Както беше съобщено по-рано в сряда, най-новата версия на QuickBooks, приложението на Intuit за проследяване на финанси за малък бизнес, предлага четири основни нови функции и повече от петдесет други подобрения или усъвършенствания. QuickBooks за Mac 2012 не е планирано да пристигне до края на този месец, но имах шанса да прекарам известно време с тези функции, създавайки няколко първи впечатления от актуализацията.
Преработени форми
Новият интерфейс за формуляри на QuickBooks 2012 изглежда е доста задълбочен редизайн на начина, по който взаимодействате с прогнози, фактури и данни за вашите клиенти. Докато въвеждането на данни в тези формуляри остава същото, както беше в по-ранните версии на приложението, сега има a брой нови бутони, които ви дават бърз достъп до функции за печат, изпращане по имейл и преглед на формуляра, който сте гледам към.
Има и две нови странични ленти, едната от които показва списък на всички фактури или оценки, които сте създали, а другата който предлага информация за акаунта на клиента, чиято фактура или оценка в момента се показва в главния прозорец.
Информацията, показана в страничната лента на фактурата, може да бъде филтрирана с помощта на подобно на Spotlight поле за търсене и всеки запис в страничната лента предлага визуални знаци, които ви уведомяват, когато дадена фактура е просрочена. Страничната лента с информация за акаунта показва телефонния номер и имейл адреса на вашия клиент, както и текущото отворено салдо и списък с последните транзакции на клиента. Intuit също добави нов бутон, който ви позволява да визуализирате вашия формуляр, без да е необходимо да използвате опцията за предварителен преглед на печат, налична във всеки диалогов прозорец за печат на OS X.
Всичко това са чудесни допълнения към приложението, които правят информацията за вашите клиенти и доставчици лесна за достъп, без да се налага да прескачате между множеството модули на приложението.
Подобно на Finder, Mail, iTunes и други приложения за Mac OS, QuickBooks сега включва някои сложни функции за търсене, които ви позволяват да намирате транзакции и друга финансова информация въз основа на много специфични данни критерии. Както е в случая с други приложения, които предлагат този вид инструменти за търсене, данните във вашата заявка Намереният набор се актуализира, докато пишете и данните могат също да бъдат фино настроени чрез филтриране на данни в конкретни полета. След като заявката бъде създадена, имате възможност да запазите търсенето, за да можете да го използвате отново по-късно. Важна забележка тук обаче: QuickBooks винаги е разполагал с доста сложен, но труден за използване инструмент за намиране на транзакции. Този инструмент не е изчезнал и е достъпен от новия интерфейс за намиране с едно натискане на бутон.
Фактуриране на напредъка, по-добре изглеждащи отчети
Една от новите функции, които наистина харесвам в QuickBooks 2012, е фактурирането на напредъка. Предишните версии на QuickBooks затрудняваха управлението на частични фактури. В много случаи, ако искате да фактурирате за част от завършена работа, трябва да използвате някакъв вид електронна таблица или друга система за счетоводна книга, за проследете каква част от работата е била завършена, каква част от тази част вече е била таксувана и след това таксувайте за частта, която току-що бихте завършен.
Фактурирането на напредъка в новата версия на QuickBooks трябва да премахне необходимостта от използване на приложения на трети страни за проследяване на частични фактури. Когато създавате фактура за напредък, имате възможност да таксувате за процент от извършената работа, като изберете само елементите, за които искате да фактурирате, или можете да изберете проценти или суми в долари за конкретни редови позиции на вашия фактура.
Графиките и отчетите в QuickBooks 2012 изглеждат много подобрени, след като са се отървали от вида преди OS X, който се е запазил през годините. Данните от отчетите могат да бъдат експортирани без допълнителна настройка в Numbers на Apple и Excel на Microsoft където след това можете да промените вашите данни и да ги добавите към отпечатани отчети, които създавате в приложения като Pages и Слово.
По-добро банкиране
Въпреки че съм го виждал в действие, една от функциите, които все още не съм имал възможността да тествам лично out са автоматичните инструменти за категоризиране, които Intuit взе при закупуването на Mint.com за няколко години преди. Подобно на Mint, QuickBooks вече може да вземе всяка от транзакциите, импортирани от вашата банка, да разбере къде и с коя институция е извършена транзакцията място и след това автоматично преименуване на получателя и правилно категоризиране на транзакцията по начин, който има смисъл, с много малко взаимодействие от потребител. Това е една от любимите ми функции на Mint.com и ако работи като на Mint, със сигурност ще ви спести много време всеки, който импортира банкови данни, тъй като повечето банки използват странни конвенции за именуване за тегления от банкомат или покупки, направени във верига магазини.
Първо впечатление
Все още ми е трудно да разбера дали актуализираният QuickBooks е всичко, което обещава да бъде, но изглежда, че за разлика от предишните версии на програмата, QuickBooks 2012 е много повече от промени в фасада. Харесвам новия интерфейс за формуляри и смятам, че новите функции за интелигентно търсене на програмата вероятно ще улеснят потребителите да създават видовете полезни персонализирани търсения, от които повечето фирми се нуждаят.
Независимо дали това се превръща в превръщането на QuickBooks в приложението, което всеки малък бизнес трябва да управлява остава да видим, но очаквам с нетърпение да се разровя и да видя какво наистина има QuickBooks 2012 оферта.
[Джефри Батерсби е редовен сътрудник на Macworld, който написа нашия Преглед на QuickBooks 2011. Вземете повече Джеф, отколкото искате Отмъщението на подкаста Fanboy и при неговия блог.]