Selv om Microsofts Office 2004 ikke vil være i butikkhyllene før i midten av dette året, fikk vi en sniktitt på de nye funksjonene. Og disse tilleggene – fra et kommandosenter for relatert korrespondanse, kalendere og filer, til en lydopptaker som lar skrivefingrene hvile – gjorde ganske inntrykk. Ta en titt på neste versjon av en av de viktigste programpakkene for Mac.
Prosjektsenter
Det største tillegget i Office 2004 – et organisasjonsverktøy kalt Project Center – ligger i Entourage. Men det er mer til Project Center enn e-post. Den når på tvers av Word, Excel og PowerPoint, og gir et enkelt sted å hoppe til dokumenter, regneark, presentasjoner og e-postmeldinger spredt over harddisken din. Project Center er kjernen i Microsofts innsats for å gjøre organisering og administrasjon av informasjon med Office enklere.
Project Center utvider eksisterende funksjoner, og kombinerer Entourages PIM-funksjoner – kontaktinformasjon, kalendere og gjøremålslister – med direkte tilgang til viktige filer. Og den kobler sammen relaterte elementer: du kan se e-poster om et spesifikt prosjekt sammen med en kalender som viser møter, avtaler, oppgaver og forfallsdatoer for det prosjektet. Du kan sette opp automatiske regler som kobler prosjekter til nye e-postmeldinger når de kommer inn i innboksen din. Og du kan dele prosjekter med andre Entourage 2004-brukere.
Starter
De fire skjermbildene til New Project Wizard leder deg gjennom å sette opp et prosjekt. I det første skjermbildet navngir du prosjektet, setter forfallsdatoer og skriver inn notater til deg selv. Du tilordner også en farge og et ikon til prosjektet ditt, noe som gjør det lettere å identifisere visuelt. I det andre skjermbildet oppretter du Project Watch Folders og importerer elementer til prosjektmappen. Den tredje skjermen hjelper deg med å angi regler for automatisk å legge til relaterte e-postmeldinger i en prosjektmappe etter hvert som de kommer i innboksen din. Den siste skjermen er en sammendragsrute med hjelpeinformasjon.
Bare et klikk unna
Selv når du jobber i Word, Excel eller PowerPoint, er Project Center innen rekkevidde. En prosjektverktøykasse vises i de andre Office-applikasjonene (du får tilgang til den via Vis-menyen eller ved å klikke på et ikon i verktøylinjen). Den inneholder nesten all informasjonen du får fra Project Centers Oversikt-fane – en daglig tidsplan, en oppgaveliste, et notatvindu og en liste over ny og nylig e-post. En knapp nederst på verktøylinjen lar deg hoppe direkte til prosjektsenteret.
Det store bildet
Prosjektsenterets Oversikt-fane gir deg status for mange aspekter av et prosjekt. En syv-dagers kalender viser relaterte avtaler og møter for en hvilken som helst uke. To kolonner nederst på skjermen gir rask, tilpassbar tilgang til alt fra e-post til forfalte oppgaver.
Prosjektsenter hjem Prosjektsenter-knappen er der Custom Views-knappen pleide å være. Men tilpassede visninger er ikke helt borte; det er en del av forhåndsvisningsruten på venstre side av Entourage-vinduet.
Fargekoordinert Hvert prosjekt i Project Center får sin egen farge. Alt som hører til det prosjektet har en prikk av den fargen.
Egendefinerte visninger Du kan kontrollere hva slags informasjon Project Center viser - for eksempel Nylige elementer, Forfall denne uken, Past Forfall, Kategorier, Ny e-post, Ny og nylig e-post, Viktige kontakter, MSN Messenger-kontakter, Nylige notater og Nylig Filer.
Bilde-ID Å tilordne en logo eller et bilde til prosjektet ditt hjelper deg med å identifisere prosjektet raskt når det vises på steder som en prosjektverktøykasse.
