Comment aménager un bureau à domicile

La pandémie de COVID-19 a fermé des bureaux à travers le pays, ce qui signifie que la plupart des personnes employées dans des emplois non essentiels travaillent à domicile. Mais vous ne pouvez pas simplement vous affaler sur le canapé et commencer à rogner sur votre liste de choses à faire.

Un espace de travail dédié peut vous aider à vous mettre dans l'état d'esprit pour le travail, en vous gardant concentré, productif et dans un état d'esprit positif. Il aide également à éviter les problèmes physiques comme les douleurs au cou, aux épaules et au dos. Même si cela prend du temps, cela en vaut la peine.

Aménager un espace dédié pour travailler dans votre maison est important

Diverses mesures de verrouillage et de distanciation sociale sont en place depuis un certain temps déjà, vous avez donc peut-être déjà un espace de travail mis en place. Si tel est le cas, utilisez ce guide pour revoir votre bureau à domicile. Si c'est tout nouveau, alors il est temps de recommencer à zéro.

Votre employeur doit vous fournir l'équipement nécessaire pour faire votre travail. Dans le cas contraire, les achats ou locations essentiels à bas prix peuvent être couverts par des remboursements ou des déductions fiscales. Si vous avez besoin de prendre des trucs, parlez à votre patron et conservez vos reçus, mais ne tentez pas votre chance. Il est peu probable que votre employeur vous rembourse une nouvelle Tesla au motif « d'un achat essentiel lié au COVID-19 ».

Sur cette page:

• Pour commencer - choisissez votre emplacement
• Organisation de votre équipement
• Configuration de votre ordinateur
• Comment gérer les câbles de votre ordinateur
• Appels téléphoniques et visioconférence
• Améliorer les débits Internet à la maison
• Protéger votre vie privée (et vos données)
• Impression à la maison
• Équipements et mises à niveau non essentiels
• Garder votre espace de travail propre
• Séparer le travail et la maison

Pour commencer - choisissez votre emplacement

La meilleure option est de consacrer une pièce de votre maison au travail, loin des espaces communs. De cette façon, vous pouvez:

• Fermez la porte pour réduire les distractions.
• Associez mentalement cet espace à votre travail, car cela rend le travail beaucoup plus facile.

Une chambre n'est pas idéale. C'est un lieu de repos et si vous le transformez en bureau, votre cerveau peut l'associer à un travail qui pourrait affecter vos habitudes de sommeil. Si vous devez utiliser votre chambre, évitez de vous affaler sur le lit pendant les heures de bureau.

Les personnes vivant dans des petites maisons ou des maisons en colocation devraient consacrer une partie partagée de la maison au travail, comme un plan de bureau ouvert, dans une zone où la circulation piétonnière est limitée. Ne laissez pas les enfants, la famille ou les colocataires prendre le relais. C'est un espace de travail pendant les heures de bureau qui vous sont allouées et il doit le rester.

Enfin, travaillez dans un environnement bien éclairé pour réduire la fatigue oculaire. Essayez de trouver un endroit peu éblouissant sur l'écran, loin des grandes fenêtres qui reçoivent beaucoup de lumière directe du soleil.

Organisation de votre équipement

Placez votre équipement sur une surface solide avec suffisamment d'espace, à une hauteur qui permet à vos poignets de s'asseoir à plat et de reposer vos coudes contre votre corps. Votre chaise doit offrir un bon soutien du dos et encourager une bonne posture.

Asseyez-vous droit et gardez vos pieds à plat sur le sol ou sur un repose-pieds. N'utilisez pas une chaise qui vous oblige à vous pencher sur le clavier, comme un tabouret de bar, et ne travaillez pas au lit, sur le canapé ou par terre. Vous risquez de vous abîmer le cou, le dos des épaules, etc.

