Sebbene Office 2004 di Microsoft non sarà sugli scaffali dei negozi fino alla metà di quest'anno, abbiamo dato una sbirciatina alle sue nuove funzionalità. E queste aggiunte - da un centro di comando per corrispondenza, calendari e file correlati, a un registratore audio che dà riposo alle dita che digitano - hanno fatto una buona impressione. Vieni a dare un'occhiata alla prossima versione di una delle più importanti suite di programmi per Mac.
Centro progetti
La più grande aggiunta in Office 2004, uno strumento organizzativo chiamato Project Center, risiede in Entourage. Ma c'è di più in Project Center oltre alla posta elettronica. Raggiunge Word, Excel e PowerPoint, fornendo un unico posto da cui passare a documenti, fogli di calcolo, presentazioni e messaggi di posta elettronica sparsi sul disco rigido. Project Center è al centro degli sforzi di Microsoft per semplificare l'organizzazione e la gestione delle informazioni con Office.
Project Center estende le funzionalità esistenti, combinando le funzionalità PIM di Entourage (informazioni di contatto, calendari ed elenchi di cose da fare) con l'accesso diretto a file importanti. E collega gli elementi correlati: puoi vedere le e-mail su un progetto specifico insieme a un calendario che elenca riunioni, appuntamenti, attività e date di scadenza per quel progetto. Puoi impostare regole automatiche che collegano i progetti ai nuovi messaggi di posta elettronica non appena arrivano nella tua casella di posta. E puoi condividere progetti con altri utenti di Entourage 2004.
Iniziare
Le quattro schermate della Creazione guidata nuovo progetto ti guidano attraverso l'impostazione di un progetto. Nella prima schermata, dai un nome al progetto, imposti le date di scadenza e inserisci le note per te stesso. Assegni anche un colore e un'icona al tuo progetto, facilitando l'identificazione visiva. Nella seconda schermata, crei le cartelle di controllo del progetto e importi gli elementi nella cartella del progetto. La terza schermata ti aiuta a impostare le regole per l'aggiunta automatica di messaggi di posta elettronica correlati a una cartella di progetto man mano che arrivano nella tua casella di posta. La schermata finale è un riquadro di riepilogo con informazioni di aiuto.
A portata di clic
Anche quando lavori in Word, Excel o PowerPoint, Project Center è a portata di mano. Un Project Toolbox appare nelle altre applicazioni di Office (vi si accede tramite il menu Visualizza o facendo clic su un'icona nella barra degli strumenti). Presenta quasi tutte le informazioni che ottieni dalla scheda Panoramica di Project Center: una pianificazione giornaliera, un elenco di attività, una finestra delle note e un elenco di e-mail nuove e recenti. Un pulsante nella parte inferiore della barra degli strumenti consente di passare direttamente al Centro progetti.
La grande immagine
La scheda Panoramica di Project Center ti fornisce lo stato di molti aspetti di un progetto. Un calendario di sette giorni visualizza gli appuntamenti e le riunioni correlati per ogni settimana. Due colonne nella parte inferiore dello schermo offrono un accesso rapido e personalizzabile a tutto, dalle e-mail alle attività scadute.
Casa del centro progetti Il pulsante Project Center è dove si trovava il pulsante Custom Views. Ma le visualizzazioni personalizzate non sono scomparse del tutto; fa parte del riquadro di anteprima sul lato sinistro della finestra di Entourage.
Colore coordinato Ogni progetto in Project Center ha il proprio colore. Tutto ciò che appartiene a quel progetto sfoggia un punto di quella tonalità.
Visualizzazioni personalizzate È possibile controllare i tipi di informazioni visualizzate nel Centro progetti, ad esempio Elementi recenti, In scadenza questa settimana, Passato Scadenza, Categorie, Nuova posta, Posta nuova e recente, Contatti importanti, Contatti di MSN Messenger, Note recenti e Recenti File.
ID immagine Assegnare un logo o un'immagine al tuo progetto ti aiuta a identificare rapidamente il progetto quando appare in luoghi come Project Toolbox.
