Dit is het verhaal van een e-mailjunkie die besloot dat een ouderwets e-mailprotocol de moeite waard was om naar terug te keren.
Vorige week heb ik mijn e-mail overgezet van POP e-mail naar IMAP. Als u niet bekend bent met die acroniemen, volgt hier de kern: POP-mail (Post Office Protocol) downloadt uw e-mail naar uw harde schijf, terwijl IMAP (Internet Message Access Protocol) alles - zelfs uw verzonden e-mail - op een server. Kortom, IMAP zorgt voor e-mailportabiliteit zonder dat u een webgebaseerde e-mailinterface hoeft te gebruiken. En in theorie kan elk e-mailadres POP of IMAP ondersteunen - de beheerder of internetprovider (ISP) hoeft alleen maar IMAP te ondersteunen.
De laatste keer dat ik IMAP gebruikte, was in 1998 en ik was bezig met het afronden van mijn studie. We gebruikten allemaal een Unix-programma genaamd pine, via een Unix-emulator genaamd Telnet, om toegang te krijgen tot onze e-mail. Ik rommelde wat rond met deze verouderde interface, en ik vond het geweldig om de Mac-gebaseerde client Eudora te ontdekken, die ik begon te gebruiken toen ik wegging naar de 'echte wereld'. Voor mij, naïef jong ding dat ik was, stelde ik IMAP gelijk aan de verouderde pijnboom via Telnet, en POP met Eudora en makkelijk te gebruiken.
En nu internetproviders over het algemeen alleen POP-e-mail aanbieden, lijkt het erop dat velen van ons (met uitzondering van academische instellingen) de goede oude IMAP zijn vergeten.
Terug naar het heden. Hier is wat deze recente crisis is begonnen: ik heb drie computers waarop ik regelmatig toegang tot e-mail moet hebben (een Windows-machine en twee Macs), dus mijn POP-e-mail was tot nu toe een complete puinhoop. Ik kon de e-mailberichten die ik zocht niet vinden, thuiswerken is een complete pijn en ik verspilde gigabytes ruimte op de harde schijf door e-mail te downloaden die ik op meerdere machines niet nodig had. Ik nam niet eens de moeite om mijn e-mail te archiveren. Om nog maar te zwijgen van het feit dat mijn Microsoft Entourage-database een enorme kolos was, die vaak crashte en vastliep.
En ik ben een van die rare mensen die altijd probeert het organiserende nirvana te bereiken. Mijn meest recente openbaring over het organiseren van mijn spullen, me gebracht door Merlijn Mann in zijn Macworld artikel “De make-over van de inbox”, was dat er een veel betere manier is om mijn e-mail te organiseren. (Sindsdien ben ik een obsessieve lezer van Merlin's geworden 43Mappen website.)
In feite houdt deze aanpak in dat u uw inbox leegmaakt in ongeveer zes mappen die u vervolgens afzonderlijk en vaak verwerkt. Ik heb het een week geprobeerd en besloot toen dat het veel beter werkte dan de e-mailmethode 'verzamelen en zoeken'. Als ik POP-mail gebruik, zijn mijn mappen natuurlijk niet op alle drie mijn computers beschikbaar.
Met IMAP kan ik al mijn e-mail op de e-mailserver van mijn bedrijf bewaren, samen met eventuele aangepaste mappen en mijn verzonden items. Ik kan nu mijn weg vinden door elke e-mailthread, ongeacht welke machine ik gebruik. De keerzijde van deze situatie, en een die veel mensen nerveus zou kunnen maken, is natuurlijk dat alles op een server wordt opgeslagen, tenzij je items naar je computer verplaatst. En er is opslagruimte. Uw mailserverbeheerder of ISP moet de opslaglimiet instellen en beslissen hoe strikt hij/zij zal zijn om ervoor te zorgen dat u zich eraan houdt.
Dit probleem met de opslaglimiet zou het bijna onmogelijk maken om de e-mailorganisatiemethode "Ik bewaar alles in mijn inbox en zoek ernaar wanneer ik het nodig heb" te gebruiken. Maar IMAP is perfect voor mijn nieuwe aanpak met zes mappen. Dit paradigma betekent dat ik sneller meer e-mail verwijder en dus minder opslagruimte gebruik.
Ik heb er veel meer vertrouwen in dat mijn e-mail goed wordt beheerd. Als iemand me nu wat tips kan geven om mijn berichten op berichten te houden terwijl ik Entourage, Mail.app en mijn webmail gebruik, ben ik een stap dichter bij verlichting.