Hoewel Office 2004 van Microsoft pas halverwege dit jaar in de winkelrekken ligt, kregen we een voorproefje van de nieuwe functies. En deze toevoegingen - van een commandocentrum voor gerelateerde correspondentie, agenda's en bestanden tot een audiorecorder die je typende vingers rust geeft - maakten behoorlijk indruk. Bekijk de volgende versie van een van de belangrijkste programmasuites voor de Mac.
Projectcentrum
De grootste toevoeging in Office 2004 - een organisatietool genaamd Project Center - bevindt zich in Entourage. Maar er is meer in Project Center dan e-mail. Het strekt zich uit over Word, Excel en PowerPoint en biedt één plek om naar documenten, spreadsheets, presentaties en e-mailberichten te gaan die verspreid staan over uw harde schijf. Project Center vormt de kern van de inspanningen van Microsoft om het organiseren en beheren van informatie met Office eenvoudiger te maken.
Project Center breidt bestaande functies uit en combineert de PIM-mogelijkheden van Entourage - contactgegevens, agenda's en takenlijsten - met directe toegang tot belangrijke bestanden. En het koppelt gerelateerde items: u kunt e-mails over een specifiek project zien naast een kalender met vergaderingen, afspraken, taken en vervaldata voor dat project. U kunt automatische regels instellen die projecten koppelen aan nieuwe e-mailberichten zodra ze in uw inbox terechtkomen. En u kunt projecten delen met andere Entourage 2004-gebruikers.
Aan de slag
De vier schermen van de New Project Wizard helpen u bij het opzetten van een project. In het eerste scherm geef je het project een naam, stel je vervaldata in en voer je aantekeningen voor jezelf in. U kent ook een kleur en een pictogram toe aan uw project, waardoor het gemakkelijker visueel te identificeren is. In het tweede scherm maakt u Project Watch Folders en importeert u items in de projectmap. Het derde scherm helpt je bij het instellen van regels voor het automatisch toevoegen van gerelateerde e-mailberichten aan een projectmap zodra ze in je inbox aankomen. Het laatste scherm is een overzichtsvenster met helpinformatie.
Slechts een klik verwijderd
Ook wanneer je in Word, Excel of PowerPoint werkt, is Project Center binnen handbereik. Een Project Toolbox verschijnt in de andere Office-applicaties (u opent deze via het menu Beeld of door op een pictogram in de werkbalk te klikken). Het bevat bijna alle informatie die u krijgt van het tabblad Overzicht van Project Center: een dagelijkse planning, een takenlijst, een notitievenster en een lijst met nieuwe en recente e-mail. Met een knop onderaan de werkbalk kunt u direct naar Project Center springen.
De grote afbeelding
Het tabblad Overzicht van Project Center geeft u de status van vele aspecten van een project. Een zevendaagse kalender toont gerelateerde afspraken en vergaderingen voor elke week. Twee kolommen onderaan het scherm bieden snelle, aanpasbare toegang tot alles, van e-mail tot achterstallige taken.
Projectcentrum Thuis De knop Projectcentrum is waar de knop Aangepaste weergaven zich vroeger bevond. Maar Custom Views is niet helemaal verdwenen; het maakt deel uit van het voorbeeldvenster aan de linkerkant van het Entourage-venster.
Kleur gecoördineerd Elk project in Project Center krijgt zijn eigen kleur. Alles wat bij dat project hoort, heeft een stip van die tint.
Aangepaste weergaven U kunt bepalen welke soorten informatie in Project Center worden weergegeven, bijvoorbeeld Recente items, Vervaldatum deze week, Verleden Vervallen, Categorieën, Nieuwe e-mail, Nieuwe en recente e-mail, Belangrijke contacten, MSN Messenger-contacten, Recente notities en Recent Bestanden.
Foto-ID Door een logo of afbeelding aan uw project toe te wijzen, kunt u het project snel identificeren wanneer het verschijnt op plaatsen zoals een Project Toolbox.
