Hvordan sette opp et hjemmekontor

COVID-19-pandemien har stengt kontorer over hele landet, noe som betyr at de fleste som er ansatt i ikke-viktige jobber jobber hjemmefra. Men du kan ikke bare putte deg ned på sofaen og begynne å chippe på huskelisten din.

Et dedikert arbeidsrom kan hjelpe deg til å sette deg i tankene til arbeidet, holde deg fokusert, produktiv og i en positiv sinnstilstand. Det hjelper også med å unngå fysiske problemer som nakke-, skulder- og ryggsmerter. Selv om det tar tid, er det verdt innsatsen.

Det er viktig å sette opp en egen plass til å jobbe i hjemmet ditt

Ulike låsing og sosiale distanseringstiltak har vært på plass fra en stund nå, så du kan allerede ha et arbeidsområde satt opp. Hvis det er tilfelle, kan du bruke denne veiledningen til å gjennomgå hjemmekontoret ditt. Hvis dette er helt nytt, er det på tide å begynne fra bunnen av.

Arbeidsgiveren din skal gi deg utstyr som er nødvendig for å gjøre jobben din. Hvis ikke, kan vesentlige kjøp eller utleie av rimelige kostnader dekkes av refusjon eller skattemessige avskrivninger. Hvis du trenger å ta tak i noen ting, snakk med sjefen din og hold på kvitteringene dine, men ikke press lykken. Det er usannsynlig at arbeidsgiveren din refunderer deg for en ny Tesla på grunn av "et vesentlig COVID-19-kjøp."

På denne siden:

• Komme i gang - velg din plass
• Organiserer utstyret ditt
• Sette opp datamaskinen
• Slik administrerer du datamaskinens kabler
• Telefonsamtaler og videokonferanser
• Forbedre Internett -hastigheter hjemme
• Beskytt personvernet ditt (og data)
• Trykker hjemme
• Ikke-nødvendig utstyr og oppgraderinger
• Holde arbeidsområdet rent
• Skiller jobb og hjem

Komme i gang - velg din plass

Det beste alternativet er å dedikere ett rom i hjemmet til arbeid, borte fra fellesarealer. På den måten kan du:

• Lukk døren for å redusere distraksjoner.
• Knytt den plassen mentalt til jobben din, da dette gjør det mye enklere å få arbeidet utført.

Et soverom er ikke ideelt. Det er et sted for hvile, og hvis du omdanner det til et kontor, kan hjernen din assosiere det med arbeid som kan påvirke søvnmønstrene dine. Hvis du trenger å bruke soverommet ditt, må du unngå å hoppe ned på sengen i arbeidstid.

Personer i små hus/deler hus bør dedikere en delt del av huset til å jobbe, som en åpen kontorplan, i et område som har begrenset gangtrafikk. Ikke la barn, familie eller huskamerater ta over. Det er et arbeidsområde i løpet av de tildelte kontortidene og må forbli slik.

Til slutt, arbeid i et godt opplyst miljø for å redusere belastningen på øynene. Prøv å finne et sted med begrenset blending på skjermen, vekk fra store vinduer som får mye direkte sollys.

Organiserer utstyret ditt

Plasser utstyret på et solid underlag med god plass, i en høyde som lar håndleddene sitte flatt og albuene hvile mot kroppen din. Stolen din må gi god ryggstøtte og oppmuntre til god holdning.

Sitt oppreist og hold føttene flate på gulvet eller en fotstøtte. Ikke bruk en stol som tvinger deg til å bøye deg over tastaturet, som en barstol, og ikke jobbe i sengen, på sofaen eller på gulvet. Du risikerer å skade nakken, ryggen skuldre og så videre.

Skrivebord og passende stoler kan være vanskelig å få tak i, da mange forhandlere kan være utsolgt med så mange som jobber hjemmefra. I dette tilfellet kan du:

• Be om låneutstyr fra kontoret ditt.
• Lån reserveutstyr fra familie/venner.
• Kontakt møblerutleie/kontorutleiefirmaer. Snakk i så fall med finansavdelingen på arbeidsplassen din om refusjon av leiekostnader. Ikke bare anta at det er dekket.

Hold regelmessig brukte gjenstander som telefonen, dokumenter og kaffekopp innen rekkevidde. På den måten strekker du deg ikke over skrivebordet ditt hele dagen.

Sette opp datamaskinen

Oddsen er at du jobber med en bærbar datamaskin. Selv om de er bærbare, er de små, trange og ikke egnet for en hel arbeidsdag. Hvis det er mulig, bør du sette opp en dataskjerm og separat tastatur og mus, slik at du ikke blir bøyd over en liten skjerm og et tastatur hele dagen.

• Sett skjermen på et plant underlag i direkte siktlinje, omtrent en armlengde unna.
• Øynene dine skal være i nivå med toppen av skjermen, slik at du kan se ned uten å vippe hodet eller snu nakken. Hvis du jobber for et selskap med et IT -team, kan du be dem om råd for å justere skjermens lysstyrke.
• Hvis ikke, gå til YouTube hvor du kan finne mange opplæringsprogrammer. Du vil få belastning på øynene som kan forårsake hodepine hvis det er for lyst eller mørkt.