Condividi il tuo lavoro Basta fare clic sul pulsante Condividi per consentire ad altri utenti di Entourage 2004 di visualizzare messaggi di posta elettronica, calendari, attività, file, ritagli, contatti e note tramite un server di rete. Se non vuoi condividere una parte del tuo progetto, deseleziona l'elemento. Solo gli utenti invitati possono vedere il tuo materiale condiviso.
Il conto alla rovescia finale Project Center tiene un conteggio progressivo dei giorni rimanenti fino alla scadenza di un progetto.
Salva il tuo lavoro Il pulsante Backup ti consente di eseguire il backup e archiviare i progetti: una funzione molto utile una volta che qualcosa è stato completato. È possibile archiviare i progetti finiti in un file di database separato e quindi rimuoverli da Entourage.
Aggiunta facile Fare clic sul pulsante Aggiungi per importare file in un progetto, anche file non Office. Fare clic sul pulsante Rimuovi per mantenere un file sul disco rigido ma eliminarlo da un progetto.
Gestione della proprietà Qui è dove puoi modificare la data di scadenza o l'icona di un progetto.
Prendine nota Utilizzare questa finestra per annotare promemoria e memo.
Continua a guardare Le cartelle di controllo, rappresentate da icone nell'angolo in basso a destra di Project Center, ti consentono di tenere d'occhio e-mail e documenti importanti. La cartella Entourage Watch - la sua icona mostra il logo Entourage - è una cartella nella vista Mail di Entourage che viene creata con ogni progetto che inizi. L'archiviazione di un messaggio di posta elettronica nella cartella di controllo di Entourage lo collega a un progetto specifico. La cartella Project Watch porta un logo Finder e si collega a una cartella sul tuo disco rigido in cui memorizzi tutti i file relativi al progetto. (Questi file vengono visualizzati anche nella vista File di Project Center.) Quando si avvia un progetto, è possibile creare automaticamente una cartella esaminata o selezionarne una esistente in qualsiasi punto del disco rigido.
Altre viste
Oltre a Panoramica, Project Center mette in mostra altre sei schede che ti consentono di visualizzare informazioni specifiche sui tuoi progetti. Puoi utilizzare queste schede per rimanere aggiornato su quei piccoli dettagli che possono fare una grande differenza nel tuo lavoro.
Programma Questa scheda ti offre un calendario del progetto più approfondito, con l'opzione di visualizzazioni giornaliere, settimanali o mensili. Puoi anche visualizzare tutti gli eventi del calendario o solo quelli associati a un progetto. Schedule ha anche un elenco di attività, in cui puoi cancellare le attività mentre le completi.
Posta Vai a questa scheda per vedere tutta la corrispondenza e-mail associata a un progetto. Come nella posta in arrivo di Entourage, puoi leggere i messaggi di posta elettronica, rispondere e inoltrarli.
File In questa scheda, vedrai gli elenchi dei documenti assortiti che hai importato in un progetto, le loro date di modifica e i loro tipi di file. La scheda File ha i propri pulsanti Condividi, Aggiungi e Rimuovi, insieme a un pulsante Invia che allega un file file selezionato a un messaggio di posta elettronica e lo invia, quindi non è necessario creare un nuovo messaggio e allegare il file documento.
Contatti Questa scheda è simile alla Rubrica di Entourage, ma elenca solo i contatti specifici del progetto. L'integrazione con MSN Messenger ti consente di chattare con i contatti tramite il client di messaggistica istantanea di Microsoft.
Ritagli La scheda Ritagli contiene gli elementi di Scrapbook, una nuova funzionalità di Office. Questa scheda ti consente di accedere rapidamente a tutti i ritagli di testo e grafica che hai salvato.
Appunti Questa scheda ti dà accesso alle note adesive relative al progetto create con la funzione Note di Entourage.
Vista Layout blocco note
La maggior parte di noi teme le riunioni, specialmente le riunioni in cui dobbiamo prendere appunti. Non è che siamo pigri. È solo che quasi sempre trascuriamo di scrivere qualcosa di importante e abbiamo bisogno di un crittologo per decifrare i nostri scarabocchi.
