Jak nastavit domácí kancelář

Pandemie COVID-19 zavřela pobočky po celé zemi, což znamená, že většina lidí zaměstnaných v jiných než základních profesích pracuje z domova. Ale nemůžete se jen tak povalovat na gauči a začít si dělat úkoly.

Vyhrazený pracovní prostor vám může pomoci v myšlenkách na práci, udrží vás soustředěného, ​​produktivního a v pozitivní náladě. Pomáhá také předcházet fyzickým problémům, jako je bolest krku, ramen a zad. I když to vyžaduje čas, stojí to za to.

Vytvoření vyhrazeného prostoru pro práci ve vašem domě je důležité

Od určité doby byla zavedena různá opatření pro zablokování a distancování se od společnosti, takže již možná máte vytvořený pracovní prostor. Pokud tomu tak je, použijte tuto příručku ke kontrole vaší domácí kanceláře. Pokud je to zcela nové, pak je čas začít od nuly.

Váš zaměstnavatel by vám měl dodat vybavení potřebné k výkonu vaší práce. Pokud tomu tak není, mohou být levné nákupy nebo nájemné kryty náhradami nebo daňovými odpisy. Pokud si potřebujete vzít nějaké věci, promluvte si se svým šéfem a držte se účtenek, ale netlačte na štěstí. Váš zaměstnavatel vám pravděpodobně neproplatí novou Teslu z důvodu „zásadního nákupu COVID-19“.

Na této straně:

• Začínáme - vyberte si své místo
• Organizace vašeho vybavení
• Nastavení počítače
• Jak spravovat kabely počítače
• Telefonní hovory a videokonference
• Zlepšení rychlosti internetu doma
• Ochrana vašeho soukromí (a dat)
• Tisk doma
• Nepodstatné vybavení a upgrady
• Udržujte svůj pracovní prostor čistý
• Oddělování práce a domova

Začínáme - vyberte si své místo

Nejlepší možností je věnovat jednu místnost ve vašem domě práci, daleko od společných prostor. Tímto způsobem můžete:

• Zavřete dveře, abyste omezili rušivé vlivy.
• Mentálně spojte tento prostor s vaší prací, protože to výrazně usnadňuje práci.

Ložnice není ideální. Je to místo k odpočinku, a pokud z něj uděláte kancelář, váš mozek jej může spojovat s prací, která by mohla ovlivnit váš spánek. Pokud potřebujete používat svou ložnici, vyhněte se tomu, že byste během pracovní doby spadli na postel.

Lidé v malých/společných domech by měli věnovat sdílenou část domu práci, jako plán otevřené kanceláře, v oblasti s omezeným provozem. Nenechte děti, rodinu nebo spolubydlící převzít vládu. Je to pracovní prostor během vyhrazených úředních hodin a musí to tak zůstat.

Nakonec pracujte v dobře osvětleném prostředí, abyste snížili namáhání očí. Pokuste se najít místo s omezeným oslněním na obrazovce, daleko od velkých oken, na která dopadá mnoho přímého slunečního světla.

Organizace vašeho vybavení

Umístěte své vybavení na pevný povrch s dostatečným prostorem, ve výšce, která umožní zápěstí sedět rovně a lokty opřeny o tělo. Vaše židle musí poskytovat dostatečnou oporu zad a podporovat správné držení těla.

Seďte vzpřímeně a chodidla mějte naplocho na podlaze nebo na opěrce nohou. Nepoužívejte židli, která vás nutí se hrbit přes klávesnici, jako barovou židli, a nepracujte v posteli, na gauči nebo na podlaze. Riskujete poškození krku, zadních ramen a podobně.

Najít stůl a vhodné židle může být obtížné, protože mnoho maloobchodníků může být vyprodáno a tolik lidí pracuje z domova. V tomto případě můžete:

• Požádejte si o půjčku vybavení ve své kanceláři.
• Půjčte si náhradní vybavení od rodiny/přátel.
• Kontaktujte půjčovnu nábytku/půjčovny kanceláří. V takovém případě si promluvte s finančním oddělením svého pracoviště o náhradě nákladů na pronájem. Nepředpokládejte jen, že je krytý.

Udržujte v dosahu pravidelně používané položky, jako je telefon, dokumenty a hrnek na kávu. Tak se nebudete celý den protahovat po stole.

Nastavení počítače

Je pravděpodobné, že pracujete na notebooku. Jsou přenosné, ale malé, stísněné a nevhodné pro celodenní práci. Pokud je to možné, měli byste nastavit počítačový monitor a samostatnou klávesnici a myš, abyste se celý den nehrabali nad malou obrazovkou a klávesnicí.

• Umístěte monitor na rovný povrch v přímé viditelnosti, přibližně na délku jedné paže.
• Vaše oči by měly být v jedné rovině s horní částí monitoru, takže se můžete dívat dolů, aniž byste zakláněli hlavu nebo otáčeli krk. Pokud pracujete pro společnost s IT týmem, požádejte je o radu ohledně nastavení jasu monitoru.
• Pokud ne, přejděte na YouTube, kde najdete spoustu návodů. Získáte napětí v očích, které může způsobit bolesti hlavy, pokud je příliš světlé nebo tmavé.