Hvis du ikke har tilgang til en skjerm, kan du heve den bærbare datamaskinen til øyehøyde på en balansert, sikker overflate, for eksempel store bøker. Koble til et tastatur og en mus og legg dem på skrivebordet.

Husk også å tørke av plassen rundt datamaskinen din på slutten av uken. Ventilasjonsåpninger elsker å suge inn støv og blokkere luftstrømmen. Dette vil føre til at datamaskinen går varm, noe som kan skade komponenter, redusere ytelsen og til og med ødelegge den.

Slik administrerer du datamaskinens kabler

Dette er et viktig sikkerhetsspørsmål, spesielt hvis du skal sette opp et hjemmekontor i et delt rom. Sløyfekabler er en fare for tur, mens dinglende ledninger er en magnet for nysgjerrige barn og kjæledyr. Dårlig kabelhåndtering kan forårsake skade og sende dyrt utstyr flyr over rommet.

Plasser arbeidsstasjonen i nærheten av et strømpunkt, og prøv å koble enhetene til et strømkort på skrivebordet ditt, slik at du kan begrense antall gulvkabler. Hvis du trenger å kjøre en eller flere fra skrivebordet, må du legge dem flatt på gulvet, mot en vegg eller gjennom papprør/ekstra rør (forutsatt at de er rene og ikke har skarpe kanter). Dette bør redusere trippfare, ettersom kabler er langt mindre sannsynlige for å sløyfe eller heve seg.

Telefonsamtaler og videokonferanser

Bare fordi du er låst betyr ikke at kontoret ditt ikke kan se ansiktet ditt. Videosamtaler erstatter møter i løpet av denne tiden, så husk disse tipsene:

• Når videosamtalen starter, er du i utgangspunktet tilbake på jobb, så behold de samme standardene.
• Ikke bruk noe du ikke ville ha på deg på jobben.
• Ta på deg en skjorte. Også bukser.
• Rydd opp området rundt og bak deg. Du vil ikke at kolleger skal ta en titt inn i privatlivet ditt, gjør du?

Når det er sagt, kan du slå av kameraet hvis du foretrekker å holde deg til talechat.

Hvis du har et kjæledyr, hvorfor ikke ta det med til videosamtalen? Kollegene dine vil elske deg, og det er et sunt innhold som kan lindre stress i disse vanskelige tider.

Stadige samtaler

Kontoret ditt bør gi et headset hvis jobben holder deg på telefonen hele dagen. Hvis du holder den mot armen eller vugger den på skulderen, vil musklene dine bli skadet. Hvis et headset ikke er tilgjengelig:

• Sjekk hodetelefonene. Mange trådløse modeller med ledning og Bluetooth har innebygde mikrofoner for å ta samtaler.
• De fleste smarttelefoner kommer med et par hodetelefoner. De sparker sannsynligvis rundt huset ditt hvis du eier en Android- eller iOS -enhet.
• Du kan hente et par med lav pris som vil gjøre jobben for godt under $ 100.

Alternativt kan du midlertidig frigjøre et headset fra alle spillere i huset ditt. Bare husk å sterilisere mikrofonen.

Forbedre Internett -hastigheter hjemme

Hjemmetilgangshastigheter samsvarer sjelden med kontorplaner, med mindre du bruker en NBN-tilkobling på toppnivå. Men det er måter å oppheve en treg eller flekkete internettforbindelse. Prøv å jobbe offline så mye som mulig ved å bruke skrivebordet i stedet for skybasert programvare. Du kan finne rikelig med gratis, lovlig programvare for bruk offline, for eksempel Åpent kontor (selv om du må komme på nettet på et tidspunkt for å laste dem ned).

Apropos skyen, ikke stol på den som du ville gjort på jobben. Du kan miste timers arbeid hvis du jobber på en server. Vi foreslår at du arbeider frakoblet på skrivebordet ditt før du flytter innholdet til nettskyen/kontoret.

Unlocking båndbredde

Du kan forbedre hastighetene ved å begrense antallet samtidige enheter som bruker nettverket ditt. Prøv å koble fra alle ikke-viktige enheter og be huskamerater/familiemedlemmer om å begrense online underholdning i arbeidstiden.

Dessverre er det ikke mye du kan gjøre hvis internettleverandøren din (ISP) føler seg klemt fordi alle jobber hjemmefra i disse dager. Tung trafikk betyr lavere hastigheter som er ute av hendene dine, men du kan omgå dem uten brukstid:

• Frokost og kl. 18-21 er typiske høydetider, ettersom mange hjem får tilgang til underholdning på nettet som Netflix.
• Mange mennesker vil sannsynligvis streame videoer i lunsjpausen mens de jobber hjemmefra, så middag til 14.00 vil trolig også bli topptid.

Hvis nettverkshastighetene dine ikke er helt på topp, kan du prøve å planlegge arbeidet rundt disse topptider.

• Be om videosamtaler før middagstid eller etter kl. 14.00.
• Last opp innhold rundt disse timene, spesielt hvis du har å gjøre med mye data.