Del arbeidet ditt Bare klikk på Del-knappen for å la andre Entourage 2004-brukere se på e-postmeldinger, kalendere, oppgaver, filer, utklipp, kontakter og notater via en nettverksserver. Hvis du ikke vil dele en del av prosjektet ditt, fjerner du bare markeringen av det elementet. Bare inviterte brukere kan se det delte materialet ditt.
Den siste nedtellingen Prosjektsenter holder en løpende telling av hvor mange dager som gjenstår til et prosjekt skal forfalle.
Lagre arbeidet ditt Backup-knappen lar deg sikkerhetskopiere og arkivere prosjekter - en veldig nyttig funksjon når noe er fullført. Du kan arkivere ferdige prosjekter til en egen databasefil og deretter fjerne dem fra Entourage.
Enkelt tillegg Klikk på Legg til-knappen for å importere filer til et prosjekt – selv ikke-Office-filer. Klikk på Fjern-knappen for å beholde en fil på harddisken, men ta den ut av et prosjekt.
Eiendomsforvaltning Her kan du endre et prosjekts forfallsdato eller ikon.
Noter det Bruk dette vinduet til å skrive ned påminnelser og notater.
Hold utkikk Watch Folders, representert med ikoner i nedre høyre hjørne av Project Center, lar deg holde et øye med viktig e-post og dokumenter. Entourage Watch Folder - ikonet har Entourage-logoen - er en mappe i Entourage Mail-visning som opprettes med hvert prosjekt du starter. Ved å arkivere en e-postmelding i Entourage Watch-mappen kobles den til et spesifikt prosjekt. Project Watch-mappen har en Finder-logo og lenker til en mappe på harddisken din der du lagrer alle prosjektrelaterte filer. (Disse filene vises også i Project Centers filvisning.) Når du starter et prosjekt, kan du enten automatisk opprette en overvåkningsmappe eller velge en eksisterende hvor som helst på harddisken.
Andre visninger
I tillegg til Oversikt har Project Center seks andre faner som lar deg se spesifikk informasjon om prosjektene dine. Du kan bruke disse fanene til å holde deg oppdatert på de små detaljene som kan utgjøre en stor forskjell i arbeidet ditt.
Rute Denne fanen gir deg en mer dyptgående prosjektkalender, med mulighet for daglig, ukentlig eller månedlig visning. Du kan også vise alle kalenderhendelser eller bare de som er knyttet til et prosjekt. Timeplan har også en oppgaveliste, der du kan krysse ut oppgaver etter hvert som du fullfører dem.
Post Gå til denne fanen for å se all e-postkorrespondansen knyttet til et prosjekt. Som i Entourage-innboksen din kan du lese e-postmeldinger, svare på dem og videresende dem.
Filer I denne fanen vil du se lister over de ulike dokumentene du har importert til et prosjekt, endringsdatoer og filtyper. Filer-fanen har sine egne Del, Legg til og Fjern-knapper, sammen med en Send-knapp som legger ved en valgt fil til en e-postmelding og sender den, slik at du ikke trenger å opprette en ny melding og legge ved dokument.
Kontakter Denne kategorien ligner Entourages adressebok, men viser bare prosjektspesifikke kontakter. Integrasjon med MSN Messenger lar deg chatte med kontakter via Microsofts direktemeldingsklient.
Utklipp Utklipp-fanen er hvor elementer fra utklippsboken - en ny funksjon i Office - finnes. Denne kategorien gir deg rask tilgang til alle tekst- og grafikkklippene du har lagret.
Notater Denne kategorien gir deg tilgang til prosjektrelaterte klistrelapper opprettet med Entourages Notes-funksjon.
Notebook Layout View
De fleste av oss gruer oss til møter - spesielt møter der vi må ta notater. Det er ikke det at vi er late. Det er bare det at vi nesten alltid unnlater å skrive ned noe viktig, og vi trenger en kryptolog for å tyde våre egne skriblerier.
