Cara mengatur kantor rumah

Pandemi COVID-19 telah menutup kantor di seluruh negeri, yang berarti sebagian besar orang yang bekerja di pekerjaan yang tidak penting bekerja dari rumah. Tetapi Anda tidak bisa hanya duduk di sofa dan mulai mengerjakan daftar tugas Anda.

Ruang kerja khusus dapat membantu menempatkan Anda dalam pola pikir untuk bekerja, membuat Anda tetap fokus, produktif, dan dalam kondisi pikiran yang positif. Ini juga membantu menghindari masalah fisik seperti sakit leher, bahu dan punggung. Meskipun butuh waktu, itu sepadan dengan usaha.

Menyiapkan ruang khusus untuk bekerja di rumah Anda adalah penting

Berbagai tindakan penguncian dan jarak sosial telah diterapkan sejak beberapa waktu sekarang, jadi Anda mungkin sudah menyiapkan ruang kerja. Jika itu masalahnya, gunakan panduan ini untuk meninjau kantor rumah Anda. Jika ini benar-benar baru, maka inilah saatnya untuk memulai dari awal.

Majikan Anda harus menyediakan peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan Anda. Jika tidak, pembelian atau persewaan penting berbiaya rendah dapat ditanggung oleh penggantian biaya atau penghapusan pajak. Jika Anda perlu mengambil beberapa barang, bicaralah dengan atasan Anda dan pegang kwitansi Anda, tetapi jangan memaksakan keberuntungan Anda. Majikan Anda kemungkinan tidak akan mengganti Anda untuk Tesla baru dengan alasan "pembelian COVID-19 yang penting."

Di halaman ini:

• Memulai - pilih tempat Anda
• Mengatur peralatan Anda
• Menyiapkan komputer Anda
• Bagaimana mengelola kabel komputer Anda
• Panggilan telepon dan konferensi video
• Meningkatkan kecepatan internet di rumah
• Melindungi privasi Anda (dan data)
• Mencetak di rumah
• Peralatan dan peningkatan yang tidak penting
• Menjaga ruang kerja Anda tetap bersih
• Memisahkan pekerjaan dan rumah

Memulai - pilih tempat Anda

Pilihan terbaik adalah mendedikasikan satu ruangan di rumah Anda untuk bekerja, jauh dari area umum. Dengan cara itu Anda dapat:

• Tutup pintu untuk mengurangi gangguan.
• Kaitkan ruang itu secara mental dengan pekerjaan Anda, karena hal ini akan mempermudah Anda menyelesaikan pekerjaan.

Kamar tidur tidak ideal. Ini adalah tempat untuk istirahat dan jika Anda mengubahnya menjadi kantor, otak Anda mungkin mengasosiasikannya dengan pekerjaan yang dapat mempengaruhi pola tidur Anda. Jika Anda perlu menggunakan kamar tidur Anda, hindari menjatuhkan diri di tempat tidur selama jam kerja.

Orang-orang di rumah kecil/berbagi harus mendedikasikan sebagian rumah untuk bekerja, seperti denah kantor terbuka, di area yang memiliki lalu lintas pejalan kaki yang terbatas. Jangan biarkan anak-anak, keluarga atau teman serumah mengambil alih. Ini adalah ruang kerja selama jam kantor yang Anda alokasikan dan harus tetap seperti itu.

Terakhir, bekerjalah di lingkungan yang cukup terang untuk mengurangi ketegangan mata. Cobalah untuk menemukan tempat dengan silau terbatas pada layar, jauh dari jendela besar yang mendapatkan banyak sinar matahari langsung.

Mengatur peralatan Anda

Tempatkan peralatan Anda di permukaan yang kokoh dengan ruang yang cukup, pada ketinggian yang memungkinkan pergelangan tangan Anda rata dan siku bersandar pada tubuh Anda. Kursi Anda harus memberikan dukungan punggung yang cukup dan mendorong postur yang baik.

Duduk tegak dan jaga agar kaki tetap rata di lantai atau pijakan kaki. Jangan gunakan kursi yang memaksa Anda untuk membungkuk di atas keyboard, seperti kursi bar, dan jangan bekerja di tempat tidur, di sofa, atau di lantai. Anda berisiko merusak leher, bahu belakang, dan sebagainya.