Les bureaux et les chaises appropriées peuvent être difficiles à trouver, car de nombreux détaillants peuvent être épuisés avec autant de personnes travaillant à domicile. Dans ce cas, vous pourriez :

• Faites une demande de prêt d'équipement à votre bureau.
• Empruntez du matériel de rechange à votre famille ou à vos amis.
• Contactez les sociétés de location de mobilier/location de bureaux. Dans ce cas, parlez au service des finances de votre lieu de travail du remboursement des frais de location. Ne vous contentez pas de supposer qu'il est couvert.

Gardez les objets régulièrement utilisés tels que votre téléphone, vos documents et votre tasse à café à portée de main. De cette façon, vous ne vous étirez pas sur votre bureau toute la journée.

Configuration de votre ordinateur

Il y a de fortes chances que vous travailliez sur un ordinateur portable. Bien que portables, ils sont petits, exigus et ne conviennent pas à une journée de travail complète. Si possible, vous devez installer un écran d'ordinateur et un clavier et une souris séparés, de sorte que vous ne soyez pas penché sur un petit écran et un clavier toute la journée.

• Placez votre moniteur sur une surface plane dans votre champ de vision direct, à environ une longueur de bras.
• Vos yeux doivent être au même niveau que le haut du moniteur, afin que vous puissiez regarder vers le bas sans incliner la tête ni tourner le cou. Si vous travaillez pour une entreprise avec une équipe informatique, demandez-lui conseil pour régler la luminosité de votre moniteur.
• Sinon, rendez-vous sur YouTube où vous pouvez trouver de nombreux tutoriels. Vous aurez une fatigue oculaire qui peut causer des maux de tête s'il fait trop clair ou trop sombre.

Si vous n'avez pas accès à un moniteur, placez votre ordinateur portable à hauteur des yeux sur une surface équilibrée et sûre, comme de gros livres. Connectez un clavier et une souris et placez-les sur le bureau.

N'oubliez pas non plus d'essuyer l'espace autour de votre ordinateur à la fin de la semaine. Les évents adorent aspirer la poussière et bloquer le flux d'air. Cela entraînera une surchauffe de l'ordinateur, ce qui peut endommager les composants, réduire les performances et même le casser.

Comment gérer les câbles de votre ordinateur

Il s'agit d'un problème de sécurité important, en particulier si vous installez un bureau à domicile dans un espace partagé. Les câbles en boucle sont un risque de trébuchement, tandis que les cordons pendants sont un aimant pour les enfants curieux et les animaux domestiques. Une mauvaise gestion des câbles peut causer des blessures et envoyer votre équipement coûteux voler à travers la pièce.

Placez votre poste de travail près d'une prise électrique et essayez de brancher vos appareils sur une carte d'alimentation sur votre bureau, afin de limiter le nombre de câbles au sol. Si vous devez en installer un ou plusieurs sur votre bureau, posez-les à plat sur le sol, contre un mur ou à travers des tubes en carton/des tuyaux de rechange (à condition qu'ils soient propres et qu'ils n'aient pas de bords tranchants). Cela devrait réduire les risques de trébuchement car les câbles sont beaucoup moins susceptibles de se boucler ou de se soulever.

Appels téléphoniques et visioconférence

Ce n'est pas parce que vous êtes confiné que votre bureau ne peut pas voir votre visage. Les appels vidéo remplacent les réunions pendant cette période, alors gardez ces conseils à l'esprit :

• Une fois que l'appel vidéo commence, vous êtes pratiquement de retour au travail, alors maintenez les mêmes normes.
• Ne portez rien que vous ne porteriez pas au travail.
• Mettez une chemise. Pantalon aussi.
• Rangez la zone autour et derrière vous. Vous ne voulez pas que des collègues jettent un œil dans votre vie privée, n'est-ce pas?

Cela dit, vous pouvez désactiver la caméra si vous préférez vous en tenir au chat vocal.

Si vous avez un animal de compagnie, pourquoi ne pas l'amener à l'appel vidéo? Vos collègues vous aimeront et c'est le genre de contenu sain qui peut atténuer le stress en ces temps difficiles.