Word 2004 tar sikte på å lindre "møtefobi" med sin nye Notebook Layout-visning. I hovedsak en forsterket konturvisning, gjør Notebook Layout-visningen den bærbare datamaskinen din til en notatmaskin ved å la deg bygge inn en lydstrøm av et møte eller en forelesning i et åpent Word-dokument. Mens du skriver, kobler Word notatene dine til det som blir registrert på det tidspunktet. Senere, når du glemmer om du skal ringe Bill eller fakturere Carl, kan du klikke på lydikonet ved siden av regningsoppføringen og hoppe direkte til den delen av møtet.
Lydnotater-verktøylinjen Lydnotater-verktøylinjen, som bare er tilgjengelig i Words Notebook Layout-visning, inneholder kontroller for å bygge inn lyd i dokumentet ditt. Du kan starte, stoppe og sette opptaket på pause, justere inngangsvolumet og spille av lyd.
Fra denne verktøylinjen kan du også overvåke en filstørrelse. Ifølge Microsoft legger et 60-minutters opptak i MPEG-4-format til omtrent 6 MB til et Word-dokument. (Du kan også lagre lyd i AIFF eller WAV.) Du kan eksportere innspilt lyd som en egen fil eller slette den helt for å få en slanket versjon av dokumentet.
Raskt søk Skriv inn et ord i Hurtigsøk-boksen og trykk enter, og Word uthever alle forekomster av det ordet i disposisjonen.
Opptaksmarkører For å hoppe til et bestemt sted i innspilt lyd, klikk på høyttalerikonet ved siden av det relevante notatet. Word spiller av lyden fra punktet der du skrev inn notatet.
Bare ett klikk Få tilgang til Notebook Layout-visningen ved å klikke på Notebook Layout View-knappen nederst i vinduet eller ved å velge Notebook Layout fra Vis-menyen.
Merknadsflagg Du kan notere ned påminnelser i sidemargene. Mens du skriver, bruk formateringspalettens notatflagg til å koble tekst til oppgaver: marker viktige punkter, legg til oppfølgingsspørsmål, lag en gjøremål, koble oppgaver til Entourage-kalenderen din, og så videre.
Seksjonsfaner Seksjonsfaner-funksjonen lar deg dele notater i relaterte emner. For eksempel kan en student beholde et semesters historieforelesninger i ett dokument og opprette en ny fane i begynnelsen av hver klasse. Så, når hun studerte til en prøve, kunne hun raskt hoppe til den aktuelle forelesningen. For å opprette en ny seksjonsfane, klikk på plusstegnet (+).
Faner vises bare i Notebook Layout-visningen. Når du bytter tilbake til normalvisningen, vises seksjoner med faner sekvensielt, delt på seksjonsskift.
Utvidet formatering
I Notebook Layout-visningen vil du legge merke til noen nye overskrifter under den tradisjonelle formateringspaletten: Note Flagg for merking av oppfølgingstekst, innstillinger for dokumentets notatbokregler og sorteringsalternativer for disposisjon gjenstander. Du finner også mange av organisasjonskommandoene fra den gamle Outlining-verktøylinjen.
Merk nivåer For å gjøre Notebook Layout-visningen virkelig nyttig, må du venne deg til måten konturene organiserer tekst hierarkisk på. Formateringspalettens Notatnivåer-seksjon gir enkel tilgang til viktige disposisjonsfunksjoner: fremme og degradere disposisjonsemner, lage nummererte eller punktlister og mer. (Du kan også bruke de tradisjonelle tastaturkommandoene for disse oppgavene.) Når du omorganiserer elementer, flyttes all tilknyttet lyd med dem.
Sidelayoutvisning i Excel
Excels nye sideoppsettvisning, som debuterer på Mac, lar deg se Excel-filene dine i samme detalj som du er vant til å se i Words sideoppsettvisning.
