TextUS.biz Υπεύθυνος υποδοχής Η εφαρμογή λειτουργεί με μια απλή αρχή: Οι περισσότερες επιχειρήσεις, ακόμη και οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις, δεν απασχολούν πλέον ρεσεψιονίστ πλήρους απασχόλησης για να κάθονται στη ρεσεψιόν περιμένοντας κάποιον να μπει στο γραφείο. Είτε εργάζεστε σε μικρούς, κοινόχρηστους, συνεργατικούς χώρους εργασίας, μεσαίου μεγέθους επιχείρηση ή ακόμα και σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, είναι αρκετά πιθανότατα αναζητάτε έναν απλό τρόπο σύνδεσης με τους πελάτες, τους πωλητές και τους διανομείς όταν φτάνουν στο ρεσεψιόν. Ο ρεσεψιονίστ κάνει τη ρεσεψιόν που βασίζεται σε iPad σχεδόν ανθρώπινη.
Ο ρεσεψιονίστ είναι ένα παζλ σε δύο κομμάτια. Η πρώτη είναι μια δωρεάν εφαρμογή για iPad που ονομάζεται Receptionist και η δεύτερη είναι μια TextUS.biz Υπάλληλος υποδοχής λογαριασμός. Η πρώτη παρέχει τη διεπαφή οθόνης αφής που χρησιμοποιούν οι πελάτες σας για να ανακοινώσουν την άφιξή τους, η δεύτερη παρέχει τα δεδομένα υποστήριξης που καθοδηγούν αυτό που βλέπουν οι πελάτες σας.
Οι λογαριασμοί ρεσεψιονίστ, μετά από μια αρχική δωρεάν δοκιμή 30 ημερών, κυμαίνονται σε τιμή από 49 $ ανά μήνα για έως και 24 επαφές, απεριόριστες μηνύματα και σύνδεση επισκεπτών σε ένα iPad σε 249 $ το μήνα για όλα τα παραπάνω με 100 ή περισσότερες επαφές και πολλά iPad.
Όλη η διαχείριση γίνεται χρησιμοποιώντας τα TextUs. Ο ιστότοπος της Biz και η διεπαφή διαχείρισης του Receptionist. Όταν συνδέεστε για πρώτη φορά στον ιστότοπο, ακολουθείτε μια διαδικασία ρύθμισης όπου μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας ή ένα εισαγωγικό κείμενο μήνυμα, ορίστε ένα ηχητικό μήνυμα προτροπής που παίζεται όταν οι πελάτες κάνουν check-in και επιλέξτε πώς θέλετε να συνδεθείτε με τις πληροφορίες check-in για πελάτες. Τα αρχεία καταγραφής του ρεσεψιονίστ μπορούν να αποτυπώσουν εικόνες των πελατών σας καθώς κάνουν check-in, οι οποίες μπορούν να προβληθούν αργότερα.
Ο Receptionist προσφέρει τρεις προεπιλεγμένες επιλογές κουμπιών: Επαφές, Παράδοση και Ολοκλήρωση αγοράς και έχετε επίσης τη δυνατότητα δημιουργίας προσαρμοσμένων κουμπιών.
Οι Επαφές εμφανίζουν μια λίστα με δυνατότητα αναζήτησης ατόμων που ειδοποιούν οι πελάτες σας για την άφιξή τους. Οι επαφές μπορούν να προστεθούν με μη αυτόματο τρόπο ή να εισαχθούν από ένα αρχείο CSV που περιλαμβάνει το όνομα και το επώνυμο της επαφής, έναν μοναδικό αριθμό κινητού τηλεφώνου για κάθε επαφή και μια διεύθυνση email. Μόλις δημιουργηθούν, αυτές οι επαφές μπορούν να προστεθούν στο προσαρμοσμένο κουμπί ή στο κουμπί Επαφές και ως κάποιος που θα πρέπει να ειδοποιηθεί όταν φτάνουν οι παραδόσεις.