Appels constants

Votre bureau devrait fournir un casque si votre travail vous permet de rester au téléphone toute la journée. Le tenir contre votre bras ou le bercer sur votre épaule mettra vos muscles dans un monde de souffrance. Si un casque n'est pas disponible :

• Vérifiez vos écouteurs. De nombreux modèles filaires et sans fil Bluetooth ont des microphones intégrés pour prendre des appels.
• La plupart des smartphones sont livrés avec une paire d'écouteurs. Ils se promènent probablement dans votre maison si vous possédez un appareil Android ou iOS.
• Vous pouvez vous procurer une paire bas de gamme qui fera le travail pour bien moins de 100 $.

Alternativement, vous pouvez libérer temporairement un casque de tous les joueurs de votre maison. N'oubliez pas de stériliser le microphone.

Améliorer les débits Internet à la maison

Les vitesses Internet à domicile correspondent rarement aux plans de bureau, à moins que vous n'utilisiez une connexion NBN de premier plan. Mais il existe des moyens d'annuler une connexion Internet lente ou inégale. Essayez de travailler hors ligne autant que possible, en utilisant un logiciel de bureau plutôt qu'un logiciel basé sur le cloud. Vous pouvez trouver de nombreux logiciels gratuits et légaux à utiliser hors ligne, tels que Bureau ouvert (bien que vous deviez vous connecter à un moment donné pour les télécharger).

En parlant de cloud, ne vous y fiez pas comme vous le feriez au travail. Vous pouvez perdre des heures de travail si vous travaillez sur un serveur. Nous vous suggérons de travailler hors ligne sur votre bureau avant de déplacer votre contenu vers le réseau cloud/bureau.

Débouchage de la bande passante

Vous pouvez améliorer les vitesses en limitant le nombre d'appareils simultanés utilisant votre réseau. Essayez de déconnecter tous les appareils non essentiels et demandez aux colocataires/membres de la famille de limiter les divertissements en ligne pendant les heures de bureau.

Malheureusement, il n'y a pas grand-chose que vous puissiez faire si votre fournisseur d'accès Internet (FAI) en ressent les effets, car tout le monde travaille à domicile ces jours-ci. Un trafic dense signifie des vitesses plus lentes qui sont hors de votre contrôle, mais vous pouvez les contourner en dehors des heures de pointe :

• Le petit-déjeuner et de 18h à 21h sont des heures de pointe typiques, car de nombreux foyers accèdent à des divertissements en ligne tels que Netflix.
• De nombreuses personnes sont susceptibles de diffuser des vidéos pendant leur pause déjeuner tout en travaillant à domicile, de sorte que midi à 14 heures deviendra probablement également une heure de pointe.

Si les vitesses de votre réseau ne sont pas à la hauteur, essayez de planifier le travail autour de ces heures de pointe.

• Demandez des appels vidéo avant midi ou après 14h.
• Téléchargez du contenu autour de ces heures, surtout si vous traitez beaucoup de données.

Laissez votre ordinateur télécharger de très grandes quantités de données (par exemple, des supports numériques) pendant la nuit.

De plus, si vous souhaitez divertir les enfants avec des films ou des émissions de télévision pendant la journée, vérifiez si votre service de streaming préféré propose une option de visualisation hors ligne. Cela vous permet de télécharger légalement du contenu à afficher dans un délai spécifié (généralement 48 heures) et il ne nécessitera pas de données pour diffuser, juste pour télécharger. Essayez de récupérer du contenu la veille, en dehors des heures de pointe et des heures de bureau habituelles.

Protéger votre vie privée (et vos données)

Vous êtes peut-être connecté à Internet à domicile, mais les règles et les filtres standard du lieu de travail s'appliquent. N'allez pas sur un site Web douteux ou ne cliquez pas sur des liens inconnus, car la protection de votre réseau domestique peut ne pas être aussi stricte que celle de votre service informatique.

En termes de sécurité des données, le serveur de l'entreprise est votre principal port d'escale lorsque vous travaillez à domicile. Cela dit, cela ne fait pas de mal d'avoir quelques autres options à portée de main.