Marginale forbedringer Du kan raskt redigere dokumentets marger og se hvordan endringer vil endre utskriften.
Fra topptekst til bunntekst Du kan forhåndsvise og redigere dokumentets topp- og bunntekst i sideoppsettet.
En bedre utsikt I sideoppsettvisningen inkluderer formateringspaletten innstillinger som tidligere bare var tilgjengelige i dialogboksen Sideoppsett. Nå kan du raskt bytte mellom stående og liggende modus, skalere dokumentet slik at det passer på en fast antall sider eller å skrive ut med en bestemt prosentandel, og slå rutenettlinjer og overskrifter på og av.
Utklippsbok
I OS 9 fungerte Scrapbook-verktøyet som en permanent utklippstavle - du kan legge til nesten hvilket som helst element i Scrapbook og deretter, senere, hente det for bruk andre steder.
Office 2004 blir gammeldags med sin nye Scrapbook-funksjon, tilgjengelig via den nye Toolbox-paletten. Du kan lagre tekst og grafikk i utklippsboken ved å dra dem inn fra et hvilket som helst Office-program. Når du har lagt et element i utklippsboken, er det alltid der når du trenger det - for eksempel hvis du har plassert et bilde i PowerPoint, men nå trenger å gjenbruke det i Word.
Inn og ut Flytt elementer inn i og ut av utklippsboken på et blunk med disse knappene, som lar deg legge til en valgt element til utklippsboken, lim inn et utklippsbokelement i dokumentet ditt, og slett elementer fra utklippsboken.
Sorter og søk Office 2004s Scrapbook gjør den gamle Apple Scrapbook en bedre ved å tillate sortering og søking. Du kan tilordne nøkkelord til elementer og tilordne elementer til kategorier og prosjekter. Ved å bruke de to popup-menyene kan du se et utklippsbokelement etter opprettelsesdato, nøkkelord, tittel, størrelse, opprettelsesapplikasjon og prosjekt.
Hold deg organisert Organiser-delen gjør utklippsboken til en miniatyrmediedatabase. Ved å legge ved nøkkelord, kategorier og prosjekter til utklippsbokelementene dine, blir det lettere å finne dem senere.
Kjenn dine rettigheter
I Windows-versjonen av Office 2003 introduserte Microsoft Information Rights Management (IRM). Selskapet utpekte IRM som en måte å begrense utskrift, videresending og kopiering av e-postmeldinger og Office-dokumenter. Mac-brukere kunne ikke opprette eller få tilgang til IRM-beskyttede filer, og det er fortsatt tilfelle. Og noen som kjører Office på Windows er også ute av løkken. For å lage de sikre filene må Windows-brukere ha enten Professional eller Professional Enterprise-versjonen av 2003-pakken. For å se IRM-beskyttede filer må Windows-brukere ha Office 2003 eller en Microsoft-levert visningsprogram.
Prisbeskyttelse
Office 2004 vil koste det samme som den forrige versjonen av pakken, på tvers av alle tre utgavene introdusert av Microsoft i fjor høst.
Standardutgaven av Office 2004 – som inkluderer alle fire Office-applikasjonene – selges for $399. $499 Professional Edition inkluderer de samme programmene, så vel som den nyeste versjonen av Virtual PC med Windows XP Professional. Kostnaden for Student and Teacher Edition er fortsatt $149, med brukere som fortsatt kan installere suiten på så mange som tre Mac-er.
Hvis du kjøper Office v. X før 30. juni 2004 vil Office 2004 koste deg lite eller ingenting. Oppgradering til samme utgave er gratis; oppgradering fra v. X Standard Edition til 2004 Professional Edition koster $90. Hvis du har den akademiske utgaven av v. X, oppgradering til 2004 Standard Edition er $90 og oppgradering til Professional Edition er $129. Oppgraderingspriser for registrerte brukere av Office 98 forblir uendret: $329 for Professional Edition og $239 for Standard Edition.