Word 2004 mira ad alleviare la "fobia delle riunioni" con la sua nuova visualizzazione Layout notebook. Essenzialmente una visualizzazione Struttura potenziata, la visualizzazione Layout notebook trasforma il tuo laptop in una macchina per prendere appunti consentendoti di incorporare un flusso audio di una riunione o di una lezione in un documento Word aperto. Mentre digiti, Word collega le tue note a ciò che viene registrato in quel momento. Successivamente, quando dimentichi se dovresti chiamare Bill o Bill Carl, puoi fare clic sull'icona dell'audio accanto alla voce Bill e passare direttamente a quella parte della riunione.
Barra degli strumenti delle note audio La barra degli strumenti Note audio, accessibile solo nella visualizzazione Layout taccuino di Word, contiene i controlli per incorporare l'audio nel documento. È possibile avviare, interrompere e mettere in pausa la registrazione, regolare il volume di ingresso e riprodurre l'audio.
Da questa barra degli strumenti puoi anche monitorare le dimensioni di un file. Secondo Microsoft, una registrazione di 60 minuti in formato MPEG-4 aggiunge circa 6 MB a un documento Word. (Puoi anche salvare l'audio in AIFF o WAV.) Puoi esportare l'audio registrato come file separato o eliminarlo completamente per ottenere una versione ridotta del documento.
Ricerca rapida Digita una parola nella casella di ricerca rapida e premi invio e Word evidenzia tutte le istanze di quel termine nella struttura.
Marcatori di registrazione Per passare a un punto specifico dell'audio registrato, fai clic sull'icona dell'altoparlante accanto alla nota pertinente. Word riproduce l'audio dal punto in cui hai inserito la nota.
Basta un clic Accedere alla visualizzazione Layout notebook facendo clic sul pulsante Visualizzazione layout notebook nella parte inferiore della finestra o selezionando Layout notebook dal menu Visualizza.
Nota Flag Puoi annotare i promemoria ai margini della pagina. Durante la digitazione, utilizzare i contrassegni nota della tavolozza Formattazione per collegare il testo alle attività: contrassegnare punti importanti, aggiungere domande di follow-up, creare una cosa da fare, collegare attività al calendario di Entourage e così via.
Schede di sezione La funzione Sezioni ti consente di dividere le note in argomenti correlati. Ad esempio, uno studente potrebbe conservare un semestre di lezioni di storia in un documento e creare una nuova scheda all'inizio di ogni lezione. Quindi, quando studiava per un test, poteva saltare rapidamente alla lezione pertinente. Per creare una nuova scheda di sezione, fare clic sul segno più (+).
Le schede vengono visualizzate solo nella vista Layout blocco note. Quando torni alla visualizzazione Normale, le sezioni a schede vengono visualizzate in sequenza, divise da interruzioni di sezione.
Formattazione estesa
Nella vista Layout taccuino, noterai alcune nuove intestazioni sotto la tavolozza Formattazione tradizionale: Nota Contrassegni per contrassegnare il testo successivo, impostazioni per le regole del blocco appunti del documento e opzioni di ordinamento per la struttura elementi. Troverai anche molti dei comandi organizzativi dalla vecchia barra degli strumenti Struttura.
Nota Livelli Per rendere veramente utile la vista Layout taccuino, è necessario abituarsi al modo in cui i contorni organizzano il testo in modo gerarchico. La sezione Livelli nota della palette Formattazione offre un facile accesso a importanti funzioni di struttura: promozione e retrocessione di argomenti di struttura, creazione di elenchi numerati o puntati e altro ancora. (Puoi anche utilizzare i tradizionali comandi da tastiera per queste attività.) Mentre riorganizzi gli elementi, qualsiasi audio associato si sposta con essi.
Visualizzazione del layout di pagina in Excel
La nuova visualizzazione Layout di pagina di Excel, che debutta sul Mac, ti consente di visualizzare i tuoi file Excel con gli stessi dettagli che sei abituato a vedere nella visualizzazione Layout di pagina di Word.