Meja dan kursi yang sesuai bisa sulit didapat, karena banyak pengecer mungkin terjual habis dengan begitu banyak orang yang bekerja dari rumah. Dalam hal ini, Anda dapat:

• Minta peralatan pinjaman dari kantor Anda.
• Pinjam perlengkapan cadangan dari keluarga/teman.
• Hubungi perusahaan persewaan furnitur/penyewaan kantor. Dalam hal ini, bicarakan dengan departemen keuangan tempat kerja Anda tentang penggantian biaya sewa. Jangan hanya berasumsi itu tertutup.

Simpan barang-barang yang sering digunakan seperti ponsel, dokumen, dan cangkir kopi dalam jangkauan. Dengan begitu Anda tidak akan meregangkan tubuh Anda sepanjang hari.

Menyiapkan komputer Anda

Kemungkinan Anda sedang bekerja di laptop. Meskipun portabel, ukurannya kecil, sempit, dan tidak cocok untuk bekerja seharian penuh. Jika memungkinkan, Anda harus menyiapkan monitor komputer dan keyboard dan mouse yang terpisah, sehingga Anda tidak membungkuk di atas layar kecil dan keyboard sepanjang hari.

• Letakkan monitor Anda pada permukaan yang rata dengan pandangan langsung Anda, kira-kira sejauh satu lengan.
• Mata Anda harus sejajar dengan bagian atas monitor, sehingga Anda dapat melihat ke bawah tanpa memiringkan kepala atau memutar leher. Jika Anda bekerja untuk perusahaan dengan tim TI, mintalah saran dari mereka untuk menyesuaikan kecerahan monitor Anda.
• Jika tidak, buka YouTube di mana Anda dapat menemukan banyak tutorial. Anda akan mendapatkan ketegangan mata yang dapat menyebabkan sakit kepala jika terlalu terang atau gelap.

Jika Anda tidak memiliki akses ke monitor, angkat laptop setinggi mata pada permukaan yang seimbang dan aman seperti buku besar. Hubungkan keyboard dan mouse dan letakkan di atas meja.

Juga, ingatlah untuk menghapus ruang di sekitar komputer Anda di akhir minggu. Ventilasi suka menyedot debu dan menghalangi aliran udara. Hal ini akan menyebabkan komputer menjadi panas, yang dapat merusak komponen, menurunkan kinerja bahkan merusaknya.

Bagaimana mengelola kabel komputer Anda

Ini adalah masalah keamanan yang penting, terutama jika Anda mendirikan kantor di rumah di ruang bersama. Kabel yang dilingkarkan adalah bahaya tersandung, sedangkan kabel yang menjuntai adalah magnet bagi anak-anak dan hewan peliharaan yang penasaran. Manajemen kabel yang buruk dapat menyebabkan cedera dan membuat peralatan mahal Anda terbang melintasi ruangan.

Posisikan stasiun kerja Anda di dekat titik daya dan coba colokkan perangkat Anda ke papan daya di meja Anda, sehingga Anda dapat membatasi jumlah kabel lantai. Jika Anda perlu mengeluarkan satu atau lebih dari meja Anda, letakkan rata di lantai, di dinding atau melalui tabung karton/pipa cadangan (asalkan bersih dan tidak memiliki tepi yang tajam). Ini akan mengurangi bahaya tersandung karena kemungkinan besar kabel akan tergulung atau terangkat.

Panggilan telepon dan konferensi video

Hanya karena Anda terkunci bukan berarti kantor Anda tidak bisa melihat wajah Anda. Panggilan video menggantikan rapat selama waktu ini, jadi ingatlah tips berikut:

• Setelah panggilan video dimulai, pada dasarnya Anda kembali bekerja, jadi pertahankan standar yang sama.
• Jangan memakai apa pun yang tidak akan Anda pakai untuk bekerja.
• Kenakan kemeja. Juga celana.
• Rapikan area di sekitar dan di belakang Anda. Anda tidak ingin rekan kerja mengintip kehidupan pribadi Anda, bukan?

Karena itu, Anda dapat mematikan kamera jika Anda lebih suka tetap menggunakan obrolan suara.

Jika Anda memiliki hewan peliharaan, mengapa tidak membawanya ke video call? Rekan-rekan Anda akan mencintai Anda dan itu adalah jenis konten sehat yang dapat mengurangi stres di masa-masa sulit ini.

