En av FileMaker Pros styrker er at den tillater organisk design: Det er enkelt å endre FileMaker Pro-databaser, og de har en tendens til å vokse og endre seg over tid etter hvert som brukernes behov endres. På baksiden kan denne fleksibiliteten være frustrerende: en enkel database må ofte omarbeides for å tillate tillegg eller utvidelser.
Å gå tilbake til en database etter en lang pause starter ofte den irriterende prosessen med å måtte bli kjent med databasen på nytt. Du vil glemme hvilke skript som gjør hva, hvorfor du opprettet et felt kalt "rt077", og om sjefen din skal ha tilgang til administratoroppsettet ditt. Etter noen designsykluser over tid, blir noen databaser uutgrunnelige lappetepper av skript, felt, relasjoner og oppsett.
Disse utfordringene vil møte alle bortsett fra de som bruker den enkleste databasen. Ved å praktisere gode databasedesignvaner, vil du kunne jobbe med mer avanserte designere, holde styr på arbeidet ditt og spare store biter av tid. Følg disse ti tipsene, og du vil bli bedre i stand til å holde tritt med databasens behov.
Tips 1: Bruk ID-numre
Det første du bør gjøre når du oppretter en ny database - selv en du er helt sikker på at bare vil ha to felt og ingen skript - er å lage et identifikasjonsfelt. For å gjøre dette må du definere et nummerfelt og angi et serienummer for automatisk inntasting i Alternativer.
Dette ID-nummerfeltet lar deg holde styr på individuelle poster. Hvis du senere eksporterer data, setter opp relasjoner mellom databaser, eller bare prøver å finne en spesifikk post, vil dette ID-nummeret være uvurderlig. Du kan aldri bruke det, men den dagen du trenger det, kan det redde baconet ditt.
Noen FileMaker Pro-designere liker å holde ID-numre på et fast antall sifre. De fleste designere og brukere er komfortable med å jobbe med ID-numre på omtrent seks sifre.
En annen viktig ting å huske på med ID-nummer er at du alltid bør alltid bruke tall, ikke tekst, for å etablere relasjoner mellom databaser. Stavefeil og skrivefeil er altfor vanlig i vanlig tekst.
Tips 2: Inkluder bruker- og datoinformasjon
Ved å holde styr på hvem som legger inn data og når, vil du bli bedre i stand til å rette opp feil og – om nødvendig – isolere problemer. Dessuten, hvis du noen gang trenger å importere data til et annet system eller migrere data til en ny database, vil denne informasjonen vise seg å være uvurderlig.
For å spore denne informasjonen, definer to tekstfelter og skriv automatisk inn skapernavn og endringsnavn. Gjør det samme med Opprett og Endre datoer. Hvis du virkelig ønsker å dekke basene dine, legg til et annet sett med felt for Opprett og Endre tider.
Disse feltene (spesielt de to tidsfeltene) kan i utgangspunktet virke som overkill, men hvis du noen gang må gjenopprette en database fra en sikkerhetskopi, eller migrere data til eller fra et system med tidsstempling, vil disse feltene lagre din liv. Dette er også felt som ikke kan brukes med tilbakevirkende kraft: fra den første dagen i databasen din vil den kunne fortelle deg når og av hvem en post ble opprettet og/eller endret. Disse feltene vil øke filstørrelsen din, men er litt av nødvendig forsikring for fremtiden.
Tips 3: Bygg en maldatabase
Å lage nye databaser kan være kjedelig: å bygge ID-felt, sette opp brukergrensesnitt og definere standard sporingsfelt om og om igjen blir gammelt.
For å spare tid, gjør livet ditt enkelt: Bygg en enkelt database som skal brukes som mal. Legg til et ID-felt, definer Opprett og Modifiser sporingsfeltene, og bygg ditt favorittgrensesnitt med detalj- og listevisningsoppsett. Sørg for at alt er perfekt, komplett med layoutfarger og sikkerhetsalternativer. Lagre deretter filen et sted på harddisken og angi den som skrivesaker. (For å gjøre dette, uthev filikonet, velg Get Info fra Finders Fil-meny, og merk av for Stationery Pad-boksen.) Hver gang du dobbeltklikker på filen – voila! – du vil være timer inne i prosjektet.
Tips 4: Tenk fremover om sikkerhet
Sikkerhet i FileMaker Pro blir komplisert, spesielt når du begynner å jobbe med flere relasjonsdatabaser. Du må endre bruker- og gruppeinnstillinger for hver database i systemet ditt. Noen komplekse FileMaker Pro-systemer kan inneholde godt over et dusin databaser.
Spar deg selv mye tid og mus: forutse brukerens sikkerhetsbehov og sett opp passord og grupper i malfilen. For eksempel kan det hende du ønsker å bare ha ett passord for å bruke databasen og et annet for å redigere utformingen. Du finner disse alternativene oppført under Fil: Tilgangsrettigheter. Når de er etablert i malfilen, vil disse passordene forplante seg over hele systemet når du lager duplikater av filen.
Tips 5: Bruk navnekonvensjoner
Om seks måneder har du ingen anelse om hva StAds står for gateadresse. Felt, manus og andre navn kan fort bli forvirrende. Hvis du prøver å gi databasen din videre til en ny designer, vil han eller hun virkelig ikke ha noen anelse om hva noen navn betyr hvis du ikke merker dem tydelig. For å forhindre denne typen forvirring, vedta og hold deg til navnekonvensjoner.