Miglioramenti marginali Puoi modificare rapidamente i margini del tuo documento e vedere come le modifiche modificheranno la tua stampa.
Dall'intestazione al piè di pagina Puoi visualizzare in anteprima e modificare le intestazioni e i piè di pagina del documento nel layout di pagina.
Una visione migliore Nella vista Layout di pagina, la tavolozza Formattazione include le impostazioni precedentemente disponibili solo nella finestra di dialogo Imposta pagina. Ora puoi passare rapidamente dalla modalità verticale a quella orizzontale, ridimensionare il documento per adattarlo a un numero fisso di pagine o per stampare a una determinata percentuale e attivare le linee della griglia e le intestazioni e spento.
Album di ritagli
In OS 9, l'utilità Scrapbook funzionava come un blocco appunti permanente: era possibile aggiungere quasi tutti gli elementi allo Scrapbook e quindi, successivamente, recuperarlo per utilizzarlo altrove.
Office 2004 va alla vecchia scuola con la sua nuova funzionalità Scrapbook, disponibile tramite la nuova tavolozza Toolbox. È possibile archiviare bocconcini di testo e grafici nello Scrapbook trascinandoli da qualsiasi applicazione di Office. Dopo aver inserito un elemento in Scrapbook, è sempre lì quando ne hai bisogno, ad esempio se hai inserito una foto in PowerPoint ma ora devi riutilizzarla in Word.
Dentro e fuori Sposta gli elementi all'interno e all'esterno di Scrapbook in un lampo con questi pulsanti, che ti consentono di aggiungere un file selezionato elemento in Scrapbook, incollare un elemento di Scrapbook nel documento ed eliminare gli elementi da Scrapbook.
Ordina e cerca Scrapbook di Office 2004 migliora il vecchio Scrapbook di Apple consentendo l'ordinamento e la ricerca. È possibile assegnare parole chiave agli elementi e assegnare elementi a categorie e progetti. Utilizzando i due menu a comparsa, è possibile visualizzare un elemento Scrapbook per data di creazione, parola chiave, titolo, dimensione, applicazione di creazione e progetto.
Rimani organizzato La sezione Organizza trasforma lo Scrapbook in un database multimediale in miniatura. Allegare parole chiave, categorie e progetti agli elementi di Scrapbook li rende più facili da trovare in seguito.
Conosci i tuoi diritti
Nella versione Windows di Office 2003, Microsoft ha introdotto Information Rights Management (IRM). L'azienda ha pubblicizzato IRM come un modo per limitare la stampa, l'inoltro e la copia di messaggi di posta elettronica e documenti di Office. Gli utenti Mac non potevano creare o accedere a file protetti da IRM, ed è ancora così. E anche alcune persone che eseguono Office su Windows sono fuori dal giro. Per creare i file protetti, gli utenti Windows devono disporre della versione Professional o Professional Enterprise della suite 2003. Per visualizzare i file protetti con IRM, gli utenti Windows devono disporre di Office 2003 o di un visualizzatore fornito da Microsoft.
Protezione del prezzo
Office 2004 avrà lo stesso costo della versione precedente della suite, in tutte e tre le edizioni introdotte da Microsoft lo scorso autunno.
La Standard Edition di Office 2004, che include tutte e quattro le applicazioni di Office, costa $ 399. La Professional Edition da $ 499 include gli stessi programmi, oltre all'ultima versione di Virtual PC con Windows XP Professional. Il costo della Student and Teacher Edition rimane di $ 149, con gli utenti ancora in grado di installare la suite su un massimo di tre Mac.
Se acquisti Office v. X prima del 30 giugno 2004, Office 2004 ti costerà poco o niente. L'aggiornamento alla stessa edizione è gratuito; aggiornamento dal v. X Standard Edition alla Professional Edition 2004 costa $ 90. Se hai l'edizione accademica del v. X, l'aggiornamento alla Standard Edition 2004 costa $ 90 e l'aggiornamento alla Professional Edition costa $ 129. Il prezzo dell'aggiornamento per gli utenti registrati di Office 98 rimane invariato: $ 329 per la Professional Edition e $ 239 per la Standard Edition.