Sia che tu voglia che la corrispondenza aziendale abbia un certo aspetto o che la tua tesi segua lo stile MLA, puoi facilmente passare ore a formattare documenti Microsoft Word. Ma c'è un modo più veloce: fai clic all'interno di un paragrafo e applica uno stile. L'utilizzo degli stili è più efficiente rispetto all'impostazione manuale degli attributi. Gli stili garantiscono inoltre una formattazione coerente e rendono le modifiche a livello di documento un gioco da ragazzi.
Gli elementi di stile
Tutto ciò che digiti in Word ha uno stile associato, di solito lo stile Normale predefinito (Time New Roman a 12 punti con interlinea singola e allineamento a sinistra). Stili di carattere influenzare singoli caratteri, parole o frasi; possono includere il tipo e il colore del carattere, nonché modifiche come il grassetto e il corsivo. Potresti utilizzare uno stile di carattere per assicurarti che il logo della tua azienda sia sempre rosso e con un carattere proprietario. Stili di paragrafo includono la formattazione dei caratteri, ma influenzano anche l'interlinea, le tabulazioni, l'allineamento, la numerazione degli elenchi e il rientro. Puoi utilizzare uno stile di paragrafo per assicurarti che le virgolette in blocco in una tesina appaiano a doppia spaziatura e rientrate di un pollice.
Le basi Word viene fornito con stili preimpostati per qualsiasi cosa, dalle intestazioni ai collegamenti ipertestuali. Questi risiedono nel tuo modello Normale, su cui Word basa tutti i nuovi documenti a meno che tu non specifichi diversamente. Se usi $ 239 di Microsoft Parola 2004 ( ), è possibile trovare il modello Normal in la tua cartella utente /Documenti/Dati utente Microsoft.
Dai un'occhiata a questi stili nella tavolozza di formattazione (Visualizza: tavolozza di formattazione) facendo clic sul triangolo accanto a Stili e quindi scegliendo Tutti gli stili dal menu a comparsa Elenco (vedi screenshot in alto). Assicurati di reimpostarlo su Stili disponibili quando hai finito o i tuoi menu potrebbero sfuggire di mano. Per avere una visione ancora migliore degli stili, seleziona Formato: Stile. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Stile, selezionare Tutti gli stili dal menu Elenco.
Applicare uno stile È possibile applicare uno stile utilizzando la barra degli strumenti Formattazione (Visualizza: Barre degli strumenti: Formattazione) o la tavolozza Formattazione. Per utilizzare la barra degli strumenti, seleziona il testo, quindi seleziona uno stile dal menu a comparsa Stile. Per risparmiare tempo, premi Comando-Maiuscole-S per evidenziare il menu Stile. Usa i tasti freccia su e giù per scorrere gli stili disponibili e premi Invio per selezionarne uno. La tavolozza di formattazione fornisce più informazioni, ma occupa più spazio sullo schermo. Per applicare uno stile utilizzandolo, seleziona il testo e fai clic su uno stile nell'elenco Stili.
Usa la tastiera Puoi anche applicare alcuni degli stili più comunemente usati di Word con le scorciatoie da tastiera. Per applicare lo stile Normale, seleziona il testo e premi Comando-Maiuscole-N. Per applicare uno dei primi tre stili di intestazione, seleziona del testo e premi Comando-opzione-1, -2 o -3. Per applicare lo stile Elenco puntato, seleziona il testo e premi Comando-Maiuscole-L.
Crea il tuo
Per creare il tuo stile, formatta prima un paragrafo nel modo desiderato. Selezionare Formato: Carattere per visualizzare la finestra di dialogo Carattere e impostare le opzioni per carattere, dimensione, colore e così via. Quindi seleziona Formato: Paragrafo e scegli allineamento, rientro e spaziatura. (Puoi anche usare la tavolozza di formattazione.) Quando tutto è a posto, fai clic in un punto qualsiasi del paragrafo e quindi fare clic sul pulsante Nuovo stile nella tavolozza Formattazione (oppure selezionare Formato: Stile e quindi fare clic su Nuovo).
La finestra di dialogo Nuovo stile che appare includerà tutte le tue impostazioni (vedi screenshot in basso). Se desideri perfezionare ulteriormente lo stile, fai clic sul menu a comparsa Formato, seleziona un'opzione come Carattere o Schede e modifica le impostazioni. Assegna un nome allo stile, ad esempio Corpo del testo o Titolo principale. Per gli stili che usi spesso, inizia i nomi con un numero, ad esempio 1Body o 2Header, in modo che appaiano in cima all'elenco. Considera anche di ignorare del tutto i menu; fai clic su Formato e scegli Tasto di scelta rapida per assegnare allo stile una scorciatoia da tastiera.
Un set abbinato Se stai creando una serie di stili correlati, uno per il corpo del testo, un altro per i titoli, un altro per le virgolette, puoi risparmiare un sacco di tempo basando nuovi stili su uno esistente. Ciò velocizza la creazione degli stili e ne assicura la coerenza: se modifichi lo stile originale, gli stili basati su di esso verranno aggiornati. (Questo può essere un Cattivo anche se dimentichi di aver basato tutti i tuoi stili su Normale e di cambiarne il font da Times New Roman a Chalkboard.)
