Come impostare un ufficio a casa

La pandemia di COVID-19 ha chiuso gli uffici in tutto il paese, il che significa che la maggior parte delle persone impiegate in lavori non essenziali lavora da casa. Ma non puoi semplicemente buttarti sul divano e iniziare a sminuzzare la tua lista di cose da fare.

Uno spazio di lavoro dedicato può aiutarti a metterti nella mentalità per il lavoro, mantenendoti concentrato, produttivo e in uno stato d'animo positivo. Aiuta anche a evitare problemi fisici come dolore al collo, alle spalle e alla schiena. Anche se ci vuole tempo, ne vale la pena.

Allestire uno spazio dedicato al lavoro in casa è importante

Da tempo sono in vigore varie misure di blocco e distanziamento sociale, quindi potresti già avere uno spazio di lavoro allestito. In tal caso, usa questa guida per rivedere il tuo ufficio a casa. Se questo è nuovo di zecca, allora è il momento di ricominciare da zero.

Il tuo datore di lavoro dovrebbe fornirti le attrezzature necessarie per svolgere il tuo lavoro. In caso contrario, acquisti o noleggi essenziali a basso costo possono essere coperti da rimborsi o detrazioni fiscali. Se hai bisogno di prendere qualcosa, parla con il tuo capo e tieni le ricevute, ma non sfidare la fortuna. È improbabile che il tuo datore di lavoro ti rimborsi per una nuova Tesla sulla base di "un acquisto essenziale per il COVID-19".

Su questa pagina:

• Per iniziare: scegli il tuo posto
• Organizzare la propria attrezzatura
• Configurazione del computer
• Come gestire i cavi del computer
• Telefonate e videoconferenze
• Migliorare la velocità di Internet a casa
• Protezione della tua privacy (e dei tuoi dati)
• Stampa a casa
• Attrezzature non essenziali e aggiornamenti
• Mantieni pulito il tuo spazio di lavoro
• Separare lavoro e casa

Per iniziare: scegli il tuo posto

L'opzione migliore è quella di dedicare una stanza della casa al lavoro, lontano dalle aree comuni. In questo modo puoi:

• Chiudi la porta per ridurre le distrazioni.
• Associa mentalmente quello spazio al tuo lavoro, poiché questo rende molto più facile portare a termine il lavoro.

Una camera da letto non è l'ideale. È un luogo di riposo e se lo trasformi in un ufficio, il tuo cervello potrebbe associarlo a un lavoro che potrebbe influenzare i tuoi schemi di sonno. Se hai bisogno di usare la tua camera da letto, evita di cadere sul letto durante l'orario di lavoro.

Le persone in case piccole/condivise dovrebbero dedicare una parte condivisa della casa al lavoro, come un open space, in un'area a traffico pedonale limitato. Non lasciare che i bambini, la famiglia o i coinquilini prendano il sopravvento. È uno spazio di lavoro durante l'orario d'ufficio assegnato e deve rimanere tale.

Infine, lavora in un ambiente ben illuminato per ridurre l'affaticamento degli occhi. Cerca di trovare un punto con riflessi limitati sullo schermo, lontano da grandi finestre che ricevono molta luce solare diretta.

Organizzare la propria attrezzatura

Posiziona la tua attrezzatura su una superficie solida con ampio spazio, ad un'altezza che consenta ai polsi di stare piatti e ai gomiti di appoggiarsi al corpo. La tua sedia deve fornire un ampio supporto per la schiena e incoraggiare una buona postura.

Siediti in posizione eretta e tieni i piedi appoggiati sul pavimento o su un poggiapiedi. Non usare una sedia che ti costringe a piegarti sulla tastiera, come uno sgabello da bar, e non lavorare a letto, sul divano o sul pavimento. Rischi di danneggiare il collo, le spalle posteriori e così via.

