Apple ha reso il processo di creazione di file PDF decisamente semplice. Mentre prima avevi bisogno di un'applicazione separata per distillare documenti grandi e graficamente complessi in questo comodo formato, ora puoi farlo direttamente dalla finestra OS X Print semplicemente facendo clic su un pulsante. Ciò significa che è un gioco da ragazzi passare il rapporto di fine anno della tua azienda o un volantino di svendita (con il layout intatto) in giro per la revisione.
Ma per ottenere davvero il massimo dal Portable Document Format (PDF) di Adobe, è comunque necessario l'aiuto di un'applicazione separata, vale a dire Adobe Acrobat 6.0 (edizione Professional da $ 449 o Standard da $ 299; www.adobe.com). Dall'aggiunta di commenti dei revisori alla creazione di effetti come l'ingrandimento delle immagini, offre notevoli capacità extra. Ecco sette modi per usarlo a tuo vantaggio.
1. Riduci i PDF a misura
I PDF lunghi o carichi di immagini ad alta risoluzione, ad esempio le brochure, possono mettere a dura prova la tua connessione Internet se hai qualcosa di più lento di una linea T1. A meno che tu non stia inviando un file da stampare professionalmente, fai un favore a tutti e taglia il grasso. Vai a File: Riduci dimensioni file. Rendi il file compatibile con la versione più recente di Acrobat possibile per il miglior risparmio di byte-shaving.
2. Imposta la vista iniziale
Quando invii un file PDF di più pagine a clienti o colleghi, per impostazione predefinita nella finestra di Acrobat viene visualizzata una sola pagina. Ciò rende terribilmente facile per loro perdere il resto. Il pannello Pagine è la soluzione.
Vai su File: Proprietà del documento e fai clic su Vista iniziale nella colonna di sinistra. In Opzioni documento, scegli Pannello pagine e Pagina dal menu Mostra, Pagina singola dal menu Layout pagina e Adatta larghezza o Adatta pagina (a seconda del documento) dal menu Ingrandimento. Fare clic su OK e salvare il file. La prossima volta che il documento viene aperto, la prima pagina occuperà la maggior parte della finestra di Acrobat, ma il visualizzatore vedrà anche le miniature delle altre pagine a sinistra.
Se i tuoi documenti vengono esaminati da un gruppo di persone, apprezzerai la capacità di Acrobat di aggiungere commenti ai file PDF. Ma più commenti hai, più indisciplinati possono diventare. Ecco alcuni modi meno conosciuti per controllarli nella versione 6.0.
Mostra o nascondi i commenti in base ai segni di spunta visibili solo a te. (Questa discrezione è utile quando i segni di spunta indicano disapprovazione per i contributi del tuo capo.) Per fare a segno di spunta solo per i tuoi occhi, fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl sul commento, quindi scegli Contrassegna con segno di spunta dall'elenco risultante menu a discesa. Per un'opinione che tutti possono vedere, fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl sul commento, seleziona Contrassegna con segno di spunta, fai di nuovo clic tenendo premuto il tasto Ctrl, scegli Imposta stato, quindi seleziona uno stato: Accettato, Rifiutato, Annullato o Completato. Per quelle volte in cui vuoi essere assolutamente certo che un commento non circoli ulteriormente, fai clic tenendo premuto il tasto Ctrl su di esso e scegli Elimina commento dal menu a discesa.
4. Recupera le tue scorciatoie
La maggior parte delle persone che usano le scorciatoie da tastiera lo fanno per risparmiare tempo. Ecco perché è particolarmente irritante quando le scorciatoie cambiano e devi passare il tempo a rivedere i tuoi metodi. Quando avvii una qualsiasi versione di Acrobat 6.0, i tasti di scelta rapida, come H per lo strumento Mano e V per lo strumento Seleziona testo, sembrano non funzionare. Ma puoi farli rivivere. Vai a Preferenze (Comando-K): Generale e seleziona l'opzione Usa acceleratori a tasto singolo per accedere agli strumenti.
