Å lage et budsjett virker ofte forvirrende for de som ikke ser på seg selv som penger, men Quicken kan gjøre det enklere enn du noen gang trodde var mulig. Denne artikkelen vil lære deg hvordan du gjør det nødvendige benarbeidet for å spore inntekter og utgifter, samt sette opp et budsjett. Derfra er alt du trenger å gjøre å overvåke budsjettet ditt og legge inn transaksjoner regelmessig.
For å forvalte pengene dine på en fornuftig måte, må du være klar over dine månedlige inntekter og utgifter. Hvis du ikke er det, kan du gå gjennom bankkontoen din uten omsorg i verden til det er for mye måned på slutten av pengene.
Følgende trinn viser deg den enkleste måten å lage budsjettet ditt ved å bruke Quicken. Hvis du fortsatt finner deg selv forvirret av et begrep eller funksjon, prøv å bruke programmets omfattende nettdokumentasjon, som har både aktuelle og alfabetiske indekser. Den er tilgjengelig under Hjelp-menyen.
TIPS: Hvis du er en komplett Quicken-nybegynner, vil jeg anbefale at du gjør trinn 1 og 2, men utsetter å lage budsjettet ditt i noen måneder til du har samlet noen kategoriserte transaksjoner og har blitt komfortabel med programmet.
Trinn 1: Sett opp kategoriene dineKategorier er Quickens vindu til lommeboken din. De er hvordan applikasjonen sporer detaljene om utgiftene dine (og inntektene dine). Uten kategoriserte transaksjoner vil du ikke ha noen data om hva du skal basere et foreløpig budsjett. Her er noen tips om hvordan du lager kategoriene dine. Det er den mest tidkrevende delen av prosessen, men det gir store utbytter.
Tilpass Quicken gir deg alltid et standardsett med kategorier å jobbe med når du først begynner å bruke programmet. Ikke vær redd for å tilpasse dem til din egen situasjon. Du kan gjøre dette ved å bruke vinduet Kategorier og overføringer (kommando-L og under Lister-menyen). Når du kommer opp med en kategoriliste, prøv å finne et kompromiss mellom for spesifikk og for vag. Du kan for eksempel sette opp en kategori for "bil" i stedet for "transport", for å være like spesifikk som deg kan, og legg til en underkategori for "gass", men ikke for "bilvask", som kan inkluderes i en "vedlikehold" underkategori. Hvis du prøver å komme deg ut av gjelden, ikke glem å opprette en enkelt «ikke-essensiell» kategori med underkategorier som «CDer», «videoer», «eBay» og «fancy sko».

"Søppel inn søppel ut" Hvis du har vage eller upassende kategorier, vil budsjettet være ubrukelig. Så ta deg tid til å tenke på hva kategoriene dine skal være, for ellers må du gå tilbake senere og tildele dem alle på nytt. Hvis du ender opp med å slette en kategori, vil den ganske enkelt forsvinne, og alle transaksjonene du har tilordnet den til, blir stående uten kategorier.
Trinn 2: Kategoriser transaksjoner i registeret dittGå gjennom konto- og kredittkortregistrene dine i Quicken og kategoriser hver utgift ved å bruke kategoriene du konfigurerte i trinn 1. Ideelt sett vil du kategorisere mellom tre måneders og ett års transaksjoner i Quicken elektroniske registre for kredittkort og brukskontoer. Antall måneder du kategoriserer er imidlertid ikke så viktig som hvordan grundig du kategoriserer. Det er viktig å tilordne en kategori til så mange av dine utgifter (og innskudd) som mulig.
Unngå å skrive Å tildele kategorier kan virke som en smerte i nakken, og det er fordi det er det. Imidlertid har Intuits brukervennlighetseksperter gjort sitt beste for å gjøre det så enkelt som mulig for deg. Selv om du ganske enkelt kan klikke én gang i en transaksjons kategoriboks og velge fra rullelisten over kategorier, er det vanligvis raskere å bruke Tab-tasten for å gå til kategoriboksen og skrive inn de første bokstavene i en kategori navn. Quicken vil fullføre kategorien for deg ved å bruke en funksjon kalt QuickFill.
Unngå virkelig å skrive QuickFill er en snarvei som har flere snarveier. Anta at du har en kategori som har mer enn én underkategori (for eksempel "Ikke essensielt: CDer" og "Nødvendig: fancy sko"). Du trenger ikke å skrive inn alt av "ikke nødvendig": Bare skriv inn de første bokstavene. Quicken vil fylle ut en kategori og underkategori. Men hva om den fyller ut "Noessential: CDs" når du nettopp har kjøpt et par lilla Prada-pumper? Ikke få panikk. Bare skriv et kolon (:) og de første par bokstavene i underkategorien (det vil si "vifte" for fancy sko).
Unngå helt å skrive Fordi mange transaksjoner som du skal legge inn i registeret er repeterende, lær hvordan du får mest mulig ut av både QuickFill og Memorize-funksjonene. For eksempel fungerer QuickFill også på hele transaksjoner, og fyller dem automatisk ut så snart den gjenkjenner et unikt navn på utbetalingsmottaker. Så hvis du skriver ama i betalingsmottakerboksen, og de eneste tidligere transaksjonene i registeret ditt som starter med ama er for Amazon.com, vil Quicken automatisk duplisere den siste oppføringen for Amazon.com, komplett med kategorisering og beløp.
TIPS: Hvis du ikke vil at Quicken alltid skal bruke den siste transaksjonsmatchen, kan du huske kommandoen (funnet under Rediger-menyen) vil huske en transaksjon nøyaktig slik du vil at den skal vises når QuickFill fyller den i. Så du kan huske en transaksjon for Amazon.com med den mest brukte kategorien og underkategorien (kanskje du kjøper flere bøker enn CD-er) og et tomt transaksjonsbeløp (som du kan fylle ut med gjeldende skader). For å få en bedre ide om hvordan dette fungerer, sjekk ut listen over QuickFill-transaksjoner under Lister-menyen.
Trinn 3: Lag ditt budsjettEtter at du har kategorisert alle transaksjonene dine, bør du være klar til å lage et budsjett. Den raskeste og enkleste måten å lage et innledende budsjett på i Quicken er å bruke QuickBudget-funksjonen.
en. Åpne Budsjettoppsett... i undermenyen Budsjettering i aktivitetsmenyen.
b. I det resulterende Opprett budsjett-vinduet, navngi budsjettet ditt og klikk på QuickBudget-knappen nederst til venstre for å åpne QuickBudget-vinduet.