Scrivanie e sedie appropriate possono essere difficili da trovare, poiché molti rivenditori potrebbero essere esauriti con così tante persone che lavorano da casa. In questo caso potresti:

• Richiedi l'attrezzatura in prestito dal tuo ufficio.
• Prendi in prestito attrezzatura di scorta da familiari/amici.
• Contatta le società di noleggio di mobili/affitto di uffici. In questo caso, parla con il dipartimento finanziario del tuo posto di lavoro in merito al rimborso dei costi di affitto. Non dare per scontato che sia coperto.

Tieni a portata di mano gli oggetti usati regolarmente come il telefono, i documenti e la tazza di caffè. In questo modo non ti allungherai sulla scrivania tutto il giorno.

Configurazione del computer

È probabile che tu stia lavorando su un laptop. Sebbene portatili, sono piccoli, angusti e non adatti per un'intera giornata di lavoro. Se possibile, dovresti impostare un monitor per computer e tastiera e mouse separati, in modo da non rimanere curvo su un piccolo schermo e una tastiera tutto il giorno.

• Posiziona il monitor su una superficie piana nella tua linea di vista diretta, a circa un braccio di distanza.
• I tuoi occhi dovrebbero essere all'altezza della parte superiore del monitor, in modo da poter guardare in basso senza inclinare la testa o girare il collo. Se lavori per un'azienda con un team IT, chiedi loro consigli su come regolare la luminosità del monitor.
• In caso contrario, vai su YouTube dove puoi trovare molti tutorial. Avrai affaticamento degli occhi che può causare mal di testa se è troppo luminoso o scuro.

Se non hai accesso a un monitor, solleva il laptop all'altezza degli occhi su una superficie bilanciata e sicura come un libro di grandi dimensioni. Collega una tastiera e un mouse e mettili sulla scrivania.

Inoltre, ricordati di pulire lo spazio intorno al tuo computer alla fine della settimana. Gli sfiati amano aspirare la polvere e bloccare il flusso d'aria. Ciò causerà il surriscaldamento del computer, che può danneggiare i componenti, ridurre le prestazioni e persino romperlo.

Come gestire i cavi del computer

Questo è un importante problema di sicurezza, in particolare se stai allestendo un ufficio a casa in uno spazio condiviso. I cavi ad anello sono un pericolo di inciampo, mentre i cavi penzolanti sono una calamita per i bambini curiosi e gli animali domestici. Una cattiva gestione dei cavi può causare lesioni e far volare la tua costosa attrezzatura attraverso la stanza.

Posiziona la tua workstation vicino a una presa di corrente e prova a collegare i tuoi dispositivi a una scheda di alimentazione sulla scrivania, in modo da limitare il numero di cavi a pavimento. Se hai bisogno di farne scorrere uno o più dalla tua scrivania, appoggiali sul pavimento, contro un muro o attraverso tubi di cartone/tubazioni di ricambio (a condizione che siano puliti e non abbiano bordi taglienti). Ciò dovrebbe ridurre i rischi di inciampo poiché è molto meno probabile che i cavi si avvolgano o si sollevino.

Telefonate e videoconferenze

Solo perché sei in isolamento non significa che il tuo ufficio non possa vederti in faccia. Le videochiamate stanno sostituendo le riunioni durante questo periodo, quindi tieni a mente questi suggerimenti:

• Una volta avviata la videochiamata, sei di nuovo al lavoro, quindi mantieni gli stessi standard.
• Non indossare nulla che non indosseresti per lavorare.
• Mettiti una maglietta. Anche pantaloni.
• Riordina l'area intorno e dietro di te. Non vuoi che i tuoi colleghi diano uno sguardo alla tua vita privata, vero?

Detto questo, puoi disattivare la fotocamera se preferisci rimanere sulla chat vocale.

Se hai un animale domestico, perché non portarlo alla videochiamata? I tuoi colleghi ti adoreranno ed è il tipo di contenuto salutare che può alleviare lo stress in questi tempi difficili.