Selezionare Formato: Stile, fare clic su Nuovo, scegliere lo stile di base dal menu a comparsa Stile basato su, quindi modificare le impostazioni secondo necessità. Per impostazione predefinita, Word memorizza gli stili che crei in questo modo nel documento corrente e una volta chiuso quel documento non sarai in grado di accedervi. Se prevedi di utilizzare spesso lo stile, salvalo invece nel modello Normale selezionando l'opzione Aggiungi al modello nella parte inferiore della finestra di dialogo Nuovo stile. In questo modo, sarai in grado di utilizzare lo stile in qualsiasi nuovo documento.
Modifiche rapide Di tanto in tanto, vorrai modificare uno stile, ad esempio, quando ti stanchi di usare un certo tipo di carattere o quando il tuo capo ti dice di ravvivare le tue intestazioni. Fare clic in un punto qualsiasi di un paragrafo con stile, quindi selezionare Formato: Stile e fare clic su Modifica. Nella finestra Modifica stile che appare, apporta le modifiche e quindi fai clic su OK per salvarle. Questo è anche un modo rapido per apportare modifiche di formattazione all'intero documento. Modifica lo stile appropriato e la modifica si estenderà a cascata nel documento, lasciando intatto il testo formattato in altri stili.
Tieni presente che a volte non è una buona idea modificare gli stili preimpostati di Word, perché confonderai le persone che si aspettano che questi stili appaiano nel solito modo quando modificano i tuoi documenti. Verificare con il proprio capo o gruppo di lavoro prima di apportare modifiche, per assicurarsi di non influire sugli altri utenti.
Condividi e condividi allo stesso modo
Supponiamo che tu stia scrivendo il rapporto sul budget di quest'anno. Vuoi che assomigli a quello dell'anno scorso, ma vuoi anche iniziare con un nuovo file vuoto. Nessun problema: Word ti consente di copiare gli stili da e verso il tuo modello Normal e altri documenti. Questo è un buon modo per copiare stili da altri documenti o per condividere stili personalizzati con i colleghi.
Selezionare Formato: Stile e quindi fare clic su Organizzatore. Fare clic sulla scheda Stili se non è già selezionata. Vedrai due liste: quella a sinistra è per il tuo documento corrente (l'intestazione leggerà In nome del documento ), quello a destra è per il modello Normal. Seleziona uno stile dall'elenco del documento corrente, quindi fai clic sul pulsante Copia per copiarlo nel modello Normale. Lo stile verrà ora visualizzato nella barra degli strumenti o nella tavolozza Formattazione ogni volta che apri Word. Seleziona uno stile nell'elenco del modello Normale e copia nell'altra direzione per aggiungere uno dei tuoi stili a un altro documento.
Tre problemi di stile risolti
1. Ho creato alcuni stili, ma non compaiono nei miei nuovi documenti. Come posso farli apparire in tutti i miei documenti? Quando crei uno stile, viene memorizzato soltanto nel documento corrente. Per riutilizzarlo in qualsiasi nuovo documento, è necessario salvarlo nel modello Normal (Word basa i nuovi documenti su questo per impostazione predefinita). Dopo aver creato uno stile, assicurati di selezionare l'opzione Aggiungi a modello nella parte inferiore della finestra di dialogo Nuovo stile. Quando chiudi il documento, potresti vedere una finestra di dialogo che ti chiede se vuoi salvare le modifiche nel tuo modello Normal. Fai clic su Salva o perderai lo stile.
2. Il mio stile di paragrafo ha improvvisamente iniziato a utilizzare un carattere diverso. Quello che è successo? Non è necessario andare alla finestra Modifica stile (selezionando Formato: Stile e facendo clic su Modifica) per modificare uno stile. Word ti consente anche di farlo al volo. Sfortunatamente, questo è facile da fare inconsapevolmente. Ad esempio, se crei uno stile di intestazione utilizzando Arial grassetto 18 punti e lo modifichi nel documento in Skia corsivo 24 punti, Word aggiornerà gli attributi del testo selezionato così come lo stile dell'intestazione, se hai selezionato l'opzione Aggiorna automaticamente nella finestra di dialogo Nuovo stile o Modifica stile. L'aggiornamento automatico può essere molto comodo, ma se non vuoi cambiare i tuoi stili in questo modo, assicurati di non aver selezionato quell'opzione.
3. Il menu a comparsa Stile della barra degli strumenti Formattazione sembra includere un milione di stili. Posso limitarlo a quelli che uso? Se questo menu ti è sfuggito di mano, probabilmente hai fatto clic sul menu Elenco nella tavolozza di formattazione, selezionato Tutti gli stili per vedere tutti gli stili preimpostati di Word, quindi dimenticato di reimpostare l'opzione su Disponibile Stili. Elimina gli stili in eccesso aprendo la tavolozza di formattazione (Visualizza: tavolozza di formattazione), facendo clic sul triangolo accanto a Stili e scegliendo Stili disponibili dal menu a comparsa Elenco.
[ Kirk McElhearn è l'autore di molti libri, tra cui Come fare tutto con Mac OS X Tiger (McGraw-Hill Osborne, 2005). ]
Word viene fornito con molti utili stili preimpostati.Non perdere tempo a formattare e riformattare manualmente il testo. Crea uno stile con tutte le tue impostazioni e puoi applicarle con un solo clic. Per rendere disponibile lo stile ogni volta che crei un nuovo documento, seleziona l'opzione Aggiungi a modello.