c. I Dato-boksen bruker du datoene du vet at du har nøye kategorisert transaksjoner for.
d. La alt annet være i standardinnstillingene, som vist på skjermbildet ovenfor.
TIPS: Ikke bekymre deg for å inkludere alle kategorier når du setter opp budsjettet ditt. Hvis du senere bestemmer deg for å slette en kategori fra budsjettet ditt, kan du bli kvitt den ved å gå til Rediger-menyen, velge Budsjett, og deretter velge Slett element.
e. Klikk på OK. Quicken vil opprette et nytt budsjett med navnet du ga det.

Budsjettoppsettvinduet ditt skal nå se omtrent ut som bildet ovenfor, bare med dine egne kategorier og beløp.
Trinn 4: Juster budsjettet dittFøl nå med budsjettet ditt til pengene som forlater lommene dine (utgiftene) er mindre enn eller lik pengene som fyller dem (inntekt).

Forskjellen Du finner det viktigste tallet i budsjettet ditt helt nederst i det nye budsjettvinduet (ringt inn i rødt). Dette er forskjellen mellom det du har budsjettert med å bruke og det du forventer å tjene. Hvis det er et positivt tall, anslås det å komme inn mer penger enn du har anslått å gå ut. Før du bryter ut boblen, ta en god titt på budsjettkategoriene dine og forsikre deg selv om at de ser rimelige ut. Kanskje du ikke brukte så mye på DVD-er i fjor, for eksempel fordi du nettopp har fått en DVD-spiller. Kanskje du må budsjettere mer for DVDer i år og mindre for CDer. I utgangspunktet, men så lenge forskjellen i antall er positiv, vil du ha et fungerende budsjett.
Å gjøre forskjellen Juster mengder etter behov. Dessverre er det mer sannsynlig at de fleste finner et negativt tall nederst i budsjettarket enn et positivt, noe som betyr at Gjør prosjekter raskere som du vil bruke mer enn du vil tjene - dermed uttrykket "negativ kontantstrøm." Her er kunsten å budsjettere. Ved å manuelt justere beløpene for ulike kategorier, kan du gjøre det negative tallet om til et positivt.
Faste og fleksible utgifter Legg merke til at Quicken har gruppert utgiftene dine i to hovedkategorier: faste utgifter og fleksible utgifter. Faste utgifter er ting du har liten eller ingen kontroll over: husleie (eller boliglån), forsikring og verktøy. Fleksible utgifter er de som – i det minste teoretisk – du har en viss kontroll over. Det er der beltestrammingen kan skje.
TIPS: Du er ikke bundet av det Quicken identifiserer som en fleksibel kontra en fast utgift. Hvis du tror en kategori er på feil sted, er det bare å dra den dit du tror den hører hjemme. For eksempel, hvis du har en vanlig, ikke-omsettelig utdanningsutgift (for eksempel et barns undervisning), og Quicken har plassert utdanning i kategorien Fleksibel, kan du dra den opp til kategorien Fast.
De kalles "fleksible" av en grunn Når du har bestemt deg for hvilke utgifter som er fleksible, begynn å justere dem. La oss si at du anslås å bruke $500 i måneden på gaver. Hvis du endrer det til $250 (ved å klikke i beløpsboksen under "Entered as:" og til høyre for den kategorien), vil din totale månedlige utstrømning reduseres med $250. Hvis budsjettforskjellen din, som forklart ovenfor, opprinnelig var USD 500 i måneden, ville den nå endret seg til USD 250 per måned. Fortsett å spare på fleksible utgifter til forskjellen er null eller, enda bedre, et positivt tall.
Gratulerer, du har nå et balansert budsjett. Nå er alt du trenger å gjøre å følge den. Du kan bruke Budget Monitor-funksjonen til å spore hvor godt du gjør det på månedlig, kvartalsvis eller årlig basis.
TIPS: Her er et siste tips til den superambisiøse budsjettmannen. Hvis utgiftene (eller inntektene) forutsigbart varierer avhengig av årstiden, kan du faktisk bryte ut budsjettet ditt etter måned. Sett Vis i Budsjettoppsett-vinduet til «Alle måneder», og du vil kunne angi individuelle budsjettbeløp for hver kategori for hver måned i året. Dette anbefales ikke for nybegynnere, men det kommer garantert til å glede den virkelig nøye pengeforvalteren.
James Bradbury er tidligere redaktør for Mac-bruker og tidligere nettredaktør av Macworld. Han skriver også Macworld kolonne Macen din og pengene dine.