Niezależnie od tego, czy chcesz, aby korespondencja firmowa miała określony wygląd, czy też chcesz, aby Twoja praca dyplomowa była zgodna ze stylem MLA, możesz z łatwością spędzić godziny na formatowaniu dokumentów Microsoft Word. Ale jest szybszy sposób: kliknij wewnątrz akapitu i zastosuj styl. Używanie stylów jest bardziej wydajne niż ręczne ustawianie atrybutów. Style zapewniają również spójne formatowanie i ułatwiają wprowadzanie zmian w całym dokumencie.
Elementy stylu
Wszystko, co wpisujesz w programie Word, ma dołączony styl — zwykle domyślny styl Normalny (12-punktowy Times New Roman z pojedynczym odstępem między wierszami i wyrównaniem do lewej). Style postaci wpływać na poszczególne znaki, słowa lub zdania; mogą zawierać typ i kolor czcionki, a także modyfikacje, takie jak pogrubienie i kursywa. Możesz użyć stylu znaków, aby upewnić się, że logo Twojej firmy jest zawsze czerwone i ma zastrzeżoną czcionkę. Style akapitowe obejmują formatowanie znaków, ale także wpływają na odstępy między wierszami, tabulatory, wyrównanie, numerację list i wcięcia. Możesz użyć stylu akapitu, aby upewnić się, że cytaty blokowe w pracy semestralnej są wyświetlane z podwójnymi odstępami i mają calowe wcięcie.
Podstawy Program Word zawiera gotowe style dla wszystkiego, od nagłówków po hiperłącza. Znajdują się one w twoim normalnym szablonie, na którym Word opiera wszystkie nowe dokumenty, chyba że określisz inaczej. Jeśli korzystasz z 239 USD firmy Microsoft Słowo 2004 ( ), szablon Normalny można znaleźć w swój folder użytkownika /Dokumenty/Dane użytkownika Microsoft.
Sprawdź te style w palecie formatowania (Widok: Paleta formatowania), klikając trójkąt obok pozycji Style, a następnie wybierając Wszystkie style z wyskakującego menu Lista (patrz górny zrzut ekranu). Gdy skończysz, pamiętaj o przywróceniu dostępnych stylów, w przeciwnym razie menu może wymknąć się spod kontroli. Aby jeszcze lepiej przyjrzeć się stylom, wybierz Format: Styl. Gdy pojawi się okno dialogowe Styl, wybierz opcję Wszystkie style z menu Lista.
Zastosuj styl Styl można zastosować za pomocą paska narzędzi Formatowanie (Widok: Paski narzędzi: Formatowanie) lub Palety formatowania. Aby użyć paska narzędzi, zaznacz tekst, a następnie wybierz styl z wyskakującego menu Styl. Aby zaoszczędzić czas, naciśnij klawisze Command-shift-S, aby podświetlić menu Styl. Użyj klawiszy strzałek w górę i w dół, aby przewinąć dostępne style i naciśnij przycisk powrotu, aby wybrać jeden. Paleta formatowania zawiera więcej informacji, ale zajmuje więcej miejsca na ekranie. Aby zastosować styl za jego pomocą, zaznacz swój tekst i kliknij styl na liście Style.
Użyj klawiatury Możesz także zastosować niektóre z najczęściej używanych stylów programu Word za pomocą skrótów klawiaturowych. Aby zastosować styl Normalny, zaznacz tekst i naciśnij klawisze Command-shift-N. Aby zastosować jeden z pierwszych trzech stylów nagłówków, zaznacz tekst i naciśnij klawisze Command-opcja-1, -2 lub -3. Aby zastosować styl List Bullet, zaznacz tekst i naciśnij Command-shift-L.
Stwórz swój własny
Aby stworzyć własny styl, najpierw sformatuj akapit tak, jak chcesz. Wybierz Format: Czcionka, aby wyświetlić okno dialogowe Czcionka i ustawić opcje czcionki, rozmiaru, koloru itd. Następnie wybierz Format: Akapit i wybierz wyrównanie, wcięcie i odstępy. (Możesz także użyć palety formatowania). Kiedy wszystko jest w porządku, kliknij w dowolnym miejscu akapitu a następnie kliknij przycisk Nowy styl w Palecie formatowania (lub wybierz Format: Styl, a następnie kliknij Nowy).
Okno dialogowe Nowy styl, które się pojawi, będzie zawierało wszystkie ustawienia (patrz dolny zrzut ekranu). Jeśli chcesz jeszcze bardziej udoskonalić styl, kliknij menu podręczne Format, wybierz opcję, taką jak Czcionka lub Tabulatory, i dostosuj ustawienia. Nadaj stylowi nazwę — na przykład Tekst podstawowy lub Nagłówek główny. W przypadku stylów, których często używasz, zacznij nazwy od liczby — na przykład 1Body lub 2Header — aby były wyświetlane na górze listy. Rozważ także całkowite pominięcie menu; kliknij Formatuj i wybierz Klawisz skrótu, aby przypisać stylowi skrót klawiaturowy.
Dopasowany zestaw Jeśli tworzysz zestaw powiązanych stylów — jeden dla tekstu podstawowego, inny dla nagłówków, jeszcze inny dla cytatów — możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu, opierając nowe style na już istniejącym. Przyspiesza to tworzenie stylów i gwarantuje, że pozostaną one spójne — jeśli zmienisz oryginalny styl, style oparte na nim zostaną zaktualizowane. (Może to być np zły też, jeśli zapomnisz, że oparłeś wszystkie swoje style na Normal i zmienisz czcionkę z Times New Roman na Chalkboard.)
