वर्ड की शैलियों के साथ समय बचाएं

चाहे आप कंपनी पत्राचार को एक निश्चित रूप देना चाहते हों या एमएलए स्टाइलिंग का पालन करने के लिए अपने शोध प्रबंध की आवश्यकता हो, आप आसानी से माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ों को प्रारूपित करने में घंटों बिता सकते हैं। लेकिन एक तेज़ तरीका है: पैराग्राफ़ के अंदर क्लिक करें और एक शैली लागू करें। विशेषताओं को हाथ से सेट करने की तुलना में शैलियों का उपयोग करना अधिक कुशल है। शैलियाँ सुसंगत स्वरूपण भी सुनिश्चित करती हैं और दस्तावेज़-व्यापी परिवर्तनों को तुरंत कर देती हैं।

शैली के तत्व

वर्ड में आप जो कुछ भी टाइप करते हैं, उसके साथ एक शैली जुड़ी होती है - आमतौर पर डिफ़ॉल्ट सामान्य शैली (सिंगल लाइन स्पेसिंग और बाएं संरेखण के साथ 12-पॉइंट टाइम्स न्यू रोमन)। चरित्र शैलियाँ व्यक्तिगत वर्णों, शब्दों या वाक्यों को प्रभावित करना; उनमें फ़ॉन्ट प्रकार और रंग, साथ ही बोल्ड और इटैलिक जैसे संशोधन शामिल हो सकते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपकी कंपनी का लोगो हमेशा लाल और मालिकाना फ़ॉन्ट में हो, आप एक वर्ण शैली का उपयोग कर सकते हैं। अनुच्छेद शैलियाँ इसमें कैरेक्टर फ़ॉर्मेटिंग शामिल है लेकिन लाइन स्पेसिंग, टैब, संरेखण, सूची क्रमांकन और इंडेंटेशन को भी प्रभावित करता है। आप यह सुनिश्चित करने के लिए पैराग्राफ शैली का उपयोग कर सकते हैं कि टर्म पेपर में ब्लॉक उद्धरण डबल-स्पेस और एक इंच इंडेंटेड दिखाई दें।

मूल बातें वर्ड हेडर से लेकर हाइपरलिंक तक हर चीज के लिए प्रीसेट स्टाइल के साथ आता है। ये आपके सामान्य टेम्पलेट में रहते हैं, जिस पर Word सभी नए दस्तावेज़ों को आधार बनाता है, जब तक कि आप अन्यथा निर्दिष्ट न करें। यदि आप माइक्रोसॉफ्ट के $239 का उपयोग करते हैं वर्ड 2004 ( ), आप सामान्य टेम्पलेट पा सकते हैं आपका उपयोगकर्ता फ़ोल्डर /दस्तावेज़/माइक्रोसॉफ्ट उपयोगकर्ता डेटा।

स्टाइल्स के आगे त्रिकोण पर क्लिक करके और फिर सूची पॉप-अप मेनू से सभी शैलियाँ चुनकर (शीर्ष स्क्रीनशॉट देखें) फ़ॉर्मेटिंग पैलेट (देखें: फ़ॉर्मेटिंग पैलेट) में इन शैलियों को देखें। जब आपका काम पूरा हो जाए तो इसे वापस उपलब्ध शैलियों पर सेट करना सुनिश्चित करें अन्यथा आपका मेनू नियंत्रण से बाहर हो सकता है। शैलियों पर और भी बेहतर नज़र डालने के लिए, प्रारूप: शैली चुनें। जब शैली संवाद बॉक्स प्रकट होता है, तो सूची मेनू से सभी शैलियाँ चुनें।

एक शैली लागू करें आप फ़ॉर्मेटिंग टूलबार (देखें: टूलबार: फ़ॉर्मेटिंग) या फ़ॉर्मेटिंग पैलेट का उपयोग करके एक शैली लागू कर सकते हैं। टूलबार का उपयोग करने के लिए, टेक्स्ट का चयन करें और फिर स्टाइल पॉप-अप मेनू से एक शैली का चयन करें। समय बचाने के लिए, स्टाइल मेनू को हाइलाइट करने के लिए Command-shift-S दबाएँ। उपलब्ध शैलियों में स्क्रॉल करने के लिए ऊपर और नीचे तीर कुंजियों का उपयोग करें, और एक का चयन करने के लिए रिटर्न दबाएँ। फ़ॉर्मेटिंग पैलेट अधिक जानकारी प्रदान करता है, लेकिन यह अधिक स्क्रीन स्थान लेता है। इसका उपयोग करके एक शैली लागू करने के लिए, अपना टेक्स्ट चुनें और शैलियाँ सूची में एक शैली पर क्लिक करें।