Panggilan konstan

Kantor Anda harus menyediakan headset jika pekerjaan Anda membuat Anda tetap di telepon sepanjang hari. Memegangnya ke lengan Anda atau menggendongnya di bahu Anda akan membuat otot Anda terluka. Jika headset tidak tersedia:

• Periksa headphone Anda. Banyak model nirkabel berkabel dan Bluetooth memiliki mikrofon internal untuk menerima panggilan.
• Sebagian besar ponsel cerdas dilengkapi dengan sepasang headphone. Mereka mungkin menendang-nendang rumah Anda jika Anda memiliki perangkat Android atau iOS.
• Anda dapat mengambil pasangan low-end yang akan melakukan pekerjaan dengan baik di bawah $100.

Atau, Anda dapat membebaskan headset untuk sementara dari gamer mana pun di rumah Anda. Ingatlah untuk mensterilkan mikrofon.

Meningkatkan kecepatan internet di rumah

Kecepatan internet rumah jarang cocok dengan paket kantor, kecuali Anda menggunakan koneksi NBN tingkat atas. Tetapi ada cara untuk meniadakan koneksi internet yang lambat atau jerawatan. Cobalah untuk bekerja secara offline sebanyak mungkin, dengan menggunakan desktop daripada perangkat lunak berbasis cloud. Anda dapat menemukan banyak perangkat lunak legal gratis untuk digunakan secara offline seperti Kantor terbuka (meskipun Anda harus online di beberapa titik untuk mengunduhnya).

Berbicara tentang cloud, jangan mengandalkannya seperti saat Anda bekerja. Anda mungkin kehilangan jam kerja jika Anda bekerja di server. Kami menyarankan untuk bekerja secara offline di desktop Anda sebelum memindahkan konten Anda ke jaringan cloud/kantor.

Membuka sumbatan bandwidth

Anda dapat meningkatkan kecepatan dengan membatasi jumlah perangkat bersamaan yang menggunakan jaringan Anda. Cobalah untuk memutuskan semua perangkat yang tidak penting dan minta teman serumah/anggota keluarga untuk membatasi hiburan online selama jam kerja.

Sayangnya, tidak banyak yang dapat Anda lakukan jika penyedia layanan internet (ISP) Anda merasa terjepit karena semua orang bekerja dari rumah akhir-akhir ini. Lalu lintas yang padat berarti kecepatan yang lebih lambat yang di luar kendali Anda, tetapi Anda dapat mengatasinya di luar waktu penggunaan puncak:

• Sarapan dan pukul 18:00-21:00 adalah waktu puncak yang khas, karena banyak rumah mengakses hiburan online seperti Netflix.
• Banyak orang cenderung melakukan streaming video selama istirahat makan siang mereka saat bekerja dari rumah, jadi tengah hari hingga jam 2 siang mungkin akan menjadi waktu puncak juga.

Jika kecepatan jaringan Anda tidak maksimal, cobalah menjadwalkan pekerjaan di sekitar jam sibuk ini.

• Minta panggilan video sebelum tengah hari, atau setelah jam 2 siang.
• Unggah konten sekitar jam tersebut, terutama jika Anda berurusan dengan banyak data.

Biarkan komputer Anda mengunggah data dalam jumlah yang sangat besar (misalnya, media digital) dalam semalam.

Juga, jika Anda ingin menghibur anak-anak dengan film atau acara TV di siang hari, lihat apakah layanan streaming pilihan Anda memiliki opsi menonton offline. Ini memungkinkan Anda mengunduh konten secara legal untuk dilihat dalam jangka waktu tertentu (biasanya 48 jam) dan tidak memerlukan data untuk streaming, hanya untuk mengunduh. Cobalah untuk mengambil konten malam sebelumnya, di luar jam sibuk dan jam kerja biasa.

Melindungi privasi Anda (dan data)

Anda mungkin terhubung ke internet rumah, tetapi aturan dan filter tempat kerja standar berlaku. Jangan pergi ke situs web yang cerdik atau mengklik tautan yang tidak dikenal, karena perlindungan jaringan rumah Anda mungkin tidak seketat departemen TI Anda.

Dalam hal keamanan data, server perusahaan adalah port panggilan utama Anda saat bekerja dari rumah. Yang mengatakan, tidak ada salahnya untuk memiliki beberapa pilihan lain untuk diberikan.

• Jangan mengikuti tautan yang cerdik atau mengunjungi situs web yang meragukan.
• Beli langganan VPN sementara untuk melindungi jejak digital Anda.