Pokud nemáte přístup k monitoru, zvedněte notebook na úroveň očí na vyváženém a bezpečném povrchu, jako jsou velké knihy. Připojte klávesnici a myš a položte je na stůl.

Nezapomeňte také na konci týdne vymazat prostor kolem počítače. Větrací otvory milují nasávání prachu a blokování proudění vzduchu. To způsobí, že se počítač spustí, což může poškodit součásti, snížit výkon a dokonce jej poškodit.

Jak spravovat kabely počítače

Toto je důležitý bezpečnostní problém, zvláště pokud nastavujete domácí kancelář ve sdíleném prostoru. Smyčkové kabely představují riziko zakopnutí, zatímco visící šňůry jsou magnetem pro zvídavé děti a domácí zvířata. Špatná správa kabelů může způsobit zranění a odeslat vaše drahé vybavení po místnosti.

Umístěte svou pracovní stanici poblíž napájecího bodu a zkuste zapojit svá zařízení do napájecí desky na stole, abyste mohli omezit počet podlahových kabelů. Pokud potřebujete spustit jeden nebo více ze stolu, položte je naplocho na podlahu, ke zdi nebo přes lepenkové trubky/náhradní potrubí (za předpokladu, že jsou čisté a nemají ostré hrany). To by mělo snížit nebezpečí zakopnutí, protože kabely mají mnohem menší pravděpodobnost smyčky nebo zvednutí.

Telefonní hovory a videokonference

To, že jste v uzamčení, neznamená, že vaše kancelář nevidí vaši tvář. Během této doby nahrazují schůzky videohovory, proto mějte na paměti tyto tipy:

• Jakmile začne videohovor, jste v podstatě zpět v práci, takže dodržujte stejné standardy.
• Nenoste nic, co byste nenosili do práce.
• Obleč si tričko. Také kalhoty.
• Udělejte si pořádek v okolí a za vámi. Nechcete, aby spolupracovníci nahlédli do vašeho soukromého života, že?

To znamená, že můžete fotoaparát vypnout, pokud dáváte přednost hlasovému chatu.

Pokud máte domácího mazlíčka, proč ho nepřivést k videohovoru? Vaši kolegové vás budou milovat a je to druh užitečného obsahu, který může v těchto těžkých časech zmírnit stres.

Neustálé volání

Vaše kancelář by vám měla poskytnout náhlavní soupravu, pokud vás vaše práce drží celý den v telefonu. Když ho přidržíte na paži nebo ho budete mít na rameni, vaše svaly budou ve světě bolení. Pokud náhlavní souprava není k dispozici:

• Zkontrolujte sluchátka. Mnoho kabelových a bezdrátových modelů Bluetooth má vestavěné mikrofony pro přijímání hovorů.
• Většina smartphonů je dodávána se sluchátky. Pokud vlastníte zařízení se systémem Android nebo iOS, pravděpodobně se po vašem domě kope.
• Můžete si vyzvednout levný pár, který bude dělat svou práci za méně než 100 dolarů.

Případně můžete dočasně osvobodit náhlavní soupravu od všech hráčů ve vašem domě. Nezapomeňte sterilizovat mikrofon.

Zlepšení rychlosti internetu doma

Rychlosti domácího internetu se málokdy shodují s kancelářskými plány, pokud nepoužíváte připojení NBN nejvyšší úrovně. Existují však způsoby, jak pomalé nebo špinavé připojení k internetu negovat. Pokuste se pracovat co nejvíce offline, spíše než pomocí cloudového softwaru. Můžete najít spoustu bezplatného, ​​legálního softwaru pro použití offline, jako např Otevřená kancelář (i když se k jejich stažení budete muset v určitém okamžiku připojit online).

Když už mluvíme o cloudu, nespoléhejte na něj jako v práci. Pokud pracujete na serveru, můžete přijít o hodiny práce. Před přesunem obsahu do cloudové/kancelářské sítě doporučujeme pracovat offline na ploše.

Uvolnění šířky pásma

Rychlost můžete zlepšit omezením počtu souběžných zařízení využívajících vaši síť. Zkuste odpojit všechna nepodstatná zařízení a požádejte spolubydlící/rodinné příslušníky, aby omezili online zábavu během pracovní doby.

Pokud váš poskytovatel internetových služeb (ISP) pociťuje skřípnutí, protože v dnešní době všichni pracují z domova, bohužel toho nemůžete mnoho udělat. Hustý provoz znamená pomalejší rychlosti, které máte mimo dosah, ale můžete je obejít mimo špičku používání:

• Snídaně a 18-21 hodin jsou typické špičkové časy, protože mnoho domácností využívá online zábavu, jako je Netflix.
• Mnoho lidí pravděpodobně streamuje videa během přestávky na oběd při práci z domova, takže poledne do 14:00 se pravděpodobně stanou také špičkou.

Pokud vaše síťové rychlosti nejsou až na nule, zkuste naplánovat práci kolem těchto špiček.

