Of u nu wilt dat bedrijfscorrespondentie een bepaald uiterlijk heeft of dat uw proefschrift de MLA-stijl moet volgen, u kunt gemakkelijk uren besteden aan het opmaken van Microsoft Word-documenten. Maar er is een snellere manier: klik binnen een alinea en pas een stijl toe. Het gebruik van stijlen is efficiënter dan het handmatig instellen van attributen. Stijlen zorgen ook voor een consistente opmaak en maken wijzigingen in het hele document in een handomdraai.
De elementen van stijl
Aan alles wat u in Word typt, is een stijl gekoppeld, meestal de standaardstijl Normaal (12-punts Times New Roman met enkele regelafstand en uitlijning links). Karakterstijlen individuele karakters, woorden of zinnen beïnvloeden; ze kunnen het lettertype en de kleur bevatten, evenals wijzigingen zoals vet en cursief. U kunt een tekenstijl gebruiken om ervoor te zorgen dat uw bedrijfslogo altijd rood is en een eigen lettertype heeft. Alineastijlen omvatten tekenopmaak, maar hebben ook invloed op regelafstand, tabs, uitlijning, lijstnummering en inspringing. U kunt een alineastijl gebruiken om ervoor te zorgen dat blokcitaten in een scriptie met dubbele regelafstand en een inch ingesprongen worden weergegeven.
De basis Word wordt geleverd met vooraf ingestelde stijlen voor alles, van kopteksten tot hyperlinks. Deze leven in uw Normal-sjabloon, waarop Word alle nieuwe documenten baseert, tenzij u anders opgeeft. Als u Microsoft's $ 239 Woord 2004 ( ), vindt u de sjabloon Normaal in uw gebruikersmap /Documenten/Microsoft-gebruikersgegevens.
Bekijk deze stijlen in het opmaakpalet (Weergave: opmaakpalet) door op het driehoekje naast Stijlen te klikken en vervolgens Alle stijlen te kiezen in het pop-upmenu Lijst (zie bovenste screenshot). Zorg ervoor dat je het terugzet naar Beschikbare stijlen als je klaar bent, anders lopen je menu's uit de hand. Selecteer Formaat: Stijl om stijlen nog beter te bekijken. Wanneer het dialoogvenster Stijl verschijnt, selecteert u Alle stijlen in het menu Lijst.
Pas een stijl toe U kunt een stijl toepassen met behulp van de werkbalk Opmaak (Weergave: Werkbalken: Opmaak) of het opmaakpalet. Om de werkbalk te gebruiken, selecteert u de tekst en selecteert u vervolgens een stijl in het pop-upmenu Stijl. Om tijd te besparen, drukt u op Command-shift-S om het menu Stijl te markeren. Gebruik de pijltoetsen omhoog en omlaag om door de beschikbare stijlen te bladeren en druk op Return om er een te selecteren. Het opmaakpalet biedt meer informatie, maar neemt meer schermruimte in beslag. Om er een stijl mee toe te passen, selecteert u uw tekst en klikt u op een stijl in de lijst Stijlen.
Gebruik het toetsenbord U kunt ook enkele van de meest gebruikte stijlen van Word toepassen met sneltoetsen. Om de stijl Normaal toe te passen, selecteert u de tekst en drukt u op Command-shift-N. Om een van de eerste drie kopstijlen toe te passen, selecteert u wat tekst en drukt u op Command-optie-1, -2 of -3. Om de stijl Lijst opsommingsteken toe te passen, selecteert u de tekst en drukt u op Command-shift-L.
Maak je eigen
Om uw eigen stijl te maken, maakt u eerst een alinea op zoals u dat wilt. Selecteer Opmaak: Lettertype om het dialoogvenster Lettertype weer te geven en opties in te stellen voor lettertype, grootte, kleur, enzovoort. Selecteer vervolgens Opmaak: Alinea en kies uitlijning, inspringing en spatiëring. (U kunt ook het opmaakpalet gebruiken.) Als alles klopt, klikt u ergens in de alinea en klik vervolgens op de knop Nieuwe stijl in het opmaakpalet (of selecteer Opmaak: stijl en klik vervolgens op Nieuw).
Het dialoogvenster Nieuwe stijl dat verschijnt, bevat al uw instellingen (zie onderste screenshot). Als u de stijl verder wilt verfijnen, klikt u op het pop-upmenu Formaat, selecteert u een optie zoals Lettertype of Tabbladen en past u de instellingen aan. Geef de stijl een naam, bijvoorbeeld Hoofdtekst of Hoofdkop. Voor stijlen die u vaak gebruikt, begint u namen met een nummer, bijvoorbeeld 1Body of 2Header, zodat ze bovenaan de lijst verschijnen. Overweeg ook om menu's helemaal te omzeilen; klik op Formaat en kies Sneltoets om de stijl een sneltoets toe te wijzen.
Een bijpassende set Als u een reeks gerelateerde stijlen maakt - een voor hoofdtekst, een andere voor koppen, een andere voor citaten - kunt u uzelf veel tijd besparen door nieuwe stijlen te baseren op een bestaande. Dit versnelt het maken van stijlen en zorgt ervoor dat ze consistent blijven. Als u de oorspronkelijke stijl wijzigt, worden de daarop gebaseerde stijlen bijgewerkt. (Dit kan een slecht ding ook, als je vergeet dat je al je stijlen op Normaal hebt gebaseerd en het lettertype hebt gewijzigd van Times New Roman in Krijtbord.)