कीबोर्ड का प्रयोग करें आप कीबोर्ड शॉर्टकट के साथ Word की कुछ सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली शैलियों को भी लागू कर सकते हैं। सामान्य शैली लागू करने के लिए, टेक्स्ट का चयन करें और कमांड-शिफ्ट-एन दबाएँ। पहले तीन शीर्षक शैलियों में से किसी एक को लागू करने के लिए, कुछ टेक्स्ट का चयन करें और कमांड-विकल्प-1, -2, या -3 दबाएँ। सूची बुलेट शैली लागू करने के लिए, टेक्स्ट का चयन करें और कमांड-शिफ्ट-एल दबाएं।

अपना स्वयं का बनाएं

अपनी खुद की शैली बनाने के लिए, पहले एक पैराग्राफ को अपनी इच्छानुसार प्रारूपित करें। फ़ॉन्ट संवाद बॉक्स प्रकट करने के लिए प्रारूप: फ़ॉन्ट का चयन करें और फ़ॉन्ट, आकार, रंग इत्यादि के लिए विकल्प सेट करें। फिर प्रारूप चुनें: पैराग्राफ और संरेखण, इंडेंटेशन और रिक्ति चुनें। (आप फ़ॉर्मेटिंग पैलेट का भी उपयोग कर सकते हैं।) जब सब कुछ सही हो, तो पैराग्राफ में कहीं भी क्लिक करें और फिर फ़ॉर्मेटिंग पैलेट में न्यू स्टाइल बटन पर क्लिक करें (या फ़ॉर्मेट: स्टाइल चुनें और फिर क्लिक करें नया)।

दिखाई देने वाले नए स्टाइल संवाद बॉक्स में आपकी सभी सेटिंग्स शामिल होंगी (नीचे स्क्रीनशॉट देखें)। यदि आप शैली को और अधिक परिष्कृत करना चाहते हैं, तो फ़ॉर्मेट पॉप-अप मेनू पर क्लिक करें, फ़ॉन्ट या टैब जैसे विकल्प का चयन करें और सेटिंग्स में बदलाव करें। शैली को एक नाम दें—उदाहरण के लिए, मुख्य पाठ या मुख्य शीर्षक। जिन शैलियों का आप अक्सर उपयोग करते हैं, उनके नाम किसी संख्या से शुरू करें—उदाहरण के लिए, 1बॉडी या 2हैडर—ताकि वे सूची में सबसे ऊपर दिखाई दें। मेनू को पूरी तरह से दरकिनार करने पर भी विचार करें; फ़ॉर्मेट पर क्लिक करें और स्टाइल को कीबोर्ड शॉर्टकट निर्दिष्ट करने के लिए शॉर्टकट कुंजी चुनें।

एक मिलान सेट यदि आप संबंधित शैलियों का एक सेट बना रहे हैं - एक मुख्य पाठ के लिए, दूसरा शीर्षकों के लिए, दूसरा उद्धरण के लिए - तो आप मौजूदा शैलियों पर नई शैलियों को आधारित करके अपना बहुत समय बचा सकते हैं। यह शैलियों के निर्माण को गति देता है और यह सुनिश्चित करता है कि वे सुसंगत बने रहेंगे—यदि आप मूल शैली बदलते हैं, तो उस पर आधारित शैलियाँ अपडेट हो जाएंगी। (यह एक हो सकता है खराब बात यह भी है, यदि आप भूल जाते हैं कि आपने अपनी सभी शैलियों को सामान्य पर आधारित किया है और इसके फ़ॉन्ट को टाइम्स न्यू रोमन से चॉकबोर्ड में बदल दिया है।)

