Als u Mail gebruikt, bent u waarschijnlijk goed op de hoogte van de functie voor automatisch aanvullen in de ontvangersvelden: begin met typen iemands naam, en Mail vult het voor u in, op basis van informatie in zowel uw adresboek als recent e-mails.
Meestal is deze functie geweldig. Voor mij kan het echter lastig zijn: ik heb een goede vriend die Jason heet, wat toevallig ook de voornaam is van iemand bij Macworld. Dus als ik niet oppas, kunnen e-mails die voor mijn vriend Jason zijn bedoeld, in plaats daarvan naar mijn collega Jason gaan - en hoe goed hij ook is, hij hoeft waarschijnlijk mijn "Hé, wil je vanavond 9-ball spelen?" e-mails, vooral omdat hij en ik ongeveer 600 mijl wonen deel!
Dus hoe voorkom je dit probleem? Het antwoord ligt in de functie Groepen van Adresboek. U ziet dat Mail niet alleen automatisch wordt aangevuld op basis van namen; het kan dit ook doen voor groepen in Adresboek. Dit is een goede algemene tip, die je misschien al kent: maak bijvoorbeeld een groep van je golfmaatjes, noem maar op
golfers, en je kunt ze allemaal een e-mail sturen in Mail door het simpelweg te adresseren aan golfers.Maar er is geen regel die zegt dat een groep uit meer dan één persoon moet bestaan, en je kunt dit feit gebruiken om het probleem met dezelfde naam in Mail op te lossen.
In mijn geval heb ik twee nieuwe groepen gemaakt in Adresboek (Bestand -> Nieuwe groep, of klik op het plusteken in de linker benedenhoek). Ik heb er een genoemd da baas (omdat hij dat wel is) en de ander wrx (wat het automerk is dat mijn vriend Jason bezit). Zoals je misschien al geraden hebt, sleepte ik het contactrecord van Jason Snell naar binnen da baas groep en de kaart van mijn vriend Jason in de wrx groep.
Nu in Mail, wanneer ik Jason een bericht wil sturen op Macworld, ik ga gewoon naar binnen da b in het veld Aan. Zodra ik die 'b' typ, vult Mail automatisch de groepsnaam aan. Als ik op Return druk, zie ik de e-mailadressen van alle leden van de groep. In dit geval betekent dat natuurlijk dat ik het e-mailadres van Jason Snell zie. Als ik mijn vriend Jason wil e-mailen, typ ik gewoon wrx en druk op Return.
Je zou kunnen denken dat het even duurt om typen 'af te leren' Jason, maar echt, ik heb de aanpassing vrij snel gemaakt. Kies gewoon groepsnamen die kort, uniek en gemakkelijk te onthouden zijn. Ik vind het het gemakkelijkst om de groepsnaam te onthouden als ik deze op de een of andere manier in verband breng met het individu, zoals in dit (echte) voorbeeld wordt getoond.
Geen enorme hint, maar het kan zeker een aantal potentieel gênante e-mailuitwisselingen voorkomen!