• Požádejte o videohovory před polednem nebo po 14:00.
• Nahrávejte obsah kolem těchto hodin, zvláště pokud pracujete s velkým množstvím dat.

Nechte počítač přes noc nahrávat velmi velké množství dat (např. Digitální média).

Také, pokud chcete, aby se děti během dne bavily filmy nebo televizními pořady, podívejte se, jestli má vaše oblíbená streamovací služba možnost sledování offline. To vám umožní legálně stáhnout obsah a zobrazit jej v určeném časovém rámci (obvykle 48 hodin) a nebude vyžadovat data pro streamování, jen pro stahování. Pokuste se zachytit obsah noc předtím, mimo špičku a typickou pracovní dobu.

Ochrana vašeho soukromí (a dat)

Možná jste připojeni k domácímu internetu, ale platí standardní pravidla a filtry na pracovišti. Nechoďte na riskantní webové stránky ani neklikejte na neznámé odkazy, protože ochrana vaší domácí sítě nemusí být tak přísná jako vaše IT oddělení.

Z hlediska bezpečnosti dat je firemní server vaším primárním přístavem při práci z domova. To znamená, že není na škodu mít několik dalších možností.

• Nesledujte riskantní odkazy ani nenavštěvujte diskutabilní weby.
• Kupte si dočasné předplatné VPN, které ochrání vaši digitální stopu.

Zálohování dat

Je pravděpodobné, že vaše společnost již má záložní úložný systém. Toto je váš primární přístav volání při práci z domova. To znamená, že není na škodu mít několik dalších možností.

• Přesuňte své dokumenty do zabezpečené cloudové úložiště alespoň jednou denně.
• Dobré jsou také externí pevné disky, které stojí podstatně méně.

Rozložení vašich dat na tři místa během jakéhokoli zablokování téměř zaručí, že se nic neztratí, pokud dojde k další katastrofě nebo krádeži.

Tisk doma

Společnosti by měly zajistit bezpapírový pracovní postup s personálem pracujícím z domova. Ale nyní je stejně vhodný čas pro vyzvednutí nové tiskárny, pokud zcela nezbytně potřebujete vytvořit fyzické kopie.

Zkuste chytit a multifunkční tiskárna. Tímto způsobem budete mít také skener po ruce pro případ. Jinak podržte všechny své dokumenty a udělejte si jednu zásadní cestu k jejich vytištění někde, jako jsou Officeworks. Toto je poslední možnost, která by měla být použita pouze v naprosto nezbytných případech.

Nepodstatné vybavení a upgrady

Nemusíte docházet a utrácet tisíce dolarů za vylepšení domácí kanceláře. Ale stojí za to se podívat:

• Sluchátka s potlačením hluku, umlčet zvuk mládeže, pokud se školy zavřou.
• Nový Bluetooth reproduktor, pokud dáváte přednost tomu, abyste si zahráli (teď, když jste mimo kancelář, je to v pořádku).
• Chytré žárovky pro vaši stolní lampu/stropní svítidla. Jsou zábavné, efektní a můžete upravit jas na optimální úroveň, abyste snížili namáhání očí.
• A síťová síť může pomoci posílit a rozšířit vaši bezdrátovou síť po celém domě, jako například reléový systém Wi-Fi.

Nyní, když je vaše nová fantastická domácí kancelář připravena k provozu, ji nemůžete nechat v práci dosáhnout stavu vašeho stolu. Udržování čistoty a organizovanosti je výhodné z několika důvodů:

• Pomůžete zastavit šíření COVID-19 a podobných virů.
• Pracovní prostor zbavený nepořádku může zvýšit produktivitu.
• Prach může ovlivnit zdraví dýchacích cest, nejen vaše, ale také vaše vybavení.
• Drobky a skvrny přilákají hmyz. Utřete veškeré úniky, abyste zastavili napadení.
• Otřete prostor kolem počítače. Větrací otvory milují nasávání prachu a blokování proudění vzduchu. To způsobí, že se počítač spustí, což může poškodit součásti, snížit výkon a potenciálně jej poškodit.

Oddělování práce a domova

Je důležité oddělit pracovní a domácí život stejně, jako kdybyste stále chodili do kanceláře. Dodržujte rozvrh, pracujte podle pravidelných hodin a udělejte si přidělenou polední přestávku. Práce z domova neznamená pracovat 24 hodin denně. Cokoli mimo obvyklou otevírací dobu může počkat, vaše víkendy jsou stále vaše a po páté hodině nekontrolujte své e -maily.

Udržujte svou pracovní stanici a chladicí prostory oddělené. Nezačínejte sledovat Netflix ve své domácí kanceláři, jinak se budete jen těžko věnovat práci. Podobně nedělejte práci na pohovce - tam si chodíte odpočinout. Tato mentalita dočasný přechod výrazně usnadní a v 6 hodin ráno se k němu v dopravní zácpě nebo ve veřejné dopravě vrátíte, než se nadějete.

Chcete -li se podělit o své myšlenky nebo položit otázku, navštivte fórum komunity CHOICE.

Navštivte komunitu CHOICE