Chiamate costanti

Il tuo ufficio dovrebbe fornire un auricolare se il tuo lavoro ti tiene al telefono tutto il giorno. Tenerlo al braccio o cullarlo sulla spalla metterà i tuoi muscoli in un mondo di dolore. Se un auricolare non è disponibile:

• Controlla le tue cuffie. Molti modelli wireless con cavo e Bluetooth hanno microfoni integrati per rispondere alle chiamate.
• La maggior parte degli smartphone viene fornita con un paio di cuffie. Probabilmente stanno prendendo a calci in casa tua se possiedi un dispositivo Android o iOS.
• Puoi prendere una coppia di fascia bassa che farà il lavoro per ben meno di $ 100.

In alternativa, puoi liberare temporaneamente un auricolare da qualsiasi giocatore in casa. Ricorda solo di sterilizzare il microfono.

Migliorare la velocità di Internet a casa

Le velocità di Internet da casa raramente corrispondono ai piani dell'ufficio, a meno che non si utilizzi una connessione NBN di alto livello. Ma ci sono modi per negare una connessione Internet lenta o discontinua. Cerca di lavorare offline il più possibile, utilizzando il desktop anziché il software basato su cloud. Puoi trovare molti software legali gratuiti da utilizzare offline come Ufficio aperto (anche se a un certo punto dovrai collegarti online per scaricarli).

Parlando del cloud, non fare affidamento su di esso come faresti al lavoro. Potresti perdere ore di lavoro se lavori su un server. Ti consigliamo di lavorare offline sul tuo desktop prima di spostare i tuoi contenuti nella rete cloud/ufficio.

Liberare la larghezza di banda

Puoi migliorare la velocità limitando il numero di dispositivi simultanei che utilizzano la tua rete. Prova a disconnettere tutti i dispositivi non essenziali e chiedi ai coinquilini/familiari di limitare l'intrattenimento online durante l'orario di lavoro.

Sfortunatamente, non c'è molto che puoi fare se il tuo provider di servizi Internet (ISP) si sente in difficoltà perché tutti lavorano da casa in questi giorni. Traffico intenso significa velocità più basse che sono fuori dalle tue mani, ma puoi aggirarle al di fuori dell'orario di punta:

• La colazione e le 18-21 sono le ore di punta tipiche, poiché molte case accedono all'intrattenimento online come Netflix.
• È probabile che molte persone trasmettano video in streaming durante la pausa pranzo mentre lavorano da casa, quindi probabilmente anche da mezzogiorno alle 14:00 diventeranno l'ora di punta.

Se la velocità della tua rete non è all'altezza, prova a pianificare il lavoro in queste ore di punta.

• Richiedi le videochiamate prima di mezzogiorno o dopo le 14:00.
• Carica contenuti in queste ore, soprattutto se hai a che fare con molti dati.

Lascia che il tuo computer carichi grandi quantità di dati (ad esempio, media digitali) durante la notte.

Inoltre, se vuoi intrattenere i bambini con film o programmi TV durante il giorno, verifica se il tuo servizio di streaming preferito ha un'opzione di visualizzazione offline. Ciò ti consente di scaricare legalmente contenuti da visualizzare entro un periodo di tempo specificato (di solito 48 ore) e non richiederà lo streaming di dati, ma solo il download. Prova ad acquisire contenuti la sera prima, al di fuori delle ore di punta e degli orari di lavoro tipici.

Protezione della tua privacy (e dei tuoi dati)

Potresti essere connesso a Internet da casa, ma si applicano le regole e i filtri standard del posto di lavoro. Non andare su siti Web dubbi o fare clic su collegamenti sconosciuti, poiché la protezione della tua rete domestica potrebbe non essere così rigorosa come il tuo dipartimento IT.

In termini di sicurezza dei dati, il server aziendale è il tuo punto di riferimento principale mentre lavori da casa. Detto questo, non fa male avere qualche altra opzione a portata di mano.

