essencial para imprimi-los em algum lugar como a Officeworks. Este é o último recurso que só deve ser usado se for absolutamente necessário.

Equipamentos não essenciais e atualizações

Você não precisa gastar milhares de dólares para melhorar seu escritório em casa. Mas vale a pena você olhar para:

• Fones de ouvido com cancelamento de ruído, para silenciar o som da juventude se as escolas fecharem.
• Uma nova alto-falante Bluetooth, se você preferir explodir suas músicas (tudo bem, agora que você está fora do escritório).
• Lâmpadas inteligentes para a sua lâmpada de mesa / luzes de teto. Eles são divertidos, sofisticados e você pode ajustar o brilho para níveis ideais para reduzir o cansaço visual.
• UMA malha de rede pode ajudar a impulsionar e espalhar sua rede sem fio pela casa, como um sistema de retransmissão Wi-Fi.

Agora que seu novo e chique escritório em casa está pronto para funcionar, você não pode deixá-lo afetar o estado de sua mesa no trabalho. Mantê-lo limpo e organizado é benéfico por uma série de razões:

• Você ajudará a impedir a disseminação do COVID-19 e de vírus semelhantes.
• Um espaço de trabalho sem bagunça pode melhorar a produtividade.
• A poeira pode afetar a saúde respiratória, não apenas a sua, mas também a do seu equipamento.
• Migalhas e respingos atrairão insetos. Limpe qualquer derramamento para impedir uma infestação.
• Limpe o espaço ao redor do seu computador. Os respiradouros adoram sugar a poeira e bloquear o fluxo de ar. Isso fará com que o computador esquente, o que pode danificar componentes, reduzir o desempenho e, potencialmente, quebrá-lo.

Separando trabalho e casa

É importante separar sua vida profissional e doméstica como faria se ainda estivesse no escritório. Comprometa-se com um cronograma, trabalhe em seu horário normal e faça uma pausa para o almoço. Trabalhar em casa não significa trabalhar 24 horas por dia. Qualquer coisa fora do seu horário normal pode esperar, seus fins de semana ainda são seus e não verifique seus e-mails depois das cinco horas.

Mantenha sua estação de trabalho e espaços de refrigeração separados. Não comece a assistir Netflix em seu escritório doméstico, ou você achará difícil se comprometer a trabalhar. Da mesma forma, não trabalhe no sofá - é onde você vai para relaxar. Essa mentalidade tornará a transição temporária muito mais fácil, e você estará de volta à favela em um engarrafamento ou transporte público às 6h antes que perceba.

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