प्रारूप चुनें: शैली, नया पर क्लिक करें, शैली आधारित पॉप-अप मेनू से आधार शैली चुनें, और फिर आवश्यकतानुसार सेटिंग्स को संशोधित करें। डिफ़ॉल्ट रूप से, Word आपके द्वारा इस प्रकार बनाई गई शैलियों को वर्तमान दस्तावेज़ में संग्रहीत करता है, और एक बार जब आप उस दस्तावेज़ को बंद कर देते हैं तो आप उन तक नहीं पहुंच पाएंगे। यदि आप अक्सर शैली का उपयोग करने की योजना बनाते हैं, तो नई शैली संवाद बॉक्स के नीचे टेम्पलेट में जोड़ें विकल्प का चयन करके इसे अपने सामान्य टेम्पलेट में सहेजें। इस तरह, आप किसी भी नए दस्तावेज़ में शैली का उपयोग करने में सक्षम होंगे।

त्वरित परिवर्तन कभी-कभी, आप किसी शैली को संशोधित करना चाहेंगे—जैसे, जब आप एक निश्चित फ़ॉन्ट का उपयोग करते-करते थक जाते हैं, या जब आपका बॉस आपको अपने शीर्षकों को आकर्षक बनाने के लिए कहता है। स्टाइल पैराग्राफ में कहीं भी क्लिक करें, और फिर फॉर्मेट: स्टाइल चुनें और संशोधित पर क्लिक करें। दिखाई देने वाली संशोधित शैली विंडो में, अपने परिवर्तन करें और फिर उन्हें सहेजने के लिए ओके पर क्लिक करें। यह आपके संपूर्ण दस्तावेज़ में फ़ॉर्मेटिंग परिवर्तन करने का भी एक तेज़ तरीका है। उपयुक्त शैली को संशोधित करें और परिवर्तन आपके दस्तावेज़ के माध्यम से तेजी से बढ़ता है, अन्य शैलियों में स्वरूपित पाठ को अछूता छोड़ देता है।

ध्यान रखें कि कभी-कभी Word की पूर्व निर्धारित शैलियों को संशोधित करना अच्छा विचार नहीं है, क्योंकि आप उन लोगों को भ्रमित कर देंगे जो उम्मीद करते हैं कि ये शैलियाँ आपके दस्तावेज़ों को संपादित करते समय सामान्य तरीके से दिखेंगी। परिवर्तन करने से पहले अपने बॉस या कार्यसमूह से जांच लें, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप अन्य उपयोगकर्ताओं को प्रभावित नहीं करेंगे।

साझा करें और समान रूप से साझा करें

मान लीजिए कि आप इस वर्ष की बजट रिपोर्ट लिख रहे हैं। आप चाहते हैं कि यह पिछले साल जैसा दिखे, लेकिन आप एक ताज़ा, खाली फ़ाइल से भी शुरुआत करना चाहते हैं। कोई समस्या नहीं—वर्ड आपको अपने सामान्य टेम्पलेट और अन्य दस्तावेज़ों से शैलियों की प्रतिलिपि बनाने देता है। यह अन्य दस्तावेज़ों से शैलियों की प्रतिलिपि बनाने या सहकर्मियों के साथ कस्टम शैलियों को साझा करने का एक अच्छा तरीका है।

फ़ॉर्मेट: स्टाइल चुनें और फिर ऑर्गनाइज़र पर क्लिक करें। यदि शैलियाँ टैब पहले से चयनित नहीं है तो उस पर क्लिक करें। आपको दो सूचियाँ दिखाई देंगी: बाईं ओर एक आपके वर्तमान दस्तावेज़ के लिए है (शीर्षलेख में लिखा होगा)। दस्तावेज़ का नाम ), दाईं ओर वाला सामान्य टेम्पलेट के लिए है। वर्तमान दस्तावेज़ की सूची से किसी भी शैली का चयन करें और फिर इसे अपने सामान्य टेम्पलेट पर कॉपी करने के लिए कॉपी बटन पर क्लिक करें। जब भी आप Word खोलेंगे तो शैली आपके फ़ॉर्मेटिंग टूलबार या पैलेट में दिखाई देगी। सामान्य टेम्पलेट की सूची में एक शैली का चयन करें और अपनी एक शैली को दूसरे दस्तावेज़ में जोड़ने के लिए दूसरी दिशा में कॉपी करें।