• Ne suivez pas les liens douteux et ne visitez pas des sites Web douteux.
• Achetez un abonnement VPN temporaire pour protéger votre empreinte numérique.

Sauvegarder vos données

Il est probable que votre entreprise dispose déjà d'un système de stockage de sauvegarde. Il s'agit de votre principale escale lorsque vous travaillez à domicile. Cela dit, cela ne fait pas de mal d'avoir quelques autres options à portée de main.

• Déplacez vos documents dans stockage cloud sécurisé au moins une fois par jour.
• Les disques durs externes sont également bons et coûtent considérablement moins cher.

Répartir vos données sur trois emplacements pendant tout verrouillage garantira presque que rien n'est perdu en cas de nouvelle catastrophe ou de vol.

Impression à la maison

Les entreprises doivent s'adapter au flux de travail sans papier avec du personnel travaillant à domicile. Mais c'est maintenant le bon moment pour acheter une nouvelle imprimante si vous avez absolument besoin de faire des copies physiques.

Essayez de saisir un imprimante multifonction. De cette façon, vous avez également un scanner à portée de main au cas où. Sinon, conservez tous vos documents et faites un voyage essentiel pour les imprimer à un endroit comme Officeworks. Il s'agit d'un dernier recours qui ne doit être utilisé que s'il est absolument essentiel.

Équipements et mises à niveau non essentiels

Vous n'avez pas besoin de courir et de dépenser des milliers de dollars pour améliorer votre bureau à domicile. Mais cela vaut la peine que vous vous penchiez sur:

• Casque antibruit, pour faire taire le bruit des jeunes si les écoles ferment.
• Un nouveau Haut-parleur Bluetooth, si vous préférez faire exploser vos morceaux (bien maintenant que vous n'êtes pas au bureau).
• Ampoules intelligentes pour votre lampe de bureau/plafonniers. Ils sont amusants, sophistiqués et vous pouvez régler la luminosité à des niveaux optimaux pour réduire la fatigue oculaire.
• UNE réseau maillé peut aider à booster et à diffuser votre réseau sans fil dans toute la maison, comme un système de relais Wi-Fi.

Maintenant que votre nouveau bureau à domicile est prêt à fonctionner, vous ne pouvez pas le laisser devenir votre bureau au travail. Le garder propre et organisé est bénéfique pour un certain nombre de raisons :

• Vous contribuerez à arrêter la propagation du COVID-19 et de virus similaires.
• Un espace de travail dégagé de tout encombrement peut améliorer la productivité.
• La poussière peut affecter la santé respiratoire, non seulement la vôtre, mais aussi celle de votre équipement.
• Les miettes et les déversements attireront les insectes. Essuyez tout déversement pour arrêter une infestation.
• Essuyez l'espace autour de votre ordinateur. Les évents adorent aspirer la poussière et bloquer le flux d'air. Cela entraînera une surchauffe de l'ordinateur, ce qui peut endommager les composants, réduire les performances et potentiellement le casser.

Séparer le travail et la maison

Il est important de séparer votre travail et votre vie personnelle comme vous le feriez si vous alliez toujours au bureau. Respectez un horaire, travaillez selon vos horaires habituels et prenez la pause déjeuner qui vous est allouée. Travailler à domicile ne signifie pas travailler 24 heures sur 24. Tout ce qui se passe en dehors de vos horaires habituels peut attendre, vos week-ends sont toujours à vous et ne consultez pas vos e-mails après 17h.

Gardez votre poste de travail et vos espaces de détente séparés. Ne commencez pas à regarder Netflix dans votre bureau à domicile, ou vous aurez du mal à vous engager à travailler. De même, ne travaillez pas sur le canapé, c'est là que vous allez vous détendre. Cette mentalité rendra la transition temporaire beaucoup plus facile, et vous serez de retour dans un embouteillage ou dans les transports en commun à 6 heures du matin avant de vous en rendre compte.

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