Deel uw werk Klik gewoon op de Share-knop om andere Entourage 2004-gebruikers e-mailberichten, agenda's, taken, bestanden, knipsels, contacten en notities te laten bekijken via een netwerkserver. Als u een deel van uw project niet wilt delen, deselecteert u dat item gewoon. Alleen uitgenodigde gebruikers kunnen uw gedeelde materiaal zien.
Het laatste aftellen Project Center houdt bij hoeveel dagen er nog resteren tot de vervaldag van een project.
Sla je werk op Met de knop Back-up kunt u een back-up maken van projecten en deze archiveren - een erg handige functie als iets eenmaal is voltooid. U kunt voltooide projecten archiveren in een apart databasebestand en ze vervolgens uit Entourage verwijderen.
Gemakkelijke toevoeging Klik op de knop Toevoegen om bestanden in een project te importeren, zelfs niet-Office-bestanden. Klik op de knop Verwijderen om een bestand op uw harde schijf te bewaren maar uit een project te halen.
Vastgoedbeheer Hier wijzigt u de vervaldatum of het pictogram van een project.
Maak er een aantekening van Gebruik dit venster om herinneringen en memo's op te schrijven.
Blijf in de gaten Met Watch Folders, weergegeven door pictogrammen in de rechter benedenhoek van Project Center, kunt u belangrijke e-mail en documenten in de gaten houden. De Entourage Watch Folder - het pictogram met het Entourage-logo - is een map in Entourage's Mail-weergave die wordt gemaakt bij elk project dat u start. Door een e-mailbericht in uw Entourage Watch Folder op te slaan, wordt het gekoppeld aan een specifiek project. De Project Watch-map is voorzien van een Finder-logo en linkt naar een map op uw harde schijf waar u alle projectgerelateerde bestanden opslaat. (Deze bestanden verschijnen ook in de weergave Bestanden van Project Center.) Wanneer u een project start, kunt u automatisch een bewaakte map maken of een bestaande map op uw harde schijf selecteren.
Andere visies
Naast Overzicht heeft Project Center nog zes andere tabbladen waarmee u specifieke informatie over uw projecten kunt bekijken. U kunt deze tabbladen gebruiken om op de hoogte te blijven van die kleine details die een groot verschil kunnen maken in uw werk.
Schema Dit tabblad geeft u een meer diepgaande projectkalender, met de optie van dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse weergaven. U kunt ook alle kalendergebeurtenissen weergeven of alleen de gebeurtenissen die aan een project zijn gekoppeld. Schedule heeft ook een takenlijst, waar u taken kunt doorstrepen terwijl u ze voltooit.
Mail Ga naar dit tabblad om alle e-mailcorrespondentie te zien die aan een project is gekoppeld. Net als in uw Entourage-inbox kunt u e-mailberichten lezen, beantwoorden en doorsturen.
Bestanden Op dit tabblad ziet u lijsten met de diverse documenten die u in een project hebt geïmporteerd, hun wijzigingsdatums en hun bestandstypen. Het tabblad Bestanden heeft zijn eigen knoppen Delen, Toevoegen en Verwijderen, samen met een knop Verzenden waaraan een geselecteerde bestand naar een e-mailbericht en verzendt het, zodat u geen nieuw bericht hoeft te maken en het document.
Contacten Dit tabblad lijkt op het adresboek van Entourage, maar bevat alleen projectspecifieke contactpersonen. Dankzij de integratie met MSN Messenger kun je chatten met contacten via de instant-messaging-client van Microsoft.
Knipsels Op het tabblad Knipsels staan items uit het plakboek - een nieuwe functie van Office -. Dit tabblad geeft u snel toegang tot alle tekst- en grafische knipsels die u hebt opgeslagen.
Notities Dit tabblad geeft u toegang tot projectgerelateerde plaknotities die zijn gemaakt met de functie Notities van Entourage.
Notitieblok-indelingsweergave
De meesten van ons zijn bang voor vergaderingen, vooral vergaderingen waarin we aantekeningen moeten maken. Het is niet dat we lui zijn. Het is alleen dat we bijna altijd nalaten iets belangrijks op te schrijven, en we hebben een cryptoloog nodig om onze eigen krabbels te ontcijferen.