Wybierz Format: Styl, kliknij Nowy, wybierz styl bazowy z wyskakującego menu Styl oparty na, a następnie zmodyfikuj ustawienia według potrzeb. Domyślnie program Word przechowuje utworzone w ten sposób style w bieżącym dokumencie, a po zamknięciu tego dokumentu nie będzie można uzyskać do nich dostępu. Jeśli planujesz często używać tego stylu, zamiast tego zapisz go w szablonie Normal, wybierając opcję Dodaj do szablonu na dole okna dialogowego Nowy styl. W ten sposób będziesz mógł używać stylu w każdym nowym dokumencie.
Szybkie zmiany Od czasu do czasu zechcesz zmodyfikować styl — powiedzmy, gdy zmęczy Cię używanie określonej czcionki lub gdy szef każe ci urozmaicić nagłówki. Kliknij w dowolnym miejscu stylizowanego akapitu, a następnie wybierz Format: Styl i kliknij Modyfikuj. W wyświetlonym oknie Modyfikuj styl wprowadź zmiany, a następnie kliknij przycisk OK, aby je zapisać. Jest to również szybki sposób wprowadzania zmian formatowania w całym dokumencie. Zmodyfikuj odpowiedni styl, a zmiany przejdą kaskadowo przez cały dokument, pozostawiając nietknięty tekst sformatowany w innych stylach.
Pamiętaj, że czasami modyfikowanie gotowych stylów programu Word nie jest dobrym pomysłem, ponieważ zdezorientujesz ludzi, którzy oczekują, że te style będą wyglądać tak, jak zwykle podczas edytowania dokumentów. Przed wprowadzeniem zmian skonsultuj się z szefem lub grupą roboczą, aby upewnić się, że nie wpłynie to na innych użytkowników.
Dziel się i dziel podobnie
Załóżmy, że piszesz sprawozdanie z tegorocznego budżetu. Chcesz, aby wyglądał jak zeszłoroczny, ale chcesz też zacząć od świeżego, pustego pliku. Nie ma problemu — program Word umożliwia kopiowanie stylów do iz szablonu Normal oraz innych dokumentów. Jest to dobry sposób na kopiowanie stylów z innych dokumentów lub udostępnianie niestandardowych stylów współpracownikom.
Wybierz Format: Styl, a następnie kliknij Organizator. Kliknij kartę Style, jeśli nie jest jeszcze wybrana. Zobaczysz dwie listy: ta po lewej dotyczy bieżącego dokumentu (w nagłówku pojawi się napis In Nazwa dokumentu ), ten po prawej jest przeznaczony dla szablonu Normal. Wybierz dowolny styl z listy bieżącego dokumentu, a następnie kliknij przycisk Kopiuj, aby skopiować go do szablonu Normal. Styl będzie teraz wyświetlany na pasku narzędzi formatowania lub palecie za każdym razem, gdy otworzysz program Word. Wybierz styl z listy szablonów Normalny i skopiuj go w innym kierunku, aby dodać jeden ze swoich stylów do innego dokumentu.
Trzy problemy ze stylem rozwiązane
1. Utworzyłem kilka stylów, ale nie pojawiają się one w moich nowych dokumentach. Jak sprawić, by pojawiały się we wszystkich moich dokumentach? Tworzony styl jest zapisywany tylko w bieżącym dokumencie. Aby użyć go ponownie w jakimkolwiek nowym dokumencie, musisz zapisać go w szablonie Normal (program Word domyślnie opiera na nim nowe dokumenty). Po utworzeniu stylu upewnij się, że wybrałeś opcję Dodaj do szablonu na dole okna dialogowego Nowy styl. Po zamknięciu dokumentu może zostać wyświetlone okno dialogowe z pytaniem, czy chcesz zapisać zmiany w szablonie Normal. Kliknij Zapisz lub stracisz styl.
2. Mój styl akapitowy nagle zaczął używać innej czcionki. Co się stało? Nie musisz przechodzić do okna Modyfikuj styl (wybierając Format: Styl i klikając Modyfikuj), aby zmienić styl. Program Word umożliwia również robienie tego w locie. Niestety łatwo to zrobić nieświadomie. Na przykład, jeśli utworzysz styl nagłówka przy użyciu 18-punktowej pogrubionej czcionki Arial i zmienisz ją w dokumencie na 24-punktową kursywę Skia, program Word zaktualizuje atrybuty zaznaczonego tekstu jak również styl nagłówka, jeśli wybrałeś opcję Automatycznie aktualizuj w oknie dialogowym Nowy styl lub Modyfikuj styl. Automatyczne aktualizowanie może być bardzo wygodne, ale jeśli nie chcesz zmieniać swoich stylów w ten sposób, upewnij się, że nie wybrałeś tej opcji.
3. Wyskakujące menu Styl paska narzędzi Formatowanie wydaje się zawierać milion stylów. Czy mogę ograniczyć się do tych, których używam? Jeśli to menu wymknęło się spod kontroli, prawdopodobnie kliknąłeś menu Lista w palecie formatowania, wybrałeś Wszystkie style, aby zobaczyć wszystkie gotowe style Worda, a następnie zapomniałeś ustawić opcję z powrotem na Dostępne Style. Usuń nadmiar stylów, otwierając Paletę formatowania (Widok: Paleta formatowania), klikając trójkąt obok opcji Style i wybierając Dostępne style z wyskakującego menu Lista.
[ Kirk McElhearn jest autorem wielu książek, m.in Jak zrobić wszystko w systemie Mac OS X Tiger (McGraw-Hill Osborne, 2005). ]
Program Word zawiera wiele przydatnych gotowych stylów.Nie trać czasu na ręczne formatowanie i ponowne formatowanie tekstu. Utwórz styl ze wszystkimi ustawieniami i zastosuj je jednym kliknięciem. Aby styl był dostępny za każdym razem, gdy tworzysz nowy dokument, wybierz opcję Dodaj do szablonu.