• Non seguire link dubbi o visitare siti Web discutibili.
• Acquista un abbonamento VPN temporaneo per proteggere la tua impronta digitale.

Backup dei dati

È probabile che la tua azienda disponga già di un sistema di archiviazione di backup. Questo è il tuo punto di riferimento principale quando lavori da casa. Detto questo, non fa male avere qualche altra opzione a portata di mano.

• Sposta i tuoi documenti in archiviazione cloud sicura almeno una volta al giorno.
• Anche i dischi rigidi esterni sono buoni e costano molto meno.

La diffusione dei dati in tre sedi durante qualsiasi blocco garantirà quasi che nulla vada perso in caso di un altro disastro o furto.

Stampa a casa

Le aziende dovrebbero supportare il flusso di lavoro senza carta con il personale che lavora da casa. Ma ora è il momento migliore per acquistare una nuova stampante se hai assolutamente bisogno di fare copie fisiche.

Prova a prendere un stampante multifunzione. In questo modo hai anche uno scanner a portata di mano per ogni evenienza. Altrimenti, tieni tutti i tuoi documenti e fai un viaggio essenziale per stamparli in un posto come Officeworks. Questa è un'ultima risorsa che dovrebbe essere utilizzata solo se assolutamente essenziale.

Attrezzature non essenziali e aggiornamenti

Non hai bisogno di esaurirti e spendere migliaia di dollari per migliorare il tuo ufficio a casa. Ma vale la pena esaminare:

• Cuffie con cancellazione del rumore, per mettere a tacere il rumore dei giovani se le scuole chiudono.
• Un nuovo Altoparlante Bluetooth, se preferisci suonare a tutto volume (va bene ora che sei fuori ufficio).
• Lampadine intelligenti per la tua lampada da tavolo/plafoniere. Sono divertenti, fantasiosi e puoi regolare la luminosità a livelli ottimali per ridurre l'affaticamento degli occhi.
• UN rete a maglie può aiutare a potenziare e diffondere la tua rete wireless in tutta la casa, come un sistema di inoltro Wi-Fi.

Ora che il tuo nuovo elegante ufficio a casa è pronto, non puoi lasciare che raggiunga lo stato della tua scrivania al lavoro. Mantenerlo pulito e organizzato è vantaggioso per una serie di motivi:

• Aiuterai a fermare la diffusione di COVID-19 e virus simili.
• Uno spazio di lavoro sgombro dal disordine può migliorare la produttività.
• La polvere può influire sulla salute delle vie respiratorie, non solo sulla tua, ma anche sull'attrezzatura.
• Le briciole e gli schizzi attireranno gli insetti. Asciugare eventuali fuoriuscite per fermare un'infestazione.
• Pulisci lo spazio intorno al tuo computer. Gli sfiati amano aspirare la polvere e bloccare il flusso d'aria. Ciò causerà il surriscaldamento del computer, che può danneggiare i componenti, ridurre le prestazioni e potenzialmente romperlo.

Separare lavoro e casa

È importante separare il lavoro e la vita domestica come faresti se dovessi ancora andare in ufficio. Impegnati in un programma, lavora con il tuo orario normale e prenditi la pausa pranzo che ti è stata assegnata. Lavorare da casa non significa lavorare 24 ore su 24. Qualsiasi cosa al di fuori dei tuoi soliti orari può aspettare, i tuoi fine settimana sono ancora tuoi e non controllare le tue e-mail dopo le cinque.

Mantieni la tua postazione di lavoro e gli spazi freddi separati. Non iniziare a guardare Netflix nel tuo ufficio a casa, o troverai difficile impegnarti a lavorare. Allo stesso modo, non lavorare sul divano: è lì che vai per rilassarti. Questa mentalità renderà la transizione temporanea molto più semplice, e tornerai a sprofondarla in un ingorgo o sui mezzi pubblici alle 6 del mattino prima che te ne accorga.

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