Mencadangkan data Anda

Kemungkinan perusahaan Anda sudah memiliki sistem penyimpanan cadangan. Ini adalah port panggilan utama Anda saat bekerja dari rumah. Yang mengatakan, tidak ada salahnya untuk memiliki beberapa pilihan lain untuk diberikan.

• Pindahkan dokumen Anda ke penyimpanan cloud yang aman setidaknya sekali sehari.
• Hard drive eksternal juga bagus, dan harganya jauh lebih murah.

Menyebarkan data Anda di tiga lokasi selama penguncian apa pun hampir menjamin bahwa tidak ada yang hilang jika terjadi bencana, atau pencurian lain.

Mencetak di rumah

Perusahaan harus mengakomodasi alur kerja tanpa kertas dengan staf yang bekerja dari rumah. Tetapi sekarang adalah saat yang tepat untuk membeli printer baru jika Anda benar-benar perlu membuat salinan fisik.

Coba ambil printer multifungsi. Dengan begitu Anda juga memiliki pemindai untuk berjaga-jaga. Jika tidak, simpan semua dokumen Anda dan lakukan satu perjalanan penting untuk mencetaknya di suatu tempat seperti Officeworks. Ini adalah pilihan terakhir yang hanya boleh digunakan jika benar-benar penting.

Peralatan dan peningkatan yang tidak penting

Anda tidak perlu kehabisan dan menghabiskan ribuan dolar untuk memperbaiki kantor rumah Anda. Tapi ada baiknya Anda melihat ke dalam:

• Headphone peredam bising, untuk membungkam suara anak muda jika sekolah tutup.
• baru Pembicara Bluetooth, jika Anda lebih suka menyetel lagu Anda (baiklah sekarang setelah Anda keluar dari kantor).
• Bola lampu pintar untuk lampu meja/lampu plafon anda. Mereka menyenangkan, mewah dan Anda dapat menyesuaikan kecerahan ke tingkat optimal untuk mengurangi ketegangan mata.
• SEBUAH jaringan jala dapat membantu meningkatkan dan menyebarkan jaringan nirkabel Anda di sekitar rumah, seperti sistem relai Wi-Fi.

Sekarang kantor rumah baru Anda yang mewah siap digunakan, Anda tidak bisa membiarkannya sampai ke meja kerja Anda. Menjaganya tetap bersih dan teratur bermanfaat karena beberapa alasan:

• Anda akan membantu menghentikan penyebaran COVID-19, dan virus serupa.
• Ruang kerja yang bersih dari kekacauan dapat meningkatkan produktivitas.
• Debu dapat memengaruhi kesehatan pernapasan, bukan hanya milik Anda, tetapi juga peralatan Anda.
• Remah dan tumpahan akan menarik serangga. Bersihkan tumpahan apa pun untuk menghentikan infestasi.
• Bersihkan ruang di sekitar komputer Anda. Ventilasi suka menyedot debu dan menghalangi aliran udara. Hal ini akan menyebabkan komputer menjadi panas, yang dapat merusak komponen, menurunkan kinerja, dan berpotensi merusaknya.

Memisahkan pekerjaan dan rumah

Sangat penting untuk memisahkan pekerjaan dan kehidupan rumah Anda seperti yang Anda lakukan jika Anda masih pergi ke kantor. Berkomitmen pada jadwal, kerjakan jam reguler Anda dan ambil istirahat makan siang yang dialokasikan. Bekerja dari rumah bukan berarti bekerja 24 jam. Apa pun di luar jam biasa Anda bisa menunggu, akhir pekan Anda tetap milik Anda dan jangan periksa email Anda setelah pukul lima.

Pisahkan ruang kerja dan ruang santai Anda. Jangan mulai menonton Netflix di kantor rumah, atau Anda akan sulit berkomitmen untuk bekerja. Demikian pula, jangan bekerja di sofa – di situlah Anda pergi untuk bersantai. Mentalitas ini akan membuat transisi sementara menjadi lebih mudah, dan Anda akan kembali ke perkampungan kumuh dalam kemacetan lalu lintas atau angkutan umum pada pukul 6 pagi sebelum Anda menyadarinya.

Untuk membagikan pemikiran Anda atau mengajukan pertanyaan, kunjungi forum Komunitas CHOICE.

Kunjungi Komunitas PILIHAN