Apple heeft het proces van het maken van PDF-bestanden ronduit eenvoudig gemaakt. Waar je vroeger een aparte applicatie nodig had om grote, grafisch complexe documenten in dit handige formaat te destilleren, kun je dit nu rechtstreeks vanuit het OS X Print-venster doen door gewoon op een knop te klikken. Dat betekent dat het een makkie is om het eindejaarsrapport van uw bedrijf of een werfverkoopfolder (met de lay-out intact) ter beoordeling door te geven.
Maar om echt het meeste uit Adobe's Portable Document Format (PDF) te halen, heb je nog steeds de hulp van een aparte applicatie nodig, namelijk Adobe Acrobat 6.0 ($ 449 Professional of $ 299 Standard-editie; www.adobe.com). Van het toevoegen van commentaren van recensenten tot het creëren van effecten zoals inzoomen op foto's, het geeft u aanzienlijke extra mogelijkheden. Hier zijn zeven manieren om het in uw voordeel te gebruiken.
1. PDF's op maat knippen
PDF's die lang zijn of vol staan met afbeeldingen met een hoge resolutie, zoals brochures, kunnen uw internetverbinding behoorlijk belasten als u iets langzamer hebt dan een T1-lijn. Tenzij u een bestand verzendt om professioneel te worden afgedrukt, doet u iedereen een plezier en snijdt u het vet bij. Ga naar Bestand: Bestandsgrootte verkleinen. Maak het bestand compatibel met de meest recente versie van Acrobat voor de beste byte-shaving besparingen.
2. Stel de beginweergave in
Wanneer u een PDF-bestand met meerdere pagina's naar klanten of collega's verzendt, wordt standaard slechts één pagina weergegeven in het Acrobat-venster. Dat maakt het erg gemakkelijk voor hen om de rest te missen. Het Pages-paneel is de oplossing.
Ga naar Bestand: Documenteigenschappen en klik op Eerste weergave in de linkerkolom. Kies onder Documentopties de optie Pagina's en Pagina in het menu Tonen, Enkele pagina in het menu Pagina-indeling en Passend in breedte of Passend op pagina (afhankelijk van uw document) in het menu Vergroting. Klik op OK en sla je bestand op. De volgende keer dat dat document wordt geopend, neemt de eerste pagina het grootste deel van het Acrobat-venster in beslag, maar de kijker ziet ook miniaturen van de andere pagina's aan de linkerkant.
Als uw documenten door een groep mensen worden beoordeeld, zult u de mogelijkheid van Acrobat om opmerkingen aan PDF-bestanden toe te voegen waarderen. Maar hoe meer reacties je hebt, hoe onhandelbaarder ze kunnen worden. Hier zijn enkele minder bekende manieren om ze te besturen in versie 6.0.
Toon of verberg opmerkingen op basis van vinkjes die alleen voor jou zichtbaar zijn. (Deze discretie is handig wanneer vinkjes aangeven dat u de bijdragen van uw baas afkeurt.) Om een voor-je-ogen-alleen vinkje, control-klik op de opmerking en kies Markeer met vinkje uit het resulterende drop-down menu. Voor een mening die iedereen kan zien, control-klikt u op de opmerking, selecteert u Markeren met vinkje, control-klik opnieuw, kies Status instellen en selecteer vervolgens een status: Geaccepteerd, Afgewezen, Geannuleerd of Voltooid. Voor die keren dat je er absoluut zeker van wilt zijn dat een opmerking niet verder circuleert, control-klik je erop en kies je Opmerking verwijderen in het vervolgkeuzemenu.
4. Claim uw snelkoppelingen terug
De meeste mensen die sneltoetsen gebruiken, doen dit om tijd te besparen. Daarom is het bijzonder irritant wanneer snelkoppelingen veranderen en u tijd moet besteden aan het herzien van uw methoden. Wanneer u een willekeurige versie van Acrobat 6.0 start, lijken sneltoetsen met één toets, zoals H voor het gereedschap Handje en V voor het gereedschap Tekst selecteren, niet te werken. Maar je kunt ze nieuw leven inblazen. Ga naar Voorkeuren (Command-K): Algemeen en selecteer de Gebruik Single-Key Accelerators om toegang te krijgen tot Tools keuze.
5. Verban Acrobat uit Microsoft Office
Als u Acrobat 6.0 Professional en Microsoft Office v. X heeft u misschien een kleine Acrobat PDF-werkbalk opgemerkt in Excel, PowerPoint en Word. Het bestand dat verantwoordelijk is voor deze werkbalk kan beschadigd raken, waardoor periodieke problemen ontstaan, zoals tragere prestaties. Als u de werkbalk permanent wilt verwijderen, zoekt u op uw Mac naar alle exemplaren van PDFMaker.xla, PDFMaker.ppa en PDFMaker.dot en verwijdert u die bestanden. U zult de Acrobat PDF-werkbalk nooit meer in Office-apps zien.
6. Zoom in op de afbeelding
Stel dat u werkt aan een navigatiehandleiding in Acrobat. U wilt een close-up van een kaart samen met het geheel laten zien, maar er was geen close-up in de oorspronkelijke lay-out. Er zijn twee manieren waarop u een kijker kunt helpen in te zoomen. De ene is eenvoudig; de meer complexe versie staat in de volgende tip.
Ga naar Beeld: Navigatietabs: Bladwijzers. Gebruik het gereedschap Inzoomen (het lijkt op een vergrootglas) om in te zoomen op het gedeelte van de kaart dat een close-upweergave verdient. Klik in het deelvenster Bladwijzers aan de linkerkant op Opties en selecteer Nieuwe bladwijzer. Verander de naam van de bladwijzer van Zonder titel in iets dat het doel aangeeft, zoals Close-up van Mammoth Hot Springs. Nu kunnen kijkers van uw PDF op deze bladwijzer klikken om in te zoomen.
7. Maak geavanceerde zoombewegingen
Hier leest u hoe u een deel van een PDF-pagina, zoals een kaart, verandert in een sneltoets (compleet met een beschrijvende tooltip) waarop kijkers kunnen klikken om in te zoomen. Ga naar Beeld: Navigatietabs: Bestemmingen. Ga in het resulterende deelvenster Bestemmingen naar Opties: Document scannen. Selecteer vervolgens Opties: Nieuwe bestemming. Klik op Untitled en geef de bestemming een toepasselijke naam, zoals Old Faithful Close-up. Klik op het gereedschap Inzoomen en vul het scherm met het gebied dat u van dichtbij wilt weergeven. Control-klik op de naam van uw bestemming in het deelvenster Bestemmingen en kies Bestemming instellen.
Ga nu naar Tools: Advanced Editing: Formulieren: Show Forms Toolbar. Klik op het knoppictogram in de werkbalk Formulieren en u ziet een dradenkruis verschijnen op de PDF. Teken een rechthoek rond het gebied waarop u wilt inzoomen. Het dialoogvenster Knopeigenschappen verschijnt. Geef op het tabblad Algemeen de knop de naam Old Faithful Close-up, schrijf een tooltip (zoals "Klik hier om in te zoomen op de Old Faithful-kaart") en stel het veld Formulier in op Zichtbaar maar wordt niet afgedrukt.
Klik nu op het tabblad Uiterlijk. Kies een geschikte randkleur en -dikte, maar kies Geen kleur als vulkleur. Kies in het gedeelte Tekst de lettergrootte, tekstkleur en het lettertype die het beste bij uw kaart passen. Klik op het tabblad Opties. Stel het menu Lay-out in op Alleen label, het menu Gedrag op Duwen en het menu Staat op Omhoog.
Klik op het tabblad Acties. Selecteer de trigger Muis omhoog en de actie Ga naar een pagina in dit document. Klik op de knop Toevoegen en selecteer de optie Benoemde bestemming gebruiken. Klik op de knop Bladeren en selecteer Old Faithful Close-up (of hoe je je bestemming ook hebt genoemd). Klik tweemaal op OK; klik dan op Sluiten. De volgende keer dat u het document opent, is de sneltoets actief (zie "Bekijken").