5. Elimina Acrobat da Microsoft Office
Se hai Acrobat 6.0 Professional e Microsoft Office v. X, potresti aver notato una piccola barra degli strumenti Acrobat PDF in Excel, PowerPoint e Word. Il file responsabile di questa barra degli strumenti può danneggiarsi, causando problemi intermittenti, come prestazioni più lente. Per eliminare definitivamente la barra degli strumenti, cerca sul tuo Mac tutte le istanze di PDFMaker.xla, PDFMaker.ppa e PDFMaker.dot ed elimina quei file. Non vedrai mai più la barra degli strumenti di Acrobat PDF nelle app di Office.
6. Ingrandisci l'immagine
Supponiamo che tu stia lavorando a un manuale di navigazione in Acrobat. Ti piacerebbe mostrare una sezione in primo piano di una mappa insieme all'intera cosa, ma un primo piano non era nel layout originale. Ci sono due modi in cui puoi aiutare uno spettatore a ingrandire. Uno è semplice; la versione più complessa è nel suggerimento successivo.
Vai a Visualizza: Schede di navigazione: Segnalibri. Usa lo strumento Zoom avanti (sembra una lente d'ingrandimento) per concentrarti sulla sezione della mappa che merita una vista ravvicinata. Nel riquadro Segnalibri a sinistra, fai clic su Opzioni e seleziona Nuovo segnalibro. Cambia il nome del segnalibro da Senza titolo a qualcosa che ne indichi lo scopo, ad esempio Primo piano di Mammoth Hot Springs. Ora i visualizzatori del tuo PDF possono fare clic su questo segnalibro per ingrandire.
7. Esegui movimenti di zoom avanzati
Ecco come trasformare una parte di una pagina PDF, ad esempio una mappa, in un pulsante di scelta rapida (completo di un suggerimento descrittivo) su cui i visualizzatori possono fare clic per ingrandire. Vai a Visualizza: Schede di navigazione: Destinazioni. Nel riquadro Destinazioni risultante, vai su Opzioni: Scansiona documento. Quindi seleziona Opzioni: Nuova destinazione. Fare clic su Senza titolo e assegnare alla destinazione un nome appropriato, ad esempio Old Faithful Close-up. Fare clic sullo strumento Zoom avanti e riempire lo schermo con l'area che si desidera mostrare in primo piano. Fare clic tenendo premuto il tasto Ctrl sul nome della destinazione nel riquadro Destinazioni e scegliere Imposta destinazione.
Ora vai su Strumenti: Modifica avanzata: Moduli: Mostra barra degli strumenti Moduli. Fai clic sull'icona del pulsante nella barra degli strumenti Moduli e vedrai apparire un mirino sul PDF. Disegna un rettangolo intorno all'area che desideri ingrandire. Apparirà la finestra di dialogo Proprietà pulsante. Nella scheda Generale, dai un nome al pulsante Old Faithful Close-up, scrivi un suggerimento (come "Fai clic qui per ingrandire la mappa Old Faithful") e imposta il campo Modulo su Visibile ma non stampa.
Ora fai clic sulla scheda Aspetto. Scegli un colore e uno spessore del bordo appropriati, ma scegli Nessun colore come colore di riempimento. Nella sezione Testo, scegli la dimensione del carattere, il colore del testo e il carattere che funzionano meglio per la tua mappa. Fare clic sulla scheda Opzioni. Impostare il menu Layout su Label Only, il menu Behavior su Push e il menu State su Up.
Fare clic sulla scheda Azioni. Selezionare l'attivatore Mouse in alto e l'azione Vai a una pagina di questo documento. Fare clic sul pulsante Aggiungi e selezionare l'opzione Usa destinazione denominata. Fai clic sul pulsante Sfoglia e seleziona Old Faithful Close-up (o come hai chiamato la tua destinazione). Fare clic su OK due volte; quindi fare clic su Chiudi. La prossima volta che aprirai il documento, il tasto rapido sarà attivo (vedi “Uno sguardo più da vicino”).