शैली की तीन समस्याएँ हल हो गईं

1. मैंने कुछ शैलियाँ बनाईं, लेकिन वे मेरे नए दस्तावेज़ों में दिखाई नहीं देतीं। मैं उन्हें अपने सभी दस्तावेज़ों में कैसे दिखा सकता हूँ? जब आप कोई शैली बनाते हैं, तो वह संग्रहीत हो जाती है केवल वर्तमान दस्तावेज़ में. किसी भी नए दस्तावेज़ में इसका पुन: उपयोग करने के लिए, आपको इसे अपने सामान्य टेम्पलेट में सहेजना होगा (वर्ड डिफ़ॉल्ट रूप से नए दस्तावेज़ों को इसी पर आधारित करता है)। शैली बनाने के बाद, सुनिश्चित करें कि आपने नई शैली संवाद बॉक्स के नीचे टेम्पलेट में जोड़ें विकल्प का चयन किया है। जब आप दस्तावेज़ बंद करते हैं, तो आपको एक संवाद बॉक्स दिखाई दे सकता है जिसमें पूछा जाएगा कि क्या आप अपने सामान्य टेम्पलेट में परिवर्तनों को सहेजना चाहते हैं। सहेजें पर क्लिक करें अन्यथा आप शैली खो देंगे।

2. मेरी अनुच्छेद शैली अचानक एक भिन्न फ़ॉन्ट का उपयोग करने लगी। क्या हुआ? शैली बदलने के लिए आपको संशोधित शैली विंडो पर जाने की आवश्यकता नहीं है (प्रारूप: शैली का चयन करके और संशोधित पर क्लिक करके)। वर्ड आपको इसे तुरंत करने की सुविधा भी देता है। दुर्भाग्य से, अनजाने में ऐसा करना आसान है। उदाहरण के लिए, यदि आप 18-पॉइंट बोल्ड एरियल का उपयोग करके हेडर शैली बनाते हैं, और आप इसे अपने दस्तावेज़ में 24-पॉइंट इटैलिक स्कीया में बदलते हैं, तो वर्ड चयनित टेक्स्ट की विशेषताओं को अपडेट कर देगा। साथ ही यदि आपने नई शैली या संशोधित शैली संवाद बॉक्स में स्वचालित रूप से अपडेट विकल्प का चयन किया है, तो हेडर शैली। स्वचालित अपडेट करना बहुत सुविधाजनक हो सकता है, लेकिन यदि आप इस तरह से अपनी शैलियाँ नहीं बदलना चाहते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने वह विकल्प नहीं चुना है।

3. फ़ॉर्मेटिंग टूलबार के स्टाइल पॉप-अप मेनू में लाखों शैलियाँ शामिल प्रतीत होती हैं। क्या मैं इसे उन तक सीमित कर सकता हूँ जिनका मैं उपयोग करता हूँ? यदि यह मेनू हाथ से निकल गया है, तो संभवतः आपने फ़ॉर्मेटिंग पैलेट में सूची मेनू पर क्लिक किया है, Word की सभी पूर्व निर्धारित शैलियों को देखने के लिए सभी शैलियों का चयन किया, और फिर विकल्प को वापस उपलब्ध पर सेट करना भूल गया शैलियाँ। फ़ॉर्मेटिंग पैलेट (देखें: फ़ॉर्मेटिंग पैलेट) खोलकर, शैलियों के आगे त्रिकोण पर क्लिक करके, और सूची पॉप-अप मेनू से उपलब्ध शैलियाँ चुनकर अतिरिक्त शैलियों को हटा दें।

[ किर्क मैकएलहर्न सहित कई पुस्तकों के लेखक हैं मैक ओएस एक्स टाइगर के साथ सब कुछ कैसे करें (मैकग्रा-हिल ओसबोर्न, 2005)। ]

वर्ड कई उपयोगी प्रीसेट शैलियों के साथ आता है।पाठ को हाथ से फ़ॉर्मेट करने और पुन: फ़ॉर्मेट करने में समय बर्बाद न करें। अपनी सभी सेटिंग्स के साथ एक शैली बनाएं और आप उन्हें केवल एक क्लिक से लागू कर सकते हैं। जब भी आप कोई नया दस्तावेज़ बनाते हैं तो शैली उपलब्ध कराने के लिए, टेम्पलेट में जोड़ें विकल्प चुनें।