Selecteer Formaat: Stijl, klik op Nieuw, kies de basisstijl uit het pop-upmenu Stijl op basis van en wijzig de instellingen indien nodig. Word slaat stijlen die u op deze manier maakt standaard op in het huidige document en als u dat document sluit, hebt u er geen toegang meer toe. Als u van plan bent de stijl vaak te gebruiken, sla deze dan op in uw normale sjabloon door de optie Toevoegen aan sjabloon onderaan het dialoogvenster Nieuwe stijl te selecteren. Op deze manier kunt u de stijl in elk nieuw document gebruiken.
Snelle veranderingen Af en toe wil je een stijl aanpassen, bijvoorbeeld wanneer je het gebruik van een bepaald lettertype beu bent, of wanneer je baas zegt dat je je koppen wat meer pit moet geven. Klik ergens in een opgemaakte alinea, selecteer vervolgens Opmaak: Stijl en klik op Wijzigen. Breng in het venster Stijl wijzigen dat verschijnt uw wijzigingen aan en klik vervolgens op OK om ze op te slaan. Dit is ook een snelle manier om opmaakwijzigingen in uw hele document aan te brengen. Pas de juiste stijl aan en de wijziging loopt als een waterval door uw document, waarbij tekst die is opgemaakt in andere stijlen onaangeroerd blijft.
Houd er rekening mee dat het soms geen goed idee is om de vooraf ingestelde stijlen van Word te wijzigen, omdat u mensen in verwarring brengt die verwachten dat deze stijlen er op de gebruikelijke manier uitzien wanneer ze uw documenten bewerken. Neem contact op met uw baas of werkgroep voordat u wijzigingen aanbrengt, om er zeker van te zijn dat u andere gebruikers niet hindert.
Deel en deel gelijk
Stel dat u het begrotingsrapport van dit jaar schrijft. U wilt dat het eruitziet als vorig jaar, maar u wilt ook beginnen met een nieuw, leeg bestand. Geen probleem: met Word kunt u stijlen kopiëren van en naar uw normale sjabloon en andere documenten. Dit is een goede manier om stijlen uit andere documenten te kopiëren of aangepaste stijlen te delen met collega's.
Selecteer Formaat: Stijl en klik vervolgens op Organizer. Klik op het tabblad Stijlen als dit nog niet is geselecteerd. U ziet twee lijsten: de lijst aan de linkerkant is voor uw huidige document (de koptekst luidt In Document Naam ), die aan de rechterkant is voor de sjabloon Normaal. Selecteer een stijl uit de huidige documentlijst en klik vervolgens op de knop Kopiëren om deze naar uw normale sjabloon te kopiëren. De stijl wordt nu weergegeven in uw werkbalk of palet Opmaak wanneer u Word opent. Selecteer een stijl in de lijst van de normale sjabloon en kopieer in de andere richting om een van uw stijlen aan een ander document toe te voegen.
Drie stijlproblemen opgelost
1. Ik heb enkele stijlen gemaakt, maar deze verschijnen niet in mijn nieuwe documenten. Hoe kan ik ze in al mijn documenten laten verschijnen? Wanneer u een stijl maakt, wordt deze opgeslagen alleen in het huidige document. Om het opnieuw te gebruiken in een nieuw document, moet u het opslaan in uw normale sjabloon (Word baseert nieuwe documenten hier standaard op). Nadat u een stijl hebt gemaakt, moet u ervoor zorgen dat u de optie Toevoegen aan sjabloon onder aan het dialoogvenster Nieuwe stijl selecteert. Wanneer u het document sluit, ziet u mogelijk een dialoogvenster waarin u wordt gevraagd of u de wijzigingen in uw normale sjabloon wilt opslaan. Klik op Opslaan, anders verlies je de stijl.
2. Mijn alineastijl begon plotseling een ander lettertype te gebruiken. Wat is er gebeurd? U hoeft niet naar het venster Stijl wijzigen te gaan (door Formaat: Stijl te selecteren en op Wijzigen te klikken) om een stijl te wijzigen. Met Word kunt u het ook on-the-fly doen. Helaas is dit gemakkelijk onbewust te doen. Als u bijvoorbeeld een koptekststijl maakt met 18-punts vet Arial en u wijzigt deze in uw document in 24-punts cursief Skia, zal Word de kenmerken van de geselecteerde tekst bijwerken net zoals de koptekststijl, als u de optie Automatisch bijwerken hebt geselecteerd in het dialoogvenster Nieuwe stijl of Stijl wijzigen. Automatisch bijwerken kan erg handig zijn, maar als je je stijlen niet op deze manier wilt wijzigen, zorg er dan voor dat je die optie niet hebt geselecteerd.
3. Het pop-upmenu Stijl van de werkbalk Opmaak lijkt een miljoen stijlen te bevatten. Kan ik het beperken tot degene die ik gebruik? Als dit menu uit de hand is gelopen, heb je waarschijnlijk op het menu Lijst in het opmaakpalet geklikt, selecteerde Alle stijlen om alle vooraf ingestelde stijlen van Word te zien en vergat vervolgens de optie weer in te stellen op Beschikbaar stijlen. Verwijder de overtollige stijlen door het opmaakpalet (Weergave: opmaakpalet) te openen, op het driehoekje naast Stijlen te klikken en Beschikbare stijlen te kiezen in het pop-upmenu Lijst.
[ Kirk McElhearn is de auteur van vele boeken, waaronder Alles doen met Mac OS X Tiger (McGraw-Hill Osborne, 2005). ]
Word wordt geleverd met veel handige vooraf ingestelde stijlen.Verspil geen tijd met het handmatig formatteren en opnieuw formatteren van tekst. Creëer een stijl met al je instellingen en je kunt ze met slechts één klik toepassen. Selecteer de optie Toevoegen aan sjabloon om de stijl beschikbaar te maken wanneer u een nieuw document maakt.