La creazione di un budget spesso sembra sbalorditiva per coloro che non si considerano esperti di denaro, ma Quicken può renderlo più semplice di quanto avresti mai pensato possibile. Questo articolo ti insegnerà come fare il lavoro di gamba necessario per tenere traccia delle tue entrate e uscite e impostare un budget. Da lì, tutto ciò che devi fare è monitorare il tuo budget e inserire regolarmente le transazioni.
Per gestire saggiamente i tuoi soldi, devi essere consapevole delle tue entrate e uscite mensili. Se non lo sei, puoi navigare attraverso il tuo conto bancario senza preoccuparti del mondo fino a quando non ci sarà troppo mese alla fine dei soldi.
I seguenti passaggi ti mostreranno il modo più semplice per creare il tuo budget utilizzando Quicken. Se ti trovi ancora confuso da un termine o una caratteristica, prova a utilizzare l'ampia documentazione online del programma, che ha indici sia per argomento che alfabetici. È disponibile nel menu Aiuto.
SUGGERIMENTO: Se sei un principiante assoluto di Quicken, ti consiglio di eseguire i passaggi 1 e 2 ma di rimandare la creazione del budget per alcuni mesi fino a quando non avrai accumulato alcune transazioni categorizzate e ti sarai abituato al programma.
Passaggio 1: imposta le tue categorieLe categorie sono la finestra di Quicken sul tuo portafoglio. Sono il modo in cui l'applicazione tiene traccia dei dettagli delle tue spese (e guadagni). Senza transazioni categorizzate, non avrai dati su cosa basare un budget preliminare. Ecco alcuni suggerimenti su come creare le tue categorie. È la parte che richiede più tempo del processo, ma paga grandi dividendi.
personalizzare Quicken ti offre sempre un set predefinito di categorie con cui lavorare quando inizi a utilizzare il programma per la prima volta. Non aver paura di personalizzarli per adattarli alla tua situazione. Puoi farlo utilizzando la finestra Categorie e trasferimenti (comando-L e sotto il menu Elenchi). Nel creare un elenco di categorie, cerca un compromesso tra troppo specifico e troppo vago. Ad esempio, potresti impostare una categoria per "auto" piuttosto che "trasporto", per essere specifica come te possibile, e aggiungere una sottocategoria per "gas" ma non per "autolavaggio", che potrebbe essere inclusa in una "manutenzione" sottocategoria. Se stai cercando di uscire dai debiti, non dimenticare di creare un'unica categoria "non essenziale" con sottocategorie come "CD", "video", "eBay" e "scarpe fantasiose".
"Rifiuti dentro/rifiuti fuori" Se hai categorie vaghe o inappropriate, il tuo budget sarà inutile. Quindi prenditi del tempo per pensare a quali dovrebbero essere le tue categorie, perché altrimenti dovrai tornare indietro più tardi e riassegnarle tutte. Se finisci per eliminare una categoria, scomparirà semplicemente, lasciando tutte le transazioni a cui l'hai assegnata senza categorie.
Passaggio 2: categorizza le transazioni nel tuo registroEsamina i registri del tuo conto corrente e delle carte di credito in Quicken e classifica ogni spesa utilizzando le categorie impostate nel passaggio 1. Idealmente, ti consigliamo di classificare tra tre mesi e un anno di transazioni nei registri elettronici Quicken per le tue carte di credito e conti correnti. Tuttavia, il numero di mesi che categorizzi non è importante quanto il come completamente categorizzi. È importante assegnare una categoria al maggior numero possibile di spese (e depositi).
Evita di digitare L'assegnazione di categorie potrebbe sembrare un dolore al collo, ed è perché lo è. Tuttavia, gli esperti di usabilità di Intuit hanno fatto del loro meglio per renderlo il più semplice possibile per te. Sebbene tu possa semplicemente fare clic una volta nella casella della categoria di una transazione e scegliere dall'elenco a scorrimento di categorie, di solito è più veloce usare il tasto Tab per andare alla casella delle categorie e digitare le prime lettere di a Nome della categoria. Quicken completerà la categoria per te, utilizzando una funzione chiamata QuickFill.
Evita davvero di digitare QuickFill è una scorciatoia che ha scorciatoie aggiuntive. Supponiamo di avere una categoria che ha più di una sottocategoria (come "Non essenziale: CD" e "Non essenziale: scarpe eleganti"). Non è necessario digitare tutto "Non essenziale": basta digitare le prime lettere. Quicken inserirà una categoria e una sottocategoria. Ma cosa succede se riempie "Non essenziale: CD" quando hai appena comprato un paio di décolleté Prada viola? Niente panico. Basta digitare i due punti (:) e le prime due lettere della sottocategoria (ovvero "fan" per le scarpe eleganti).
Evita completamente di digitare Poiché molte transazioni che inserirai nel registro sono ripetitive, scopri come sfruttare al meglio le funzionalità QuickFill e Memorize. Ad esempio, QuickFill funziona anche su intere transazioni, compilandole automaticamente non appena riconosce un nome univoco del beneficiario. Quindi, se digiti ama nella casella del beneficiario e le uniche transazioni precedenti nel tuo registro a partire da ama sono per Amazon.com, Quicken duplicherà automaticamente la voce più recente per Amazon.com, completa di categorizzazione e importo.