Για το κουμπί Παράδοση, ο Receptionist συνοδεύεται από μια προκαθορισμένη επιλογή έξι εταιρειών παράδοσης, τέσσερις από τις οποίες μπορούν να επιλεγούν για την οθόνη παράδοσης. Μπορείτε να επιλέξετε από τρία μηνύματα για παραδόσεις ή να δημιουργήσετε ένα δικό σας μήνυμα παράδοσης.
Μόλις ολοκληρωθεί όλη η βασική ρύθμιση (η οποία περιλαμβάνει την εισαγωγή των στοιχείων χρέωσής σας), δημοσιεύετε τα δεδομένα σας ώστε να είναι διαθέσιμα από την εφαρμογή Receptionist iPad. Αυτή η εφαρμογή έχει σχεδιαστεί για να χρησιμοποιείται ως συσκευή περιπτέρου που χρησιμοποιούν οι πελάτες σας για να κάνουν check in. Όταν φτάσουν —και ανάλογα με το πώς αποφασίσατε να ρυθμίσετε την εφαρμογή— οι πελάτες σας θα δουν είτε μια λίστα επαφών είτε τα κουμπιά που έχετε ορίσει. Αφού επιλέξουν μια επαφή, εισάγουν το όνομά τους και ένα όνομα εταιρείας και πραγματοποιούν είσοδο. Εάν προέρχονται από εταιρεία παράδοσης, επιλέγουν την εταιρεία παράδοσης και επιλέγουν ένα από τα μηνύματα που έχετε ορίσει. Και στις δύο περιπτώσεις, μόλις γίνει check-in, αποστέλλεται αμέσως ένα μήνυμα μέσω SMS και email στην επιλεγμένη επαφή και ενημερώνεται ο επισκέπτης ότι η επαφή έχει ενημερωθεί για την άφιξή του.
Μόλις λάβει το μήνυμα μέσω SMS ή email, η επαφή μπορεί να απαντήσει μέσω SMS ή προκαθορισμένου μηνύματος email και η εφαρμογή Receptionist θα εμφανίσει την απάντηση της επαφής στην οθόνη του iPad. Κατά το check in, η εφαρμογή Receptionist διατηρεί πληροφορίες καταγραφής σχετικά με το ποιος έχει κάνει check in και καταγράφει μια εικόνα του πελάτη, εάν έχετε ρυθμίσει την εφαρμογή να το κάνει.
Συνολικά, βρήκα ότι ο Receptionist είναι μια εξαιρετική επιλογή για γραφεία χωρίς ρεσεψιόν, αν και το βρήκα ότι η επιστροφή στην αλλαγή ρυθμίσεων, την προσθήκη ή κατάργηση κουμπιών ή την ενημέρωση πληροφοριών πελάτη ήταν λίγο θορυβώδης. Όταν είστε συνδεδεμένοι στον ιστότοπο διαχειριστή του Receptionist, δεν υπάρχει προφανής επιλογή αλλαγής ρυθμίσεων. Αντίθετα, πρέπει να ακολουθήσετε την ίδια διαδικασία ρύθμισης που χρησιμοποιήσατε κατά τη δημιουργία ενός λογαριασμού και τη ρύθμιση της εφαρμογής.
Βρήκα ότι οι δυνατότητες καταγραφής του Receptionist είναι αρκετά καλές, ωστόσο, επειδή έχετε μόνο μια επιλογή για την εξαγωγή δεδομένων σε μορφή CSV, δεν είναι δυνατή η εξαγωγή των εικόνων που τραβήχτηκαν όταν οι πελάτες ελέγχουν σε.
Συμπέρασμα
Η εφαρμογή Receptionist του TextUs.biz προσφέρει μια εξαιρετική εναλλακτική λύση για την υποδοχή πελατών στην επιχείρησή σας και την ειδοποίηση των υπαλλήλων σας για την άφιξή τους. Αν και θα ήθελα να δω καλύτερα εργαλεία για την εξαγωγή δεδομένων καταγραφής και την ενημέρωση των πληροφοριών διαμόρφωσης, ως εργαλείο σημείου επαφής κάνει καταπληκτική δουλειά. Εάν εργάζεστε σε ένα γραφείο χωρίς ρεσεψιονίστ, ο ρεσεψιονίστ θα καλύψει κάτι παραπάνω από τις ανάγκες σας.