Hvis du bruker Mail, er du sannsynligvis godt klar over funksjonen for automatisk fullføring i mottakerfeltene – begynn å skrive noens navn, og Mail vil fullføre det for deg, basert på informasjon i både adresseboken din og nylig e-poster.
Mesteparten av tiden er denne funksjonen flott. For meg kan det imidlertid være plagsomt: Jeg har en god venn som heter Jason, som tilfeldigvis også er fornavnet til noen på Macworld. Så hvis jeg ikke er forsiktig, kan e-poster beregnet på vennen min Jason ende opp med å gå til kollegaen min Jason i stedet – og like flink som han er, han trenger sannsynligvis ikke å se "Hei, vil du spille 9-ball i kveld?" e-post, spesielt siden han og jeg bor omtrent 600 miles fra hverandre!
Så hvordan unngår du dette problemet? Svaret ligger i adressebokens gruppefunksjon. Du skjønner, Mail vil ikke bare fullføres automatisk basert på navn; det kan også gjøre det for grupper i adresseboken. Dette er et godt generelt tips, og et du kanskje allerede har kjent – lag en gruppe med golfkompisene dine, for eksempel, navngi det
golfere, og du kan sende en e-post til dem alle i Mail ved ganske enkelt å adressere den til golfere.Men det er ingen regel som sier at en gruppe må ha mer enn én person i seg, og du kan bruke dette faktum til å løse samme navn-problemet i Mail.
I mitt tilfelle opprettet jeg to nye grupper i Adressebok (Fil -> Ny gruppe, eller klikk på plusstegnet i nedre venstre hjørne). Jeg navnga en da sjefen (fordi, vel, det er han) og den andre wrx (som er merket til bilen min venn Jason eier). Som du kanskje har gjettet nå, dro jeg Jason Snells kontaktpost inn da sjefen gruppe, og min venn Jasons kort inn i wrx gruppe.
Nå i Mail, når jeg vil sende en melding til Jason kl Macworld, jeg går rett og slett inn da b i Til-feltet – så snart jeg skriver «b», fullfører Mail automatisk gruppenavnet. Når jeg trykker på retur, ser jeg e-postadressene til alle medlemmene i gruppen. I dette tilfellet betyr det selvfølgelig at jeg ser Jason Snells e-postadresse. Når jeg vil sende en e-post til vennen min Jason, skriver jeg bare wrx og trykk på Retur.
Du tror kanskje det tar litt tid å "avlære" å skrive Jason, men egentlig gjorde jeg justeringen ganske raskt. Bare velg gruppenavn som er korte, unike og enkle å huske. Jeg synes det er lettest å huske gruppenavnet hvis jeg relaterer det til individet på en eller annen måte, som vist i dette (virkelige) eksempelet.
Ikke et stort hint, men det kan definitivt forhindre noen potensielt pinlige e-postutvekslinger!