Word 2004 heeft tot doel de "vergaderfobie" te verminderen met zijn nieuwe Notebook Layout-weergave. In wezen een verbeterde overzichtsweergave, verandert de Notebook Layout-weergave uw laptop in een notitiemachine door u een audiostream van een vergadering of lezing in een open Word-document te laten insluiten. Terwijl u typt, koppelt Word uw aantekeningen aan wat er op dat moment wordt opgenomen. Als u later vergeet of u Bill of Bill Carl moet bellen, kunt u op het audiopictogram naast het Bill-item klikken en direct naar dat deel van de vergadering springen.
Audionotities-werkbalk De werkbalk Audionotities, die alleen toegankelijk is in de weergave Notitieblokindeling van Word, bevat besturingselementen voor het insluiten van audio in uw document. U kunt de opname starten, stoppen en pauzeren, het ingangsvolume aanpassen en audio afspelen.
Vanuit deze werkbalk kunt u ook de grootte van een bestand controleren. Volgens Microsoft voegt een opname van 60 minuten in MPEG-4-formaat ongeveer 6 MB toe aan een Word-document. (U kunt audio ook opslaan in AIFF of WAV.) U kunt opgenomen audio als een afzonderlijk bestand exporteren of volledig verwijderen om een afgeslankte versie van het document te krijgen.
Snelzoeken Typ een woord in het vak Snel zoeken en druk op enter, en Word markeert alle instanties van die term in het overzicht.
Markeringen opnemen Om naar een specifieke plaats in opgenomen audio te gaan, klikt u op het luidsprekerpictogram naast de relevante notitie. Word speelt de audio af vanaf het punt waarop u de notitie hebt ingevoerd.
Slechts één klik Open de Notebook Layout-weergave door te klikken op de Notebook Layout View-knop onderaan het venster of door Notebook Layout te selecteren in het View-menu.
Let op vlaggen U kunt herinneringen in paginamarges noteren. Terwijl u typt, gebruikt u de notitievlaggen van het palet Opmaak om tekst aan taken te koppelen: markeer belangrijke punten, voeg vervolgvragen toe, maak een to-do, koppel taken aan uw Entourage-agenda, enzovoort.
Sectie tabbladen Met de functie Sectietabbladen kunt u notities onderverdelen in gerelateerde onderwerpen. Een student kan bijvoorbeeld de geschiedenislezingen van een semester in één document bewaren en aan het begin van elke les een nieuw tabblad maken. Dan kon ze bij het studeren voor een toets snel naar het betreffende college springen. Klik op het plusteken (+) om een nieuw sectietabblad te maken.
Tabbladen verschijnen alleen in de weergave Notitieblokindeling. Wanneer u terugschakelt naar de normale weergave, verschijnen secties met tabbladen opeenvolgend, gescheiden door sectie-einden.
Uitgebreide opmaak
In de weergave Notitieblokindeling ziet u een paar nieuwe koppen onder het traditionele palet Opmaak: Opmerking Vlaggen voor het markeren van vervolgtekst, instellingen voor de notitieboekregels van het document en sorteeropties voor overzicht artikelen. Je zult ook veel van de organisatorische commando's van de oude werkbalk Overzicht vinden.
Opmerking niveaus Om de Notebook Layout-weergave echt nuttig te maken, moet u wennen aan de manier waarop tekst in tekst hiërarchisch wordt georganiseerd. De sectie Nootniveaus van het palet Opmaak biedt gemakkelijke toegang tot belangrijke overzichtsfuncties: overzichtsonderwerpen promoveren of degraderen, genummerde lijsten of lijsten met opsommingstekens maken, en meer. (U kunt voor deze taken ook de traditionele toetsenbordcommando's gebruiken.) Terwijl u items reorganiseert, beweegt alle bijbehorende audio mee.
Pagina-indelingsweergave in Excel
Met de nieuwe Page Layout-weergave van Excel, die debuteert op de Mac, kunt u uw Excel-bestanden bekijken met dezelfde details die u gewend bent te zien in de Page Layout-weergave van Word.
Marginale verbeteringen U kunt snel de marges van uw document bewerken en zien hoe wijzigingen uw afdruk zullen veranderen.
