TextUS.biz's Receptioniste app werkt volgens een eenvoudig principe: de meeste bedrijven, zelfs grotere bedrijven, hebben niet langer fulltime receptionisten in dienst die bij de receptie zitten te wachten tot iemand het kantoor binnenkomt. Of u nu werkt in kleine, gedeelde, collaboratieve werkruimten, een middelgroot bedrijf of zelfs een grotere onderneming, het is nogal waarschijnlijk ben je op zoek naar een eenvoudige manier om in contact te komen met je klanten, verkopers en bezorgers wanneer ze bij de bezorger aankomen receptie. Receptioniste maakt iPad-gebaseerde receptie bijna menselijk.
Receptioniste is een puzzel in twee stukjes. De eerste is een gratis iPad-app genaamd Receptionist, de tweede is een TextUS.biz receptioniste rekening. De eerste biedt de touchscreen-interface die uw klanten gebruiken om hun komst aan te kondigen, de laatste biedt de backend-gegevens die bepalen wat uw klanten zien.
Receptioniste-accounts, na een eerste gratis proefperiode van 30 dagen, variëren in prijs van $ 49 per maand voor maximaal 24 contacten, onbeperkt berichten en bezoekers die inloggen op één iPad tot $ 249 per maand voor al het bovenstaande met 100 of meer contacten en meerdere iPads.
Alle administratie wordt gedaan met behulp van de TextUs. Biz-website en de administratie-interface van de receptionist. Wanneer u voor het eerst inlogt op de site, wordt u door een installatieproces geleid waar u uw bedrijfslogo of een inleidende tekst kunt toevoegen bericht, stelt u een audio-promptbericht in dat wordt afgespeeld wanneer klanten inchecken en kiest u hoe u incheckinformatie voor uw klanten. De logboeken van de receptionist kunnen beelden van uw klanten vastleggen terwijl ze inchecken, die later kunnen worden bekeken.
Receptioniste biedt drie standaardknopopties: Contacten, Bezorgen en Afrekenen en u hebt ook de mogelijkheid om aangepaste knoppen te maken.
Contacten geeft een doorzoekbare lijst weer van mensen die uw klanten waarschuwen voor hun komst. Contacten kunnen handmatig worden toegevoegd of geïmporteerd uit een CSV-bestand, inclusief de voor- en achternaam van het contact, een uniek mobiel nummer voor elk contact en een e-mailadres. Eenmaal gemaakt, kunnen deze contacten worden toegevoegd aan de aangepaste of Contacten-knop en als iemand die op de hoogte moet worden gesteld wanneer leveringen arriveren.
Voor de Bezorgknop komt de Receptionist met een voorgedefinieerde selectie van zes bezorgbedrijven, waarvan er vier kunnen worden geselecteerd voor het bezorgscherm. U kunt kiezen uit drie berichten voor bezorging of u kunt zelf een bezorgbericht maken.
Zodra alle basisinstellingen (inclusief het invoeren van uw factuurgegevens) zijn voltooid, publiceert u uw gegevens zodat deze beschikbaar zijn via de iPad-app van de receptionist. Deze app is ontworpen om te worden gebruikt als een kiosk-apparaat dat uw klanten gebruiken om in te checken. Wanneer ze arriveren, en afhankelijk van hoe je hebt besloten de app in te stellen, zien je klanten een lijst met contacten of de knoppen die je hebt gedefinieerd. Nadat ze een contactpersoon hebben geselecteerd, voeren ze hun naam en een bedrijfsnaam in en loggen ze in. Als ze van een bezorgbedrijf zijn, kiezen ze hun bezorgbedrijf en selecteren ze een van de berichten die je hebt gedefinieerd. In beide gevallen wordt er, zodra ze zijn ingecheckt, onmiddellijk een bericht via sms en e-mail naar de geselecteerde contactpersoon gestuurd en wordt de gast verteld dat de contactpersoon op de hoogte is gebracht van zijn komst.
Na ontvangst van het bericht via sms of e-mail kan het contact reageren via sms of een vooraf gedefinieerd e-mailbericht en de Receptionist-app zal het antwoord van het contact op het scherm van de iPad weergeven. Bij het inchecken houdt de Receptionist-app loggegevens bij over wie er heeft ingecheckt en maakt een afbeelding van de klant als u de app hiervoor heeft ingesteld.
Over het algemeen vond ik receptionist een uitstekende optie voor kantoren zonder receptie, hoewel ik die wel vond dat teruggaan om instellingen te wijzigen, knoppen toe te voegen of te verwijderen of klantinformatie bij te werken een beetje was klungelig. Wanneer u bent ingelogd op de beheerderssite van de receptionist, is er geen voor de hand liggende optie om instellingen te wijzigen. In plaats daarvan moet u hetzelfde instellingsproces doorlopen dat u gebruikte bij het maken van een account en het instellen van de app.
Ik vond de logmogelijkheden van de receptionist echter best goed, omdat je maar een optie hebt voor het exporteren van gegevens in een CSV-indeling is het niet mogelijk om de vastgelegde afbeeldingen te exporteren wanneer clients dit controleren in.
Het komt erop neer
De Receptionist-app van TextUs.biz biedt een uitstekend alternatief om klanten in uw bedrijf te ontvangen en uw werknemers op de hoogte te stellen van hun komst. Hoewel ik graag betere tools zou zien voor het exporteren van loggegevens en het bijwerken van configuratie-informatie, doet het als contactpunt geweldig werk. Als u in een kantoor zonder receptionist werkt, zal de receptionist meer dan aan uw behoeften voldoen.