MANCIA: Se non vuoi che Quicken utilizzi sempre la corrispondenza della transazione più recente, il comando Memorizza (trovato nel menu Modifica) ricorderà una transazione esattamente come vuoi che appaia quando QuickFill la riempie In. Quindi potresti memorizzare una transazione per Amazon.com con la categoria e la sottocategoria più comunemente utilizzate (forse acquisti più libri che CD) e un importo di transazione in bianco (da compilare con l'attuale danno). Per avere un'idea migliore di come funziona, controlla l'elenco delle transazioni QuickFill nel menu Liste.
Passaggio 3: crea il tuo budgetDopo aver classificato tutte le tue transazioni, dovresti essere pronto per creare un budget. Il modo più rapido e semplice per creare un budget iniziale in Quicken è utilizzare la funzione QuickBudget.
UN. Nel sottomenu Budgeting del menu Attività, apri Budget Setup….
B. Nella finestra Crea budget risultante, dai un nome al tuo budget e fai clic sul pulsante QuickBudget in basso a sinistra per aprire la finestra QuickBudget.
C. Nella casella Data, utilizza le date per le quali sai di aver categorizzato accuratamente le transazioni.
D. Lascia tutto il resto alle impostazioni predefinite, come mostrato nello screenshot qui sopra.
MANCIA: Non preoccuparti di includere tutte le categorie quando imposti il tuo budget. Se in seguito decidi di eliminare una categoria dal tuo budget, puoi sbarazzartene andando nel menu Modifica, scegliendo Budget, quindi scegliendo Elimina elemento.
e. Fare clic su OK. Quicken creerà un nuovo budget con il nome che gli hai dato.
La tua finestra di impostazione del budget dovrebbe ora assomigliare all'immagine sopra, solo con le tue categorie e i tuoi importi.
Passaggio 4: modifica il tuo budgetOra giocherella con il tuo budget fino a quando il denaro che esce dalle tue tasche (spese) è inferiore o uguale al denaro che le sta riempiendo (entrate).
La differenza Troverai il numero più importante nel tuo budget nella parte inferiore della finestra del nuovo budget (cerchiato in rosso). Questa è la differenza tra ciò che hai preventivato di spendere e ciò che ti aspetti di guadagnare. Se è un numero positivo, allora è previsto che entri più denaro di quello che hai previsto per uscire. Prima di scoppiare lo spumante, dai un'occhiata alle tue categorie di budget e rassicurati che sembrano ragionevoli. Forse non hai speso così tanto in DVD l'anno scorso, ad esempio, perché hai appena ricevuto un lettore DVD. Forse quest'anno devi stanziare di più per i DVD e meno per i CD. Fondamentalmente, però, fintanto che la differenza di numero è positiva, avrai un budget funzionante.
Fare la differenza Regola gli importi se necessario. Sfortunatamente, è più probabile che la maggior parte delle persone trovi un numero negativo in fondo al foglio di lavoro del budget piuttosto che uno positivo, il che significa che Accelera i progetti che spenderai più di quanto guadagnerai, da qui l'espressione "flusso di cassa negativo". Ecco dove avviene l'arte del budget. Regolando manualmente gli importi per varie categorie, puoi trasformare il tuo numero negativo in uno positivo.
Spese fisse e flessibili Nota che Quicken ha raggruppato le tue spese in due categorie principali: spese fisse e spese flessibili. Le spese fisse sono cose su cui hai poco o nessun controllo: l'affitto (o il mutuo), l'assicurazione e le utenze. Le spese flessibili sono quelle su cui, almeno in teoria, hai un certo controllo. È qui che può verificarsi il serraggio della cinghia.
MANCIA: Non sei vincolato da ciò che Quicken identifica come una spesa flessibile rispetto a una spesa fissa. Se ritieni che una categoria sia nel posto sbagliato, trascinala dove pensi che appartenga. Ad esempio, se hai una spesa per l'istruzione regolare e non negoziabile (come le tasse scolastiche di un bambino) e Quicken ha inserito l'Istruzione nella categoria Flessibile, puoi trascinarla nella categoria Fissa.
Sono chiamati "flessibili" per un motivo Dopo aver deciso quali spese sono flessibili, inizia a modificarle. Supponiamo che tu debba spendere $ 500 al mese in regali. Se lo modifichi in $ 250 (facendo clic nella casella dell'importo sotto "Inserito come:" ea destra di quella categoria), il tuo deflusso mensile complessivo diminuirà di $ 250. Se la tua differenza di budget, come spiegato sopra, era originariamente di $ 500 al mese, ora passerebbe a $ 250 al mese. Continua a ridurre le spese flessibili finché la differenza non è zero o, meglio ancora, un numero positivo.
Congratulazioni, ora hai un budget in pareggio. Ora non ti resta che seguirlo. Puoi utilizzare la funzione Budget Monitor per tenere traccia dei tuoi progressi su base mensile, trimestrale o annuale.
SUGGERIMENTO: ecco un ultimo suggerimento per il budget super ambizioso. Se le tue spese (o entrate) variano in modo prevedibile a seconda del periodo dell'anno, puoi effettivamente suddividere il budget per mese. Imposta Visualizza nella finestra Impostazione budget su "Tutti i mesi" e sarai in grado di inserire importi di budget individuali per ogni categoria per ogni mese dell'anno. Questo non è raccomandato per i principianti, ma è destinato a soddisfare il gestore di denaro veramente meticoloso.
James Bradbury è l'ex redattore di Utente Mac ed ex redattore online di Macworld. Scrive anche il Macworld colonna Il tuo Mac e i tuoi soldi.