La datamaskinen laste opp svært store mengder data (f.eks. Digitale medier) over natten.

Hvis du også vil holde barna underholdt med filmer eller TV -programmer i løpet av dagen, kan du se om din foretrukne strømmetjeneste har et frakoblet visningsalternativ. Dette lar deg lovlig laste ned innhold for å se det innenfor en angitt tidsramme (vanligvis 48 timer), og det krever ikke data å streame, bare for å laste det ned. Prøv å få tak i innhold kvelden før, utenom spenningstider og vanlige åpningstider.

Beskytt personvernet ditt (og data)

Du kan være koblet til hjemme -internett, men vanlige arbeidsplasseregler og filtre gjelder. Ikke gå til dodgy nettsted eller klikk på ukjente koblinger, da ditt hjemmenettverksbeskyttelse kanskje ikke er så streng som IT -avdelingen din.

Når det gjelder datasikkerhet, er selskapets server din primære anløpshavn mens du jobber hjemmefra. Når det er sagt, skader det ikke å ha noen andre alternativer tilgjengelig.

• Ikke følg risikable lenker eller besøk tvilsomme nettsteder.
• Kjøp et midlertidig VPN -abonnement for å beskytte ditt digitale fotavtrykk.

Sikkerhetskopier dataene dine

Sjansen er stor for at firmaet ditt allerede har et lagringssystem for sikkerhetskopiering. Dette er din primære anløpshavn mens du jobber hjemmefra. Når det er sagt, skader det ikke å ha noen andre alternativer tilgjengelig.

• Flytt dokumentene dine inn sikker skylagring minst en gang om dagen.
• Eksterne harddisker er også gode, og de koster betydelig mindre.

Å spre dataene dine over tre steder under en lockdown vil nesten garantere at ingenting går tapt hvis det skulle oppstå en annen katastrofe eller tyveri.

Trykker hjemme

Bedrifter bør imøtekomme papirløs arbeidsflyt med ansatte som jobber hjemmefra. Men nå er en like god tid som noen å hente en ny skriver hvis du absolutt trenger å lage fysiske kopier.

Prøv å ta en multifunksjonsskriver. På den måten har du også en skanner tilgjengelig for sikkerhets skyld. Ellers kan du holde på alle dokumentene dine og gjøre en viktig tur for å skrive dem ut et sted som Officeworks. Dette er en siste utvei som bare bør brukes hvis det er helt avgjørende.

Ikke-nødvendig utstyr og oppgraderinger

Du trenger ikke å gå tom for penger og bruke tusenvis av dollar for å forbedre hjemmekontoret. Men det er verdt å se nærmere på:

• Støydempende hodetelefoner, for å dempe lyden av ungdom hvis skolene stenger.
• En ny blåtann-høytaler, hvis du foretrekker å sprenge melodiene dine (fint nå som du er ute av kontoret).
• Smarte pærer for bordlampen/taklampene. De er morsomme, fancy og du kan justere lysstyrken til optimale nivåer for å redusere belastningen på øynene.
• EN mesh -nettverk kan bidra til å øke og spre det trådløse nettverket rundt i huset, som et Wi-Fi-relésystem.

Nå som det nye hjemmekontoret ditt er klart til å gå, kan du ikke la det komme til skrivebordets tilstand på jobben. Å holde det rent og organisert er fordelaktig av flere årsaker:

• Du hjelper til med å stoppe spredningen av COVID-19 og lignende virus.
• Et arbeidsområde fjernet fra rot kan forbedre produktiviteten.
• Støv kan påvirke respiratorisk helse, ikke bare ditt, men utstyret ditt også.
• Smuler og søl vil tiltrekke seg insekter. Tørk opp søl for å stoppe en angrep.
• Tørk av plassen rundt datamaskinen. Ventilasjonsåpninger elsker å suge inn støv og blokkere luftstrømmen. Dette vil føre til at datamaskinen går varm, noe som kan skade komponenter, redusere ytelsen og potensielt ødelegge den.

Skiller jobb og hjem

Det er viktig å skille jobb og hjemmeliv som du ville gjort hvis du fortsatt skulle på kontoret. Forplikt deg til en timeplan, arbeid dine vanlige timer og ta den tildelte lunsjpausen. Å jobbe hjemmefra betyr ikke å jobbe 24 timer i døgnet. Alt utenom de vanlige åpningstidene kan vente, helgene er fremdeles dine og ikke sjekke e -postene dine etter klokken fem.

Hold arbeidsstasjonen og kjøleplassene adskilt. Ikke begynn å se Netflix på hjemmekontoret ditt, ellers vil du synes det er vanskelig å forplikte seg til å jobbe. På samme måte må du ikke jobbe på sofaen - det er dit du går for å slappe av. Denne mentaliteten vil gjøre den midlertidige overgangen mye enklere, og du kommer tilbake til å slumre den i et trafikkork eller kollektivtransport klokken 06.00 før du vet ordet av det.

For å dele tankene dine eller stille et spørsmål, kan du besøke forumet CHOICE Community.

Besøk CHOICE Community