For det første, ikke forkort. FileMaker fungerer utmerket med lange navn. Feil på siden av klarheten med feltnavn som fakturanummer og kundenavn, og skriptnavn som Gå til månedsrapportoppsett og Sorter etter dato.
For det andre, hold orden på feltene dine ved å tenke alfabetisk. FileMaker lar deg angi en egendefinert rekkefølge av felt i dialogboksen Definer felt, men det er en sikker innsats at du glemmer å plassere felt manuelt, eller at noen andre kanskje ikke følger samme organisasjon ordningen. Bruk en lavteknologisk løsning og stol på alfabetet. I stedet for Fornavn og Etternavn som feltetiketter, prøv Kontaktnavn Fornavn og Kontaktnavn Etternavn. Disse vil sortere ved siden av hverandre alfabetisk og vil tillate alle som kan lese å gi guddommelig organisasjonsplan. Det vil også tillate sortering hvis dataene dine på et tidspunkt eksporteres med feltetikettene.
Tips 6: Nest skriptene dine
En av de vanskeligste tingene å gjøre når du administrerer en FileMaker Pro-database – eller en pakke med relaterte databaser – er å holde styr på hvilket skript som gjør hva. Gi først navn til skriptene dine med et språk som vil være tydelig for deg og brukerne dine. Utover det, prøv å bryte komplekse, flertrinns skript i flere mindre skript. Dette vil hjelpe på to fronter: du vil være mer i stand til å følge logikken til et flertrinnsskript, og du vil også kunne gjenbruke individuelle trinn om nødvendig.
Legg merke til hovedskriptet etterfulgt av mindre trinn. I Compile Reports-skriptet bruker du kommandoen Utfør skript for å utløse andre, nestede skript.
Denne enkle teknikken lar deg beholde én funksjon til et skript. I stedet for å bygge et skript som kjører en beregning, sorterer noen poster, endrer oppsett og oppdaterer en rapport, kan du skrive fire klare skript som, ved navn, blir umiddelbart forståelige.
Tips 7: Bruk delelinjer
Har du noen gang lagt merke til skillelinjene i applikasjonsmenyene dine? (Se FileMaker File-menyen for eksempler på disse linjene.) Denne enkle visuelle signalen har bidratt til å holde brukerne organisert siden det første Mac OS. Å bruke en bindestrek som et skriptnavn i skriptmenyen vil etablere en menydeler. Dette vil gjøre det enklere å bygge og bruke databaser for deg og dine brukere.
Legg merke til forskjellen mellom disse to menyene.
{imageref(“scriptmenuafter”, border:”0″)}
Den med skillelinjene er mye lettere å følge, og du kan inkludere flere skript uten at menyen ser for lang ut eller blir for forvirrende for brukerne dine.
Kommentar er en enkel skriptkommando som vil spare mye av hjernekraften din til andre ting. Du finner den nær bunnen av ScriptMaker-kommandoene dine. Bruk det som et skripts første kommando for å beskrive hva et gitt skript gjør. Dette kan være så enkelt som "Dette skriptet sorterer etter brukerens fornavn, etternavn og mellombokstav" til noe så detaljert som å forklare logikken til en hvis-så-løkke. Jeg har funnet ut at det er best å starte et manus med en enkelt kommentar, i stedet for å rote selve manuset.
Tips 9: Lag et dokumentasjonsoppsett
Det er viktig å dokumentere arbeidet ditt. Vurder å ta deg tid til å lage et dokumentasjonsoppsett som forklarer hvert felt i databasen.
Ved siden av hvert felt skriver du ganske enkelt en forklaring på hva feltet gjør og hvorfor det er der. Når du begynner å designe, vil det være lett å hoppe over dette trinnet, men å holde deg til denne vanen vil gjøre underverker for å holde deg organisert. Det er også veldig hensynsfullt å inkludere et dokumentasjonsoppsett når du sender databasen din videre til noen andre.
Tips 10: Tenk fremover med filnavn
FileMaker lar deg koble mer enn én database sammen i et relatert system. Dessverre, når du har knyttet til mer enn én fil, kan det lett bli forvirret hvis du gir nytt navn til noen av filene dine. Du risikerer å bryte relasjoner hvis du endrer navn på filer.
Det enkle svaret er å ikke gi nytt navn til filer. Tenk fremover med filnavnene dine. Det vil være nyttig hvis du starter hver relaterte (underordnede) database med et prefiks for å vise at den tilhører en annen database.
Dette vil også gjøre det lettere for folk å gjenkjenne hvilken database de trenger for å starte på tvers av et nettverk hvis du jobber på et kontor.
De fleste av disse tipsene er rettet mot å spare tid og holde databasedesignprosessen i gang. Etabler disse vanene med hver database du designer, og du vil oppdage at selv din mors oppskrifter database kan vokse til å bli en relatert, femti-fil database som brukes til å støtte legioner av kokker verdensomspennende.
FileMaker Pro-konsulent SCOTT LOVE prøver fortsatt å leve etter det klønete grensesnittet han bygde for sin første profesjonelle database for mer enn et tiår siden.