Pokud používáte Mail, pravděpodobně dobře znáte funkci automatického doplňování v polích pro příjemce – začněte psát něčí jméno a Mail jej doplní za vás na základě informací ve vašem adresáři a posledních e-maily.
Většinou je tato funkce skvělá. Pro mě to však může být problematické: mám dobrého přítele jménem Jason, což je shodou okolností také křestní jméno někdo z Macworldu. Takže pokud si nedám pozor, e-maily určené pro mého přítele Jasona mohou místo toho skončit s mým spolupracovníkem Jasonem – a jakkoli dobrý chlap je, pravděpodobně opravdu nepotřebuje vidět moje "Hej, chceš jít dnes večer hrát nějaký 9-ball?" e-maily, zvláště když on a já bydlíme asi 600 mil odděleně!
Jak se tedy tomuto problému vyhnout? Odpověď spočívá ve funkci Skupiny v Adresáři. Víte, Mail se nebude automaticky doplňovat na základě jmen; může tak učinit i pro skupiny v adresáři. Toto je dobrý obecný tip, který už možná znáte – vytvořte si skupinu svých golfových kamarádů, pojmenujte ji golfistéa všem z nich můžete poslat e-mail v aplikaci Mail tak, že jej jednoduše adresujete golfisté.
Neexistuje však žádné pravidlo, které by říkalo, že skupina musí mít více než jednu osobu, a tuto skutečnost můžete využít k vyřešení problému se stejným jménem v Mailu.
V mém případě jsem v Adresáři vytvořil dvě nové skupiny (Soubor -> Nová skupina nebo klikněte na znaménko plus v levém dolním rohu). Jednu jsem jmenoval šéfe (protože, no, je) a ten druhý wrx (což je značka auta, kterou vlastní můj přítel Jason). Jak už jste možná uhodli, přetáhl jsem do něj záznam kontaktu Jasona Snella šéfe skupinu a kartu mého přítele Jasona do wrx skupina.
Nyní v Mailu, když chci poslat zprávu Jasonovi na Macworld, jednoduše vstoupím da b v poli Komu – jakmile napíšu toto „b“, Mail automaticky doplní název skupiny. Když stisknu Return, zobrazí se e-mailové adresy všech členů skupiny. V tomto případě to samozřejmě znamená, že vidím e-mailovou adresu Jasona Snella. Když chci poslat e-mail svému příteli Jasonovi, prostě napíšu wrx a stiskněte Return.
Možná si myslíte, že chvíli trvá, než se „odnaučit“ psaní Jasone, ale opravdu jsem úpravu provedl celkem rychle. Stačí vybrat názvy skupin, které jsou krátké, jedinečné a snadno zapamatovatelné. Nejsnáze si zapamatuji název skupiny, pokud jej nějakým způsobem spojím s jednotlivcem, jak ukazuje tento příklad (reálného světa).
Není to velká nápověda, ale rozhodně může zabránit některým potenciálně trapným e-mailovým výměnám!