Een van de sterke punten van FileMaker Pro is dat het een organisch ontwerp mogelijk maakt: het is gemakkelijk om FileMaker Pro-databases aan te passen, en ze hebben de neiging om in de loop van de tijd te groeien en te veranderen naarmate de behoeften van hun gebruikers veranderen. Aan de andere kant kan deze flexibiliteit frustrerend zijn: een eenvoudige database moet vaak worden herwerkt om toevoegingen of uitbreidingen mogelijk te maken.
Terugkeren naar een database na een lange pauze begint vaak met het gekmakende proces om de database helemaal opnieuw te moeten leren kennen. U vergeet welke scripts wat doen, waarom u een veld met de naam "rt077" hebt gemaakt en of uw baas al dan niet toegang moet hebben tot uw beheerderslay-out. Na een paar ontwerpcycli in de loop van de tijd, worden sommige databases ondoorgrondelijke lappendeken van scripts, velden, relaties en lay-outs.
Met deze uitdagingen zal iedereen worden geconfronteerd, behalve degenen die de eenvoudigste databases gebruiken. Door goede gewoonten voor het ontwerpen van databases te oefenen, kunt u met meer geavanceerde ontwerpers werken, uw werk bijhouden en veel tijd besparen. Volg deze tien tips en u zult beter in staat zijn om de behoeften van uw database bij te houden.
Tip 1: Gebruik ID-nummers
Het eerste dat u moet doen bij het maken van een nieuwe database - zelfs een waarvan u zeker weet dat deze maar twee velden en geen scripts heeft - is een identificatieveld maken. Om dit te doen, definieert u een nummerveld en stelt u in de Opties een automatisch ingevoerd serienummer in.
Met dit ID-nummerveld kunt u individuele records bijhouden. Als u later gegevens exporteert, relaties tussen databases opzet of gewoon een specifiek record probeert te vinden, is dit ID-nummer van onschatbare waarde. Je gebruikt het misschien nooit, maar op de dag dat je het nodig hebt, kan het je spek redden.
Sommige ontwerpers van FileMaker Pro houden ID-nummers graag op een vast aantal cijfers. De meeste ontwerpers en gebruikers werken graag met ID-nummers van ongeveer zes cijfers.
Een ander belangrijk ding om te onthouden over ID-nummers is dat u altijd, altijd gebruik getallen, geen tekst, om relaties tussen databases tot stand te brengen. Spelfouten en typefouten komen maar al te vaak voor in gewone tekst.
Tip 2: voeg gebruikers- en datumgegevens toe
Door bij te houden wie wanneer gegevens invoert, kunt u fouten beter corrigeren en - indien nodig - problemen isoleren. Ook als u ooit gegevens in een ander systeem moet importeren of gegevens naar een nieuwe database moet migreren, is deze informatie van onschatbare waarde.
Om deze informatie bij te houden, definieert u twee tekstvelden en voert u automatisch de naam van de maker en de naam van de modifier in. Doe hetzelfde met Datums maken en wijzigen. Als je echt je bases wilt dekken, voeg dan nog een set velden toe voor Tijden maken en wijzigen.
Deze velden (vooral de twee tijdvelden) lijken in eerste instantie misschien overdreven, maar als je ooit een database vanaf een back-up, of migreer gegevens van of naar een systeem met tijdstempel, deze velden zullen uw gegevens opslaan leven. Dit zijn ook velden die niet met terugwerkende kracht kunnen worden toegepast: vanaf de eerste dag dat uw database bestaat, kan deze u vertellen wanneer en door wie een record is gemaakt en/of gewijzigd. Deze velden zullen uw bestandsgrootte vergroten, maar zijn een beetje een noodzakelijke verzekering voor de toekomst.
Tip 3: Bouw een sjabloondatabase
Het creëren van nieuwe databases kan vervelend zijn: ID-velden bouwen, gebruikersinterfaces instellen en standaard trackingvelden steeds opnieuw definiëren wordt oud.
Maak uw leven eenvoudig om tijd te besparen: bouw een enkele database om als sjabloon te gebruiken. Voeg een ID-veld toe, definieer de Tracking-velden maken en wijzigen en bouw uw favoriete interface met detail- en lijstweergavelay-outs. Zorg ervoor dat alles perfect is, compleet met lay-outkleuren en beveiligingsopties. Sla het bestand dan ergens op je harde schijf op en stel het in als briefpapier. (Om dit te doen, markeert u het bestandspictogram, kiest u Info ophalen in het menu Bestand van de Finder en vinkt u het vakje Stationery Pad aan.) Elke keer dat u dubbelklikt op uw bestand - voila! - je bent uren bezig met het project.
Tip 4: Denk vooruit over beveiliging
Beveiliging in FileMaker Pro wordt gecompliceerd, vooral als u met meerdere, relationele databases gaat werken. U moet de gebruikers- en groepsinstellingen wijzigen voor elke database in uw systeem. Sommige complexe FileMaker Pro-systemen kunnen meer dan een dozijn databases bevatten.
Bespaar uzelf veel tijd en gemuiswerk: anticipeer op de beveiligingsbehoeften van uw gebruiker en stel wachtwoorden en groepen in uw sjabloonbestand in. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u slechts één wachtwoord wilt hebben voor het gebruik van de database en een ander voor het bewerken van het ontwerp. U vindt deze opties onder Bestand: Toegangsrechten. Eenmaal vastgelegd in uw sjabloonbestand, verspreiden deze wachtwoorden zich over uw systeem terwijl u duplicaten van het bestand maakt.
