Dette er historien om en e-postnarkoman som bestemte at en umoderne e-postprotokoll var verdt å gå tilbake til.
Forrige uke byttet jeg e-post fra POP-e-post til IMAP. Hvis du ikke er kjent med disse akronymene, her er kjernen: POP-post (Post Office Protocol) laster ned e-posten din til harddisken din, mens IMAP (Internet Message Access Protocol) holder alt – selv den sendte e-posten – på en server. Kort sagt, IMAP gir deg e-postportabilitet uten å måtte bruke et nettbasert e-postgrensesnitt. Og teoretisk sett kan enhver e-postadresse støtte POP eller IMAP – administratoren eller Internett-leverandøren (ISP) må bare støtte IMAP.
Sist gang jeg brukte IMAP, var det 1998 og jeg var i ferd med å fullføre college. Vi brukte alle et Unix-program kalt pine, via en Unix-emulator kalt Telnet, for å få tilgang til e-posten vår. Jeg famlet rundt med dette foreldede grensesnittet, og jeg var begeistret for å oppdage den Mac-baserte klienten Eudora, som jeg begynte å bruke da jeg gikk ut inn i den «virkelige verden». For meg, naiv ung ting jeg var, likestilte jeg IMAP med den foreldede furu via Telnet, og POP med Eudora og brukervennlighet.
Og nå, med Internett-tjenesteleverandører som vanligvis bare tilbyr POP-e-post, ser det ut til at mange av oss (unntatt akademiske institusjoner) har glemt gode gamle IMAP.
Tilbake til nåtiden. Her er hva som startet denne nylige krisen: Jeg har tre datamaskiner jeg trenger for å få tilgang til e-post regelmessig (en Windows-maskin og to Mac-er), så POP-e-posten min var helt rotet til nå. Jeg fant ikke e-postmeldingene jeg lette etter, det er en smertefull jobb å jobbe hjemmefra, og jeg kastet bort gigabyte plass på harddisken ved å laste ned e-post jeg ikke trengte på flere maskiner. Jeg gadd ikke engang å arkivere e-posten min. For ikke å nevne at Microsoft Entourage-databasen min var en stor gigant, forårsaket krasj og hengende ganske ofte.
Og jeg er en av de rare menneskene som alltid prøver å nå organiserende nirvana. Min siste åpenbaring om å organisere-mine-ting, brakt til meg av Merlin Mann i hans Macworld artikkel «The inbox makeover», var at det er en mye bedre måte å organisere e-posten min på. (Jeg har siden blitt en besatt leser av Merlin 43 Mapper nettsted.)
I utgangspunktet innebærer denne tilnærmingen å tømme innboksen din i omtrent seks mapper som du deretter behandler separat og ofte. Jeg prøvde det i en uke, og bestemte meg deretter for at det fungerte mye bedre enn "akkumuler og søk" e-postmetoden. Selvfølgelig, hvis jeg bruker POP-post, vil ikke mappene mine være tilgjengelige på alle tre datamaskinene mine.
IMAP lar meg beholde all e-posten min på bedriftens e-postserver, sammen med eventuelle egendefinerte mapper og mine sendte elementer. Jeg kan nå finne veien gjennom hvilken som helst e-posttråd, uansett hvilken maskin jeg bruker. Ulempen med denne situasjonen, og en som kan gjøre mange nervøse, er at alt lagres på en server med mindre du flytter elementer til datamaskinen din. Og det er lagringsplass. Din e-postserveradministrator eller Internett-leverandør må angi lagringsgrensen og bestemme hvor streng han/hun vil være med å få deg til å holde seg til den.
Dette problemet med lagringsgrense ville gjøre det nesten umulig å bruke metoden "Jeg har alt i innboksen min og søker etter det når jeg trenger det" for e-postorganisering. Men IMAP er perfekt for min nye seks-foldige tilnærming. Dette paradigmet betyr at jeg sletter mer e-post raskere, og dermed bruker mindre lagringsplass.
Jeg er mye mer sikker på at e-posten min er riktig administrert. Nå, hvis noen bare kan gi meg noen tips for å holde flaggene mine på meldinger mens jeg bruker Entourage, Mail.app og webmailen min, vil jeg være et skritt nærmere opplysning.