Van koptekst naar voettekst U kunt de kop- en voetteksten van uw document bekijken en bewerken in de paginalay-out.
Een beter zicht In de weergave Pagina-indeling bevat het palet Opmaak instellingen die voorheen alleen beschikbaar waren in het dialoogvenster Pagina-instelling. Nu kunt u snel schakelen tussen staande en liggende modi, uw document schalen zodat het op een vast aantal pagina's of om af te drukken met een bepaald percentage, en rasterlijnen en koppen aan en uit te zetten uit.
Plakboek
In OS 9 fungeerde het Scrapbook-hulpprogramma als een permanent klembord - je kon bijna elk item aan het Scrapbook toevoegen en het later weer ophalen voor gebruik ergens anders.
Office 2004 gaat old-school met zijn nieuwe Scrapbook-functie, beschikbaar via het nieuwe Toolbox-palet. U kunt tekst en grafische weetjes in het plakboek opslaan door ze vanuit een willekeurige Office-toepassing naar binnen te slepen. Als je een item eenmaal in het plakboek hebt geplaatst, is het er altijd wanneer je het nodig hebt, bijvoorbeeld als je een foto in PowerPoint hebt geplaatst maar deze nu opnieuw moet gebruiken in Word.
In en uit Verplaats items in een oogwenk naar en uit het plakboek met deze knoppen, waarmee u een geselecteerde kunt toevoegen item naar het plakboek, plak een plakboekitem in uw document en verwijder items uit het plakboek.
Sorteren en zoeken Office 2004's Scrapbook doet het oude Apple Scrapbook beter door sorteren en zoeken mogelijk te maken. U kunt trefwoorden toewijzen aan items en items toewijzen aan categorieën en projecten. Met behulp van de twee pop-upmenu's kunt u een Scrapbookitem bekijken op aanmaakdatum, trefwoord, titel, grootte, aanmaaktoepassing en project.
Blijf georganiseerd De sectie Organiseren verandert het plakboek in een miniatuur mediadatabase. Door trefwoorden, categorieën en projecten aan uw Scrapbookitems toe te voegen, zijn ze later gemakkelijker terug te vinden.
Ken je rechten
In de Windows-versie van Office 2003 introduceerde Microsoft Information Rights Management (IRM). Het bedrijf prees IRM aan als een manier om het afdrukken, doorsturen en kopiëren van e-mailberichten en Office-documenten te beperken. Mac-gebruikers konden geen met IRM beveiligde bestanden maken of openen, en dat is nog steeds het geval. En sommige mensen die Office op Windows gebruiken, zijn ook niet op de hoogte. Om de beveiligde bestanden te maken, moeten Windows-gebruikers de Professional- of de Professional Enterprise-versie van de 2003-suite hebben. Om IRM-beveiligde bestanden te bekijken, moeten Windows-gebruikers beschikken over Office 2003 of een door Microsoft geleverde viewer.
Prijs bescherming
Office 2004 kost hetzelfde als de vorige versie van de suite, voor alle drie de edities die afgelopen najaar door Microsoft zijn geïntroduceerd.
De Standard Edition van Office 2004 — die alle vier de Office-toepassingen bevat — wordt verkocht voor $ 399. De Professional Edition van $ 499 bevat dezelfde programma's, evenals de nieuwste versie van Virtual PC met Windows XP Professional. De prijs van de Student and Teacher Edition blijft $ 149, waarbij gebruikers de suite nog steeds op maar liefst drie Macs kunnen installeren.
Als u Office v. X vóór 30 juni 2004, Office 2004 kost u weinig tot niets. Upgraden naar dezelfde editie is gratis; upgraden van de v. X Standard Edition naar de Professional Edition uit 2004 kost $ 90. Als u de academische editie van v. X kost een upgrade naar de Standard Edition van 2004 $ 90 en een upgrade naar de Professional Edition $ 129. Upgradeprijzen voor geregistreerde gebruikers van Office 98 blijven ongewijzigd: $ 329 voor de Professional Edition en $ 239 voor de Standard Edition.