Tip 5: Gebruik naamgevingsconventies
Over zes maanden heb je geen idee waar StAds voor staat Adres. Veld-, script- en andere namen kunnen snel verwarrend worden. Als je je database probeert door te geven aan een nieuwe ontwerper, zal hij of zij echt geen idee hebben wat sommige namen betekenen als je ze niet duidelijk labelt. Om dit soort verwarring te voorkomen, moet u naamgevingsconventies aannemen en vasthouden.
Ten eerste, niet afkorten. FileMaker werkt perfect met lange namen. Kies voor duidelijkheid met veldnamen zoals Factuurnummer en Klantnaam, en scriptnamen zoals Ga naar maand Rapportindeling en Sorteren op datum.
Ten tweede, houd uw velden op orde door alfabetisch te denken. Met FileMaker kunt u een aangepaste volgorde van velden instellen in het dialoogvenster Velden definiëren, maar het is een gok dat u vergeet velden handmatig te positioneren, of dat iemand anders misschien niet dezelfde organisatie volgt regeling. Gebruik een low-tech oplossing en vertrouw op het alfabet. Probeer in plaats van Voornaam en Achternaam als veldlabels Contactnaam Voornaam en Contactnaam Achternaam. Deze zullen alfabetisch naast elkaar sorteren en zullen iedereen die kan lezen in staat stellen om uw organisatieschema te raden. Het maakt ook sorteren mogelijk als uw gegevens op een bepaald moment worden geëxporteerd met de veldlabels.
Tip 6: Nest je scripts
Een van de moeilijkste dingen bij het beheren van een FileMaker Pro-database — of een reeks gerelateerde databases — is bijhouden welk script wat doet. Geef eerst uw scripts een naam in taal die duidelijk is voor u en uw gebruikers. Probeer daarnaast complexe, uit meerdere stappen bestaande scripts op te splitsen in meerdere kleinere scripts. Dit zal op twee fronten helpen: je zult beter in staat zijn om de logica van een script met meerdere stappen te volgen, en je zult indien nodig ook individuele stappen kunnen hergebruiken.
Let hier op het hoofdscript gevolgd door kleinere stappen. Gebruik in het script Rapporten samenstellen de opdracht Script uitvoeren om andere, geneste scripts te activeren.
Met deze eenvoudige techniek kunt u één functie voor een script behouden. In plaats van een script te bouwen dat een berekening uitvoert, enkele records sorteert, lay-outs wijzigt en een rapport bijwerkt, kunt u vier duidelijke scripts schrijven die, op naam, direct begrijpelijk zijn.
Tip 7: Gebruik scheidingslijnen
Ooit de scheidslijnen in uw toepassingsmenu's opgemerkt? (Bekijk uw FileMaker-menu Bestand voor voorbeelden van deze regels.) Deze eenvoudige visuele hint helpt gebruikers georganiseerd te blijven sinds het eerste Mac OS. Als u een koppelteken gebruikt als scriptnaam in het scriptmenu, wordt er een menuscheiding gemaakt. Dit maakt het bouwen en gebruiken van databases eenvoudiger voor u en uw gebruikers.
Let op het verschil tussen deze twee menu's.
{imageref(“scriptmenuafter”, rand:”0″)}
Die met de scheidingslijnen is veel gemakkelijker te volgen en u kunt meer scripts toevoegen zonder dat het menu er te lang uitziet of te verwarrend is voor uw gebruikers.
Opmerking is een eenvoudig scriptcommando waarmee u een groot deel van uw denkkracht voor andere dingen kunt gebruiken. Je vindt het onderaan je ScriptMaker-opdrachten. Gebruik het als de eerste opdracht van een script om te beschrijven wat een bepaald script doet. Dit kan zo eenvoudig zijn als "Dit script sorteert op voornaam, achternaam en middelste initiaal van de gebruiker" tot zoiets gedetailleerds als het uitleggen van de logica van een als-dan-lus. Ik heb gemerkt dat het het beste is om een script te starten met een enkele opmerking, in plaats van het script zelf onoverzichtelijk te maken.
Tip 9: Maak een documentatielay-out
Het documenteren van je werk is belangrijk. Overweeg de tijd te nemen om een documentatielay-out te maken waarin elk veld in uw database wordt uitgelegd.
Schrijf naast elk veld gewoon een uitleg van wat dat veld doet en waarom het er is. Als je begint met ontwerpen, is het gemakkelijk om deze stap over te slaan, maar vasthouden aan deze gewoonte zal wonderen doen om je georganiseerd te houden. Het is ook zeer attent om een documentatielay-out op te nemen wanneer u uw database aan iemand anders doorgeeft.
Tip 10: Denk vooruit met bestandsnamen
Met FileMaker kunt u meer dan één database aan elkaar koppelen in een gerelateerd systeem. Helaas, als je eenmaal meer dan één bestand hebt gerelateerd, kan het gemakkelijk in de war raken als je een van je bestanden hernoemt. U loopt het risico relaties te verbreken als u de naam van bestanden wijzigt.
Het gemakkelijke antwoord is om bestanden niet te hernoemen. Denk vooruit met uw bestandsnamen. Het is handig als u elke gerelateerde (onderliggende) database begint met een voorvoegsel om aan te geven dat deze bij een andere database hoort.
Dit maakt het ook gemakkelijker voor mensen om te herkennen welke database ze via een netwerk moeten lanceren als u op kantoor werkt.
De meeste van deze tips zijn gericht op het besparen van tijd en het soepel laten verlopen van uw database-ontwerpproces. Breng deze gewoonten tot stand met elke database die u ontwerpt, en u zult merken dat zelfs de recepten van uw moeder database kan uitgroeien tot een gerelateerde database met vijftig bestanden die wordt gebruikt om legioenen chef-koks te ondersteunen wereldwijd.
FileMaker Pro-consultant SCOTT LOVE probeert nog steeds de malle interface die hij meer dan tien jaar geleden voor zijn eerste professionele database bouwde, te leven.