Apple har gjort prosessen med å lage PDF-filer enkelt. Mens du tidligere trengte et eget program for å destillere store, grafisk komplekse dokumenter til dette praktiske formatet, kan du nå gjøre det rett fra OS X Print-vinduet ved å klikke på en knapp. Det betyr at det er enkelt å sende bedriftens årsrapport eller en flyer for verkstedsalg (med oppsettet intakt) rundt for gjennomgang.
Men for å virkelig få mest mulig ut av Adobes Portable Document Format (PDF), trenger du fortsatt hjelp av en separat applikasjon – nemlig Adobe Acrobat 6.0 ($449 Professional eller $299 Standard edition; www.adobe.com). Fra å legge til anmelderkommentarer til å lage effekter som zoom-inn på bilder, gir det deg betydelige ekstra muligheter. Her er syv måter å bruke det på til din fordel.
1. Kutt PDF-er ned til størrelse
PDF-filer som er lange eller lastet med høyoppløselige bilder – for eksempel brosjyrer – kan legge en stor belastning på Internett-tilkoblingen din hvis du har noe tregere enn en T1-linje. Med mindre du sender en fil som skal skrives ut profesjonelt, gjør alle en tjeneste og trim fettet. Gå til Fil: Reduser filstørrelse. Gjør filen kompatibel med den nyeste versjonen av Acrobat mulig for best mulig byte-barbering.
2. Angi innledende visning
Når du sender en PDF-fil på flere sider til klienter eller kolleger, vises bare en enkelt side som standard i Acrobat-vinduet. Det gjør det veldig enkelt for dem å gå glipp av resten. Sider-panelet er løsningen.
Gå til Fil: Dokumentegenskaper, og klikk på Initial View i venstre kolonne. Under Dokumentalternativer velger du Sidepanel og side fra Vis-menyen, Enkeltside fra Sideoppsett-menyen og Tilpass bredde eller Tilpass side (avhengig av dokumentet ditt) fra Forstørrelse-menyen. Klikk på OK og lagre filen. Neste gang det dokumentet åpnes, vil den første siden ta opp mesteparten av Acrobat-vinduet, men seeren vil også se miniatyrbilder av de andre sidene til venstre.
Hvis dokumentene dine blir gjennomgått av en gruppe mennesker, vil du sette pris på Acrobats evne til å legge til kommentarer til PDF-filer. Men jo flere kommentarer du har, jo mer uregjerlige kan de bli. Her er noen mindre kjente måter å kontrollere dem på i versjon 6.0.
Vis eller skjul kommentarer basert på hakemerker som bare er synlige for deg. (Dette skjønnet er nyttig når hakene indikerer avvisning av sjefens bidrag.) For å gjøre en for-your-eyes-only hake, kontroll-klikk på kommentaren, og velg deretter Merk med hake fra den resulterende nedtrekksmenyen. For en mening alle kan se, kontroll-klikk på kommentaren, velg Merk med hake, kontroll-klikk igjen, velg Angi status, og velg deretter en status: Godtatt, Avvist, Kansellert eller Fullført. For de gangene du vil være helt sikker på at en kommentar ikke vil sirkulere lenger, kontroller-klikk på den og velg Slett kommentar fra rullegardinmenyen.
4. Få tilbake snarveiene dine
De fleste som bruker hurtigtaster, gjør det for å spare tid. Derfor er det spesielt irriterende når snarveier endres og du må bruke tid på å revidere metodene dine. Når du starter en hvilken som helst versjon av Acrobat 6.0, ser det ikke ut til at enkelttastsnarveier, for eksempel H for håndverktøyet og V for verktøyet Velg tekst, fungerer. Men du kan gjenopplive dem. Gå til Innstillinger (Kommando-K): Generelt og velg alternativet Bruk enkelttastsakseleratorer for å få tilgang til verktøy.
5. Forvis Acrobat fra Microsoft Office
Hvis du har Acrobat 6.0 Professional og Microsoft Office v. X, har du kanskje lagt merke til en liten Acrobat PDF-verktøylinje i Excel, PowerPoint og Word. Filen som er ansvarlig for denne verktøylinjen kan bli korrupt og forårsake periodiske problemer, for eksempel tregere ytelse. For å slette verktøylinjen permanent, søk på Mac-en etter alle forekomster av PDFMaker.xla, PDFMaker.ppa og PDFMaker.dot, og slett disse filene. Du vil aldri se Acrobat PDF-verktøylinjen i Office-apper igjen.
6. Zoom inn i bildet
La oss si at du jobber med en navigasjonsmanual i Acrobat. Du vil gjerne vise et nærbilde av et kart sammen med hele greia, men et nærbilde var ikke i den opprinnelige layouten. Det er to måter du kan hjelpe en seer med å zoome inn. Den ene er enkel; den mer komplekse versjonen er i neste tips.
Gå til Vis: Navigasjonsfaner: Bokmerker. Bruk Zoom inn-verktøyet (det ser ut som et forstørrelsesglass) for å fokusere på delen av kartet som fortjener en nærbildevisning. I Bokmerker-ruten til venstre klikker du på Alternativer og velger Nytt bokmerke. Endre bokmerkets navn fra Uten tittel til noe som indikerer formålet, for eksempel Nærbilde av Mammoth Hot Springs. Nå kan seere av PDF-en din klikke på dette bokmerket for å zoome inn.
7. Gjør avanserte zoombevegelser
Slik gjør du deler av en PDF-side, for eksempel et kart, til en hurtigknapp (komplett med et beskrivende verktøytips) som seerne kan klikke på for å zoome inn. Gå til Vis: Navigasjonsfaner: Destinasjoner. Gå til Alternativer: Skann dokument i ruten Destinasjoner. Velg deretter Alternativer: Nytt reisemål. Klikk på Uten tittel og gi destinasjonen et passende navn, for eksempel Old Faithful Close-up. Klikk på Zoom inn-verktøyet og fyll skjermen med området du vil vise nærbilde. Kontroll-klikk på navnet på destinasjonen i ruten Destinasjoner og velg Angi destinasjon.
Gå nå til Verktøy: Avansert redigering: Skjemaer: Vis skjemaverktøylinje. Klikk på knappikonet i Skjemaverktøylinjen, og du vil se et trådkors vises på PDF-en. Tegn et rektangel rundt området du vil zoome inn på. Dialogboksen Knappeegenskaper vises. I Generelt-fanen, navngi knappen Old Faithful-nærbilde, skriv et verktøytips (som "Klikk her for å zoome inn på Old Faithful-kartet") og sett skjemafeltet til Synlig men skrives ikke ut.
Klikk nå på Utseende-fanen. Velg en passende kantfarge og tykkelse, men velg Ingen farge som fyllfarge. I Tekst-delen velger du skriftstørrelsen, tekstfargen og skriften som fungerer best for kartet ditt. Klikk på fanen Alternativer. Sett Layout-menyen til Bare etikett, Behavior-menyen til Push og State-menyen til Opp.
Klikk på fanen Handlinger. Velg mus opp-utløseren og handlingen Gå til en side i dette dokumentet. Klikk på Legg til-knappen og velg alternativet Bruk navngitt destinasjon. Klikk på Bla gjennom-knappen og velg Old Faithful Close-up (eller hva du nå har kalt destinasjonen). Klikk OK to ganger; klikk deretter på Lukk. Neste gang du åpner dokumentet, vil hurtigknappen være